Introduction aux décomptes physique

Les décomptes physiques sont des étapes essentielles pour les organisations qui souhaitent garder le contrôle de leur inventaire. Les humains vont faire des erreurs et les contraintes vont faire qu’au fil du temps, les actifs seront dispersés, déplacés, mal placés, affectés, retournés, perdus, retrouvés, perdus à nouveau, volés ou cassés.

C’est là que la réalisation d’un décompte d’inventaire physique devient essentielle. Il permet de réinitialiser votre inventaire, afin d’avoir l’image la plus précise possible. Cela est essentiel à des fins financières et opérationnelles, afin que les budgets puissent prévoir ce qui manque et que les opérations quotidiennes n’aient jamais à se précipiter pour trouver des actifs manquants.

Alors comment faire pour mettre en place des décomptes physiques dans votre environnement Hector ? Je suis heureux que vous posiez la question. Vous pouvez regarder notre vidéo, ou suivre les étapes ci-dessous.

Requis

• Avoir le rôle d’administrateur pour configurer les paramètres.
• Votre plan d’abonnement est Armure ou mieux.
• Votre environnement comporte des magasins, des catégories, des itemset des actifs.

Étape 1. Réglages

Il existe différents paramètres qui peuvent être configurés pour les décomptes physiques. Pour ce faire, naviguez dans le menu Paramètres et cliquez sur la section Décomptes.

Une fois à l’intérieur, vous aurez la possibilité de configurer les options suivantes.

• Approbation
  • Si vous souhaitez que vos décomptes physiques soient approuvés avant de pouvoir être lancés, vous pouvez mettre en place un processus d’approbation et spécifier un groupe d’utilisateurs autorisés à approuver les décomptes physiques.
  • Vous pouvez laisser cette case non cochée si vous ne souhaitez pas utiliser un processus d’approbation.

• Affichage, nom et ordre des colonnes
  • Vous pouvez configurer les différentes colonnes visibles dans les mises en page des tableaux, ainsi que définir leur position, et enfin renommer les colonnes si vous souhaitez qu’un autre nom soit utilisé dans l’application.

Étape 2. Planification

Avant de vous lancer dans la création de votre premier décompte physique, voici quelques lignes directrices pour vous aider à réussir votre décompte.

1. Pour votre premier décompte physique, nous vous recommandons de choisir un petit site, avec un nombre limité d’actifs (moins de 100). Cela vous permettra de mieux comprendre les outils qui seront utilisés pour effectuer le comptage avant de passer à des sites plus importants.
   
2. Les actifs sont-ils étiquetés avec un code-barres ou un code QR et ce numéro existe-t-il dans Hector ? Si ce n’est pas le cas, prévoyez du temps supplémentaire pour étiqueter les actifs lors de l’inventaire, afin de faire d’une pierre deux coups.
   • La génération de codes QR et de codes à barres avec Hector peut être d’une aide précieuse pour cette étape, tout comme le fait de disposer d’une imprimante thermique pour accélérer l’étape de génération d’étiquettes pour les actifs.
     
3. Identifiez les membres de l’équipe qui effectueront le décompte. Ont-ils été formés sur Hector ? Savent-ils ce que l’on attend d’eux ? Vont-ils compter à l’aide de notre application web ou d’une feuille de papier ? Ont-ils les droits suffisants pour compter et ont-ils déjà accédé à Hector avant le grand jour ? Rien n’est plus frustrant que de se préparer à compter et d’être bloqué hors du système ou d’avoir des problèmes de compréhension de l’application.
   
4. Nous recommandons de physiquement limiter l’accès à l’inventaire pendant le décompte. Les actifs ne doivent pas entrer ou sortir de l’endroit où le décompte est effectué. Cela signifie que les équipes qui auraient normalement besoin d’accéder à l’inventaire doivent être informées à l’avance qu’un décompte aura lieu. N’effectuez pas de décomptes les jours les plus occupés de l’année.
   
5. N’oubliez pas que les décomptes physiques ne sont pas des séances de résolution de problème. Si un actif est manquant, vous l’enregistrez comme tel et passez au suivant. Vous ne voulez pas compter et faire du travail de détective en même temps, car cela vous fera perdre un temps précieux.

Étape 3. Créer un décompte physique

Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez aller de l’avant et créer un décompte physique à partir du menu Inventaire. Sélectionnez la section décomptes physique.

Une fois à l’intérieur, vous devriez voir une liste vide, et un bouton orange Nouveau compte physique en haut à droite de l’écran. Cliquez sur ce bouton.

Ensuite, il vous sera demandé de remplir certains champs.

• Titre : Le nom de votre décompte, comme le décompte d’avril.
• Département : Le département qui effectuera le décompte.
• Préparé par : La personne qui a préparé le décompte.
• Counting Team : L’équipe qui aura accès au décompte en utilisant Hector.
• Date de début : La date de début du décompte.
• Date de fin : La date de fin du décompte
• Statut
  • Brouillon : Le décompte est en cours de préparation et n’est pas encore finalisé.
  • Approuvé : Les actifs ont été importés et le décompte est prêt à commencer.
  • En cours : Le décompte est commencé
  • Complété : Le décompte est terminé
  • Fermé : Les ajustements ont été terminés et le décompte est archivé.

Une fois que les informations générales du décompte physique ont été saisies, trois options très importantes doivent être définies afin de déterminer comment le décompte sera effectué.

• Décompte aveugle : Les décomptes en aveugle cachent au compteur les quantités réelles dans le système. Selon la personne qui effectue le décompte, cela peut avoir un impact sur l’exactitude des données, car il peut être plus facile de saisir simplement la quantité en stock pour effectuer rapidement le décompte, alors que le décompte en aveugle obligera l’employé à compter correctement.
• Entité verrouillée : Si c’est le cas, il ne sera pas possible de déplacer des actifs dans ou hors de l’entité utilisée pour le décompte. Les magasins, les endroits, les utilisateurs, les clients et les vendeurs sont des exemples d’entités qui peuvent être comptées.
• Exclure les actifs récemment comptés : Si vous avez configuré des décomptes cycliques, il est possible que certains actifs soient comptées régulièrement. Si c’est le cas, vous pouvez exclure du décompte les actifs qui ont été comptées au cours de la dernière année.

Étape 4. Choisir la source

Maintenant que nous avons configuré notre décompte, nous pouvons choisir la source sur laquelle nous voulons performer le décompte. Dans notre exemple, nous allons utiliser le magasin Département d’informatique.

Une fois que vous avez sauvegardé votre décompte, tout les actifs à l’intérieur de la source choisie seront importés. En allant voir ou modifier votre décompte, vous verrez cette liste d’actifs ainsi que leur statut à l’intérieur du décompte. Ce tableau n’est pas utilisée pour le décompte lui-même, mais plutôt pour avoir une vue d’ensemble de l’état du décompte.

Étape 5. Commencer le décompte

Une fois que votre décompte a été approuvé (ou sauvegardé si vous n’utilisez pas l’approbation), vous pouvez envoyer les fiches de décompte par courriel ou les imprimer pour l’équipe qui effectuera le décompte. Une autre option (et plus écologique) consiste à utiliser des téléphones portables pour effectuer le décompte. Cela nécessite un accès à l’application Hector.

Une fois que vous êtes prêt à commencer le décompte, cliquez sur l’option Débuter le décompte. Si vous avez choisi de verrouiller l’entité, les transactions ne seront plus possibles jusqu’à ce que le comptage soit terminé.

Compter avec une feuille de décompte

Voici un exemple de la feuille de décompte imprimée. Nous pouvons voir la quantité en stock, car il ne s’agit pas d’un décompte à l’aveugle. Il y a des espaces pour que le compteur mette la quantité, son nom et la date. Si le décompte se fait sur des feuilles, ces données devront être saisies dans Hector lors de l’étape d’ajustement.

Compter avec un téléphone portable

Si vous effectuez le décompte à l’aide d’un téléphone mobile, accédez au décompte et cliquez sur l’option Compter.

Hector recommandera les actifs à compter sur la base des actifs en stock. Si l’employé veut compter un autre actif, il le saisira à l’endroit où le symbole (1) est indiqué. Sinon, il trouvera et comptera l’actif sur l’écran (2). Si le comptage à l’aveugle n’est pas activé, il verra combien d’actifs sont en stock (3). Enfin, il saisit la quantité comptée (4) et change le statut en trouvé (5).

S’ils n’ont pas trouvé l’actif en question, ils peuvent choisir manquant et passer à l’actif suivant dans le décompte. N’oubliez pas que ce n’est pas le moment de jouer les détectives !

En haut du décompte, un indicateur visuel montre la progression du décompte. Les compteurs peuvent cliquer sur le bouton Suivant (2) chaque fois qu’ils ont compté un actif. Hector leur proposera l’actif suivant, ou ils peuvent scanner à nouveau pour trouver l’actif qui se trouve devant eux.

Étape 6. Terminer le décompte

Lorsque le décompte est terminé et qu’il n’y a plus rien à compter, les boutons Suivant et Précédent sont remplacés par un bouton Terminer le décompte qui permet à un compteur de mettre fin au décompte.

Cette étape peut également être réalisée à partir de la page de comptage physique en cliquant sur le bouton Terminer.

Étape 7. Ajustements

Une fois le décompte terminé, vous pouvez choisir entre deux étapes restantes : Ajuster et Fermer.

Ajuster

Si des actifs ont été signalés comme manquants, ou si des actifs avec des quantités multiples avaient des quantités différentes de celles en stock, l’étape d’ajustement permet de corriger l’inventaire selon les résultats du décompte.

Allons plus creux dans l’écran d’ajustement pour comprendre ce que nous voyons dans la capture d’écran ci-dessus. Notre objectif est d’accepter chaque ligne du compte.

1. Le bouton Cocher tout accepte tous les ajustements d’inventaire et, lorsque le formulaire est enregistré, l’inventaire est ajusté en fonction des données du décompte. Le bouton Cocher trouvés sélectionne toutes les lignes qui ont été trouvées. Celles-ci ne posent généralement pas de problème, si ce n’est que les quantités peuvent varier.
2. La liste des actifs peut être filtrée afin d’afficher uniquement les lignes trouvées, ou uniquement les lignes manquantes, ou les deux.
3. La case à cocher Accepter accepte la ligne dans le décompte. Si elle est acceptée, la date du dernier décompte sera mise à jour pour l’actif et les quantités seront ajustées pour les tailles de lot.
4. Pour la ligne 1, nous pouvons voir que la quantité comptée est de 48, ce qui est égal à la quantité en stock de 48. Cette ligne est facile à accepter.
5. Pour la ligne 2, la quantité comptée de 30 est légèrement inférieure à la quantité en stock de 31. Nous pouvons choisir d’accepter la ligne, et laisser la quantité telle quelle. Nous pouvons également ajuster la quantité si nous pensons qu’une erreur a été commise. Dans les deux cas, la case d’acceptation sera cochée. Si un recomptage est nécessaire, la case d’acceptation ne sera pas cochée tant qu’un nouveau chiffre n’aura pas été renvoyé.
6. La ligne 3 a une quantité de décompte égale à la quantité de stock. C’est une ligne facile à accepter.
7. La ligne 4 est manquante. Si elle est acceptée, l’actif sera marqué comme perdu jusqu’à ce qu’il soit retrouvé dans un autre décompte ou sur le terrain. Si un travail de détective doit être effectué parce que la ligne a une grande valeur, alors cette ligne ne doit pas être acceptée. Le compte restera ouvert jusqu’à ce que cette ligne soit résolue.

Fermer

Fermer le décompte sans ajuster les niveaux d’inventaire. Dans ce cas, l’inventaire devra être ajusté manuellement dans l’application.

Étape 8. Rapports

Une fois que votre décompte a été fermé, vous pouvez générer des données autour du décompte à des fins de gestion.

Option 1 : Un rapport sommaire du décompte peut être imprimé à partir de l’écran de visualisation. Le rapport récapitulatif contiendra toutes les informations du comptage à des fins de révision.

Option 2 : Naviguez vers le menu Rapports et cliquez sur la section Inventaire.

Ensuite, cliquez sur l’onglet Décompte d’inventaire pour voir les rapports disponibles. Un rapport est une liste des décomptes physiques avec des statistiques sur le nombre d’actifs comptés, le nombre d’actifs manquants et la valeur globale des actifs trouvés par rapport aux actifs manquants.

Étape 9. Sommaire

Nous espérons que cet article vous a été d’une grande aide pour commencer à utiliser les décomptes physiques. Notre équipe est toujours disponible si vous avez des questions afin de vous aider à commencer à utiliser cette fonctionnalité intéressante.

Bon comptage !