Comment assurer la gestion des actifs municipaux ?

Publié le 11 octobre 2021

Temps de lecture : 6 minutes

Les dirigeants d’une municipalité ont plusieurs éléments à gérer pour assurer le bon fonctionnement des opérations et garantir un environnement paisible aux citoyens.

Gestion des actifs municipaux

Pour arriver à prendre des décisions éclairées et en toute connaissance de cause, il faut prendre de nombreux éléments en considération. Seule une gestion des actifs municipaux bien établie au sein d’une ville permet d’y arriver.

Mais à quoi sert la gestion des actifs municipaux ?

La gestion des actifs municipaux permet d’assurer le bon fonctionnement de l’ensemble du patrimoine d’une ville : les centres communautaires, les routes, flottes de véhicules et les bâtiments par exemple, en prenant des décisions basées sur l’état des actifs, les budgets et les facteurs de risques.

Cela peut être un véritable casse-tête, car les gestionnaires municipaux ont le devoir essentiel de veiller à la sécurité des citoyens et de leur fournir des services et des installations appropriés, en échange de leur paiement de taxes ou d’impôts.

Pour ce faire, autant les employés municipaux que les gestionnaires doivent tout savoir sur l’état des actifs.

Voilà pourquoi un inventaire devient particulièrement important.

Matériaux disponibles, année de construction, date de remplacement, budget, ils doivent être en mesure d’obtenir rapidement toutes les informations nécessaires pour protéger les biens actuels et éviter des coûts exorbitants.

Pourquoi la gestion des actifs peut-elle être avantageuse pour une municipalité ?

Que l’on parle d’une grande ou d’une plus petite municipalité, il n’y a aucun désavantage à bien organiser ses actifs municipaux.

D’abord, c’est en ayant un système de gestion d’inventaire que vous pourrez suivre les actifs efficacement et investir dans ce qui compte vraiment.

À court et moyen terme, vous serez en mesure de mieux planifier les remplacements de vos actifs. Vous pourrez établir des prévisions budgétaires en fonction des investissements à venir.

De plus, en centralisant l’information au même endroit avec un logiciel de gestion d’inventaire par exemple, vous pourrez favoriser un environnement de travail coopératif au sein de vos institutions. Les employés pourront accéder à toute l’information nécessaire rapidement afin de gagner en productivité.

La gestion des actifs municipaux permet à une ville d’assurer une meilleure gestion des infrastructures, de l’entretien et des investissements. La connaissance précise de l’état des actifs leur permet également de prendre des décisions en toute transparence pour limiter les imprévus.

Comment instaurer un système efficace en 5 étapes

Un système efficaces en 5 étapes

1 – Préparer l’inventaire

La 1ère étape vise à réaliser l’inventaire des actifs municipaux. Pour ce faire, il est conseillé d’opter pour un logiciel de gestion des actifs cloud.

Ce type de logiciel permet de centraliser l’information à un seul et même endroit, en plus d’être accessible en tout temps. L’information recueillie est mise à jour en temps réel, ce qui permet de voir rapidement les actifs qui doivent être modifiés, rachetés, ou encore réparés.

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2 – Évaluer les risques

Ensuite, c’est le temps d’identifier et d’évaluer les risques potentiels. Des routes doivent potentiellement être réparées en urgence ? Il faut le savoir et le prendre en note ! C’est le moment de se préparer à toute éventualité.

3 – Planifier les coûts

C’est l’étape qui permet d’évaluer les coûts pour prévoir les budgets. Avec un logiciel de gestion d’inventaire qui vous permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble sur vos actifs, vous verrez quelle économie potentielle la ville sera en mesure de faire. Il sera ensuite plus facile de déterminer dans quoi mieux investir l’argent de la ville.

4 – Prise de décisions

Après avoir tout mis en place, vous aurez un meilleur portrait global de la situation financière et de l’état des actifs municipaux. Il est temps pour les gestionnaires municipaux de prendre des décisions et fixer des objectifs qui supporteront les besoins de la ville et des citoyens.

5 – L’évaluation

Comme dans toute bonne gestion, il est important de prendre du recul et d’évaluer les décisions prises pour s’assurer que ce sont les bonnes. C’est le moment de faire des ajustements avant de concrétiser le plan.

L’information recueillie durant cette période d’évaluation pourra aussi servir à mieux évaluer l’état des actifs municipaux en prévision du futur. Les éléments ou les actifs qui ont bien ou moins bien fonctionné doivent être inscrits dans les fiches descriptives disponibles dans l’inventaire.

Est-ce un processus trop cher ?

En tant que petite municipalité, vous devez vous dire : « Mettre en place un tel projet va sûrement coûter très cher !»

Détrompez-vous! Il existe des logiciels de gestion d’inventaire qui offrent un service personnalisable et abordable, comme Hector ! 

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Comment Hector peut aider votre municipalité ?

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C’est un logiciel 100% personnalisable et abordable, qui vous permet de faire l’inventaire de vos actifs rapidement. Hector offre aussi un service de soutien pour faciliter l’implantation du logiciel dans votre mairie, comme pour le matériel de travaux publics, et auprès des utilisateurs.

En étant une solution cloud, il suffit d’avoir accès à une connexion internet pour accéder à l’ensemble des actifs municipaux.

Tous les utilisateurs peuvent suivre l’état des actifs à partir de leur téléphone ou ordinateur à n’importe quel moment dans la journée. C’est excellent pour favoriser le travail d’équipe ! Vous recevrez également des notifications pour vous avertir lorsqu’un actif doit être mis à jour ou doit être remplacé.

Vous n’oublierez plus rien et vous serez en total contrôle de votre inventaire et par le fait même, de votre budget.

Simple d’utilisation, accessible et abordable, que demander de mieux ?

Et si vous n’êtes pas encore sûr, pourquoi ne pas l’essayer ?

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