On va se le dire d’entrée de jeu, ce n’est pas difficile d’apprendre à utiliser Hector.
Lorsque comparé à ses pairs, la plupart de nos clients sauvent des jours, des semaines, voire même des mois de formation et de temps perdu à retracer des actifs avec une simple utilisation d’Hector. Mais avant de se lancer tête première dans l’application, prenons quelques minutes ensemble pour un peu de théorie, et un exemple d’utilisation pour un inventaire dans une entreprise de construction. Vous allez en tirer des bénéfices très rapidement.
Hector possède quatre entités clés qui permettent de représenter l’ensemble des actifs de votre entreprise.
- Actifs
- Un bien matériel qui existe physiquement dans votre entreprise.
- Items
- Une représentation générique d’un bien matériel.
- Catégorie
- Une façon de regrouper les items similaires.
- Magasin
- Un endroit physique où est entreposé les actifs de votre entreprise.
Les liens entre ces entités sont importants à comprendre, car la fondation d’Hector est bâtie sur ceux-ci.
Ceci étant dit, allons-y avec un exemple plus concret.
Hector dans une entreprise de livraison de matériaux
Bob travaille pour une entreprise qui œuvre dans le domaine de la construction. L’entreprise fait principalement la livraison de matériaux à ses clients. Bob s’est fait demander par son patron d’entrer les actifs de l’entreprise dans Hector.
Il s’est donc fait un plan de haut niveau pour savoir par où commencer. Son ancienneté et son expérience au sein de l’entreprise lui permettent de savoir que…
- L’entreprise possède un magasin situé à l’adresse 100 rue principale.
- L’entreprise gère une flotte de camion pour faire les livraisons.
- Plus spécifiquement, l’entreprise possède des vans et des camions porteurs.
- L’entreprise, en pleine croissance, vient d’acheter un sixième camion.
- L’entreprise a 6 employés; le patron de Bob ainsi que 4 chauffeurs; Jacob, Steve, Eve et Denis. N’oublions pas Bob, qui s’occupe de l’administration de l’entreprise.
- L’entreprise loue un de ses camions au frère du propriétaire de façon sporadique.
Voici le plan de Bob :
Pour commencer, Bob s’est connecté dans Hector avec son compte administrateur, qui possède des droits complets, et il a effectué les étapes suivantes :
- Il a activé le module de prêt dans les réglages de l’application
- Il a créé des utilisateurs pour représenter les employés de l’entreprise.
- Il a créé un magasin « 100 rue principale ».
- Il a créé une catégorie « Camion » et il a activé les numéros d’actif pour cette catégorie.
- Il a créé un item pour les « Van » et un autre pour les « Porteur ».
- Il a créé un actif, qu’il a mis dans le magasin principal situé au 100 rue principale.
- Il a créé un actif, qu’il a mis dans le module de prêt pour le frère du propriétaire.
- Il a créé quatre actifs, qu’il a affectés aux employés lors de la deuxième étape.
- Il a identifié chaque actif par sa plaque d’immatriculation et son numéro de série.
- Bien satisfait de son travail, il a imprimé un rapport de valeur des actifs de l’entreprise, qu’il a remis à son patron.
Avec l’aide d’Hector, Bob s’est vu remettre le prix de l’employé du mois, grâce à sa contribution au suivi des actifs de l’entreprise !
