Avec Hector, il est possible d’importer vos données (inventaire, utilisateurs, emplacements, etc.) avec un fichier Excel. Voici quelques détails.
Si vous êtes un administrateur et que vous avez accès à la section des paramètres, vous pouvez utiliser les feuilles de calcul Excel pour importer des données dans Hector. Pour cette étape, vous devez disposer de Microsoft Office avec Excel, ou d’une copie autonome d’Excel, afin de télécharger les fichiers d’importation et de les remplir avec vos données.
Modèles à utiliser
L’importation de données d’inventaire ne peut être utilisée que pour ajouter de nouveaux éléments et non mettre à jour ceux qui existent déjà dans vote base de données. Vous devez utiliser les modèles proposés car ils contiennent les informations nécessaires à Hector pour effectuer l’importation.
- Dans Hector, accédez à la section « Réglages – Import de données »
- Cliquez ensuite sur « Inventaire », puis téléchargez le modèle
L’importation de données se fait automatiquement toutes les 5 minutes sur les fichiers qui ont été mis en file d’attente.
Niveau de difficulté : Entre 3 et 6 sur 10 selon votre expérience de la gestion des données dans Excel et la terminologie d’Hector.
Étapes à suivre
Pour optimiser votre importation, voici l’ordre à suivre :
- Création de vos attributs
- Les attributs sont des champs personnalisables pouvant être ajoutés sur le logiciel. Vous pouvez les renseigner sur le fichier d’import à la fin du tableau en respectant le format « A|Attribute ». Il faut remplacer « Attribute » par le nom de votre champ personnalisable. Vous devez créer vos attributs dans le logiciel avant d’effectuer l’import de votre inventaire.
- Ajout de vos utilisateurs/employés
- Il est important de d’abord créer vos utilisateurs dans Hector avant d’effectuer l’import d’inventaire si du matériel est assigné à des collaborateurs. Vous pouvez renseigner l’adresse email de l’employé dans la colonne « AssetUser » pour assigner l’équipement à la bonne personne.
- Adapter votre inventaire à notre modèle
- Déposer votre fichier rempli dans la section prévue à cet effet (voir 1ère image plus haut)
- Cliquer sur « Actions », puis sur « Débuter l’import ». Vous recevrez un email une fois l’import complété. Si votre fichier contenait des erreurs vous recevrez aussi un email vous affichant les erreurs en question.
- Pour effacer les données importées, vous pouvez cliquer sur le bouton « Revenir en arrière ». Cela vous permettra d’effectuer des modifications sur votre fichier et de l’importer à nouveau.
Pour poursuivre votre apprentissage :
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions sur le processus d’import ou si vous souhaitez obtenir un exemple de gabarit d’inventaire !