Les permissions sont essentielles pour que votre projet de gestion des actifs fonctionne de manière fluide et efficace, tout en veillant à ce que seules les bonnes personnes aient accès aux bonnes entités dans le logiciel. Ceci est incroyablement important et permet de suivre les meilleures pratiques de gestion d’un inventaire.
Pour commencer
Il y a quatre concepts principaux que vous devez comprendre pour configurer correctement les permissions dans Hector.
- Rôles et permissions
- Départements
- Groupes
- Utilisateurs
Rôles et permissions
Un rôle contient des permissions. Les permissions donnent accès à des actions telles que le visionnement, la création, la modification et la suppression d’enregistrements. Certaines entités (comme les actifs ou les prêts) possèdent un plus grand nombre d’actions, comme le déplacement, la réservation, l’impression, l’envoi par courriel, etc. Chaque action individuelle est appelée une permission et elle s’applique à tous les enregistrements de l’application.
Par exemple, si vous avez un outil de forage avec un numéro unique comme 1234, vous ne pouvez pas utiliser les rôles et les permissions pour restreindre l’accès à cet actif spécifique. En revanche, vous pouvez limiter l’accès au déplacement de tous les actifs, incluant les outils de forage.
Pour résumer…
- Les rôles contiennent plusieurs permissions.
- Les rôles et les permissions ne s’appliquent pas aux enregistrements individuels.
- Un rôle peut avoir plusieurs utilisateurs.
- Un utilisateur peut avoir un seul rôle.
Départements
Les départements sont utilisés pour identifier un utilisateur au sein de son organisation. Ils peuvent être utilisés pour spécifier les accès aux enregistrements. Cela signifie que vous pouvez utiliser les départements pour verrouiller l’accès à des actifs, des magasins, des clients, des fournisseurs, des endroits, des utilisateurs ou des contacts spécifiques. Les utilisateurs ne peuvent appartenir qu’à un seul département.
Les départements peuvent être synchronisés à partir de systèmes externes tels que Active Directory ou créés directement dans l’application.
Pour résumer …
- Les départements peuvent être utilisés pour restreindre l’accès à un enregistrement.
- Les départements peuvent être synchronisés.
- Un département peut avoir plusieurs utilisateurs.
- Un utilisateur ne peut appartenir qu’à un seul département.
Groupes
Les groupes sont utilisés pour ajouter plus d’options lors de la segmentation des utilisateurs dans l’organisation. La ou un utilisateur peut avoir un seul département, celui-ci peut appartenir à plusieurs groupes. Ils peuvent être utilisés pour restreindre l’accès aux enregistrements. Cela signifie que vous pouvez utiliser des groupes pour verrouiller l’accès à des actifs, des magasins, des clients, des fournisseurs, des endroits, des utilisateurs ou des contacts spécifiques.
Voici un exemple de la différence entre un département et un groupe :
- Département des ressources matérielles
- Groupe – gestion du matériel TI
- Groupe – gestion du mobilier
- Groupe – gestion des articles conciergerie
Les groupes peuvent être synchronisés à partir de systèmes externes tels que Active Directory ou créés directement dans l’application.
Pour résumer …
- Les groupes peuvent être utilisés pour restreindre l’accès à un enregistrement.
- Les groupes peuvent être synchronisés.
- Un groupe peut avoir plusieurs utilisateurs.
- Un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes.
Utilisateurs
Les utilisateurs peuvent accéder à l’application et effectuer des opérations telles que la création, la modification, le déplacement ou la suppression d’enregistrements. L’accès d’un utilisateur est limité par les permissisons qu’il obtient par son rôle, ainsi que par son département et ses groupes.
Pour résumer …
- Un utilisateur peut se connecter à l’application.
- Un utilisateur hérite de ses permissions par le biais de son rôle.
- Un utilisateur hérite ses accès au niveau d’enregistrement par le biais de son département et de ses groupes.
Permissions de gestion ou de prêt
Si vous n’avez pas ou n’utilisez pas le module de prêt, vous pouvez sauter cette section.
Si vous êtes arrivé jusqu’ici dans notre guide, nous vous félicitons ! Les permissions peuvent être difficiles à comprendre lorsqu’on navigue dans un nouveau logiciel et nous vous remercions du temps que vous investissez pour apprendre comment elles fonctionnent dans notre solution de gestion des actifs.
Le deuxième concept à comprendre concerne les permissions au niveau des enregistrements. Pour mieux comprendre ce concept, considérez ces permissions comme la possibilité d’accéder à un enregistrement (ou non).
Les permissions de gestion définissent les règles permettant l’accès à cet enregistrement spécifique. Cela signifie que lorsque vous accordez des permissions de gestion, vous donnez l’accès à l’enregistrement aux utilisateurs. Ensuite, leur rôle déterminera ce qu’ils peuvent ou ne peuvent pas faire sur l’enregistrement.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de permissions de gestion qui contient également un onglet de prêt (que nous aborderons plus tard). Les permissions de gestion se trouvent toujours dans un onglet appelé Permissions sur les entités suivantes :
- Actifs
- Magasins
- Utilisateurs
- Endroits
- Clients inclus dans le module des opérations
- Fournisseurs inclus dans le module des opérations
- Contacts inclus dans le module des opérations
Une fois sur cette page, vous pouvez configurer l’accès à l’enregistrement par utilisateur individuel, par groupe ou par département, ou les trois. Par défaut, ces permissions sont définies à tous.
Les permissions au niveau des prêts sont liées à l’emprunt. Cela signifie que même si un utilisateur n’a pas la permission d’accéder à un enregistrement en mode gestion, il peut avoir droit de l’emprunter. En d’autres termes, lorsque vous accordez une permission de faire des réservations, vous donnez aux utilisateurs la possibilité d’emprunter des actifs ou des endroits à partir du module de prêt, sans jamais leur donner les permissions de gestion.
Dans notre exemple, nous pouvons choisir de restreindre les personnes qui peuvent emprunter un actif ou un endroit. Par défaut, ces deux permissions sont définies à « tous ».
Pour résumer …
- Les permissions de gestion et de prêt sont au niveau de l’enregistrement.
- Par défaut, ils sont définis à tous.
- Ils permettent d’accéder à des enregistrements spécifiques.
- Le rôle contrôle ce qu’ils peuvent faire une fois sur l’enregistrement.
Voilà, vous avez parcouru le guide des rôles et des permissions dans la solution de gestion des actifs en ligne Hector. Si vous avez d’autres questions concernant les permissions, veuillez contacter notre équipe de vente qui se fera un plaisir de vous expliquer en détail comment les permissions peuvent aider votre organisation à prendre le contrôle de son inventaire !