Depuis quelques années, le télé-travail devient monnaie courante et cela implique des changements dans la façon de gérer le matériel utilisé par les collaborateurs. En effet, de nombreux employés possèdent du matériel en dehors du bureau et il peut être difficile de garder une trace de qui a quoi, de la localisation et de l’état de ces équipements de valeur pour l’entreprise.
Hector propose une fonctionnalité de « validation d’inventaire », permettant d’envoyer aux employés un email afin qu’ils puissent signer électroniquement sur leur fiche d’actifs prêtés.
Un document est ensuite ajouté sur la fiche de l’employé en guise de confirmation.
Avantages
- Responsabilisation des employés : En activant la demande de signature électronique, une trace est conservée dans l’historique de l’employé, le rendant davantage responsable de l’utilisation de ses équipements.
- Diminution du risque de pertes et de vols : En plus de facilité le suivi des retours d’équipements lors du départ de l’employé, le contrat de prêt signé vous protège des potentiels vols ou pertes de matériel.
- Simplification des tâches : Plus besoin de faire le suivi manuellement pour chaque employé, Hector s’occupe d’envoyer à votre place les emails aux employés possédant du matériel et vous affiche les demandes de validation encore en attente.
Comment procéder ?
- Après avoir assigner du matériel à un ou des employés, naviguer sur le menu Ressources – Utilisateurs
- Choisissez un ou plusieurs utilisateurs
- Cliquer sur « Actions », puis sur « Validation d’inventaire »
- L’employé reçoit ensuite un email l’invitant à signer au bas de sa liste de matériel prêté.
- Un document s’ajoute automatiquement au bas de la page de l’employé.
- Les demandes encore en attente s’affichent dans l’encadré « Demandes de validation d’inventaire »