Requis
- Vous avez un plan d’abonnement Château.
- Vos autorisations vous permettent d’accéder au menu Paramètres.
Introduction
Si vous traitez fréquemment avec plusieurs devises et avez besoin de gérer les opérations et les valeurs d’actifs dans différentes devises tout en les rapportant dans une seule devise, le module de gestion avancée des devises est la solution parfaite pour vous.
Ce guide vous fournira des instructions étape par étape pour activer et configurer le module, définir votre devise locale, gérer les devises, définir les taux de change et comprendre son impact sur différents aspects de votre gestion des devises.
1. Activation du module de gestion avancée des devises
Pour activer le module de gestion avancée des devises, suivez ces étapes :
Accédez à la section Réglages > Général de votre système.
Cliquez sur l’onglet Devise.
Avant d’activer la fonctionnalité, assurez-vous que votre Devise locale est correctement assignée, car elle ne peut pas être modifiée une fois activée. (Voir prochaine étape pour les instructions)
Cocher la case Gestion avancée des devises pour activer le module.
2. Définir votre devise locale
La Devise locale représente la devise dans laquelle vous souhaitez rapporter et convertir les montants à l’aide des taux de change. Suivez ces étapes pour définir votre devise locale :
Déterminez la devise que vous souhaitez utiliser pour les rapports, par exemple le dollar canadien (CAD).
Définissez cette devise comme valeur de la Devise locale.
La valeur de la devise locale servira également de valeur par défaut lors de la création de nouveaux enregistrements.
3. Spécifier des devises supplémentaires
Dans cette section, vous pouvez spécifier des devises supplémentaires que vous souhaitez autoriser dans votre système, en plus de la Devise locale. Pour ajouter des devises :
Localisez le champ Devises, à côté du champ Devise locale.
Ajoutez les devises que vous souhaitez prendre en charge, puis cliquez sur Sauvegarder.
Seules les devises ajoutées ici seront disponibles dans l’ensemble du système lors de la configuration d’une devise sur un enregistrement.
4. Définition des taux de change
Lorsque le module est activé, il est essentiel d’établir des taux de change clairs et définis entre toutes les devises et votre devise locale. Ces taux de change servent de base pour convertir les devises étrangères en votre devise locale dans le système. En établissant ces taux, le système garantit un processus de conversion fluide et précis, vous permettant de travailler facilement avec différentes devises.
- Par défaut, le taux de change est fixé à 1 pour chaque paire de devises.
- Il est possible d’ajouter plusieurs taux de change pour chaque combinaison de devise étrangère et de devise locale, à condition qu’ils aient des dates en vigueur différentes.
- Les taux de change doivent être saisis manuellement ; il n’existe actuellement aucune intégration automatique pour remplir ces taux.
Suivez ces directives pour configurer les taux de change :
Pour ajouter, modifier ou supprimer des taux de change, cliquez sur le bouton Actions sur la ligne correspondante et sélectionnez l’option appropriée.
Vous pouvez consulter l’historique des taux de change en activant le bouton Afficher l’historique.
5. Comment les taux de change sont déterminés
Lors de la création d’un enregistrement dans une devise autre que la devise locale (par exemple, un bon de commande en dollars américains – USD, avec des dollars canadiens – CAD comme devise locale), le système détermine le taux de change applicable en fonction de la date de l’enregistrement, en la faisant correspondre à la date en vigueur de la combinaison de devise étrangère et de devise locale.
Les dates suivantes sont utilisées pour déterminer le taux de change :
- Bon de commande : Date de la commande
- Ordre de travail : Date de la commande
- Actif : Date d’acquisition (Lorsqu’un actif est créé via une réception de bon de commande, la devise et le prix du bon de commande sont transférés à l’actif, et la date d’acquisition est définie comme la date de réception)
- Achat logiciel : Date d’achat
6. Grilles
Dans les grilles, les colonnes monétaires reflètent la valeur en devise locale en fonction du taux de change applicable.
7. Rapports
Dans les rapports, les colonnes monétaires reflètent également la valeur en devise locale en fonction du taux de change applicable.
Conclusion
Félicitations ! Vous avez appris avec succès comment utiliser le module gestion avancée des devises pour gérer plusieurs devises et générer des rapports dans une seule devise. En configurant votre devise locale, en gérant les devises et en définissant les taux de change, vous pouvez rationaliser vos opérations liées aux devises et améliorer la précision des rapports financiers.