Gestion des opérations
Logiciel de gestion des opérations de stock et de maintenance
Qu'est-ce que la gestion des opérations dans Hector ?
La gestion des opérations regroupe tous les processus qui rythment la vie de votre matériel : commander et réceptionner du stock, le préparer et le livrer ou le transférer, planifier ses réparations et ses maintenances, et traiter les demandes internes. Dans Hector, ces processus sont gérés par des bons : bon de commande, bon de livraison, bon de travail, bon de réquisition, avec des règles d’approbation, du scan et un suivi complet.
Le tout est centralisé dans un seul outil : chaque action est tracée, chaque étape déclenche une notification, et le matériel se met à jour automatiquement.
Pilotez tous vos bons depuis un seul outil
Bon de commande et de réception
Gérez l’approvisionnement en envoyant un bon de commande à votre fournisseur, interne ou externe. Le bon est personnalisable et s’adapte à votre nomenclature pour générer le numéro de commande ; une fois rempli, vous l’imprimez ou l’envoyez par e-mail. Ajoutez un circuit d’approbation pour qu’un responsable valide la demande avant l’envoi, suivez l’avancement pour repérer les retards, et à la réception, le matériel se crée automatiquement dans Hector pour assurer le suivi du stock.
Bon de livraison et de transfert
Suivez chaque étape, de la préparation jusqu’à la livraison ou au transfert de stock. Tous les éléments sont scannés au départ et à l’arrivée : si tout le matériel n’a pas été scanné, Hector génère automatiquement une alerte de livraison partielle. L’erreur n’est plus possible.
Bon de travail (maintenance et réparation)
Planifiez les réparations et les maintenances de matériel ou de salle, en interne ou chez un client. Mobilisez le matériel nécessaire pour qu’il ne soit pas récupéré par un collaborateur, puis générez la facture une fois l’intervention terminée. Vous pouvez instaurer une approbation : la demande d’un collaborateur ou d’un client est validée par un responsable avant d’être transférée au technicien en charge.
Bon de réquisition (demande de matériel)
Permettez à vos utilisateurs (employés, clients ou fournisseurs) de demander du matériel indépendamment du niveau des stocks. Votre équipe planifie alors l’exécution selon l’inventaire disponible. Un tableau dédié suit les demandes en cours, traite les demandes entrantes et clôture les demandes terminées, avec limites de quantité, permissions et circuit d’approbation paramétrables.
Générez tous vos rapports en un clic
Au-delà des rapports d’inventaire, produisez les rapports dont vous avez réellement besoin : audits financiers, état du matériel, rapports d’opérations, rapports de prêts et d’utilisation de vos actifs physiques et logiciels. Toute l’information dont vous avez besoin, au même endroit.
Planifiez des notifications pour chaque étape
- Maintenance préventive à réaliser
- Fin de durée de vie d'un actif
- Quantité minimale atteinte
- Quantité maximale atteinte
- Prêt de matériel en retard
- Licences à renouveler
- Opérations en attente d'approbation
- Comptage d'inventaire en cours
- …et bien d'autres.
Gérer ses opérations sur Excel ou dans Hector ?
Hector vs Excel
| Critère | Hector | Excel / e-mail |
|---|---|---|
| Approbation des demandes | Flux d'approbation intégré et suivi | Fils de courriels éparpillés |
| Réception des commandes | Équipement créé automatiquement | Ressaisie manuelle |
| Contrôle des livraisons | Scan au départ et à l'arrivée, alerte partielle | Vérification à l'œil |
| Commandes en retard | Signalées en temps réel | Relance manuelle |
| Bons de travail et entretien | Centralisés, avec facturation | Tableur ou papier |
| Traçabilité des opérations | Historique complet | Reconstitution fastidieuse |
| Notifications | Automatiques (application et courriel) | Aucune |
Un logiciel taillé pour tous les secteurs
Hector est conçu pour s’adapter à vos besoins, peu importe votre activité.
Tout ce dont vous avez besoin
Suivi des actifs
Visualisez en un coup d'œil tous vos actifs matériels et logiciels, avec un outil flexible qui s'adapte à vos besoins.
Prêt de matériel
Automatisez les entrées et sorties de matériel et suivez vos prêts et locations en toute clarté.
Application mobile
Accédez à Hector partout : suivez vos actifs, scannez vos items et réservez du matériel en toute sécurité.
Génération de rapports
Fini les rapports manuels. Générez vos inventaires et audits de matériel en quelques clics.
Notifications et rappels
Soyez alerté automatiquement dès qu'une action, un retour en retard ou une maintenance vous attend.
Sécurité des données
Vos informations sensibles sont protégées et conservées dans un environnement hautement sécurisé.
Codes-barres & QR
Générez et scannez codes-barres et QR codes pour suivre vos actifs rapidement et sans erreur.
Inventaire RFID
Identifiez vos actifs par radiofréquence (RFID) : fini les saisies manuelles et le temps perdu en inventaire.
Voir les autres fonctionnalités
Synchronisation des utilisateurs
Importez vos employés, étudiants ou clients pour qu'ils accèdent à Hector et agissent en autonomie.
Identifiant unique (SSO)
Connectez-vous en un instant grâce à l'authentification unique, sans ressaisir vos identifiants à chaque fois.
Gestion des opérations
Pilotez vos actions quotidiennes : approvisionnements, préparation, livraison et réparation de votre matériel.
Solution Cloud
Votre inventaire hébergé dans le Cloud, synchronisé et accessible à tout moment, où que vous soyez.
Rapprochement d'inventaire
Comparez votre inventaire réel à vos données Hector, repérez les écarts et fiabilisez vos stocks rapidement.
Module Iris
Associez vos QR codes à des actions précises et déclenchez création, déplacement ou consommation en un seul scan.
Module de comptabilité
Centralisez factures et paiements dans Hector : modèles, documents et suivi clair de vos transactions.
Vos questions, nos réponses
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des opérations ?
C’est un outil qui centralise les processus liés au matériel : approvisionnement, livraison, maintenance et demandes internes, sous forme de bons, avec des règles d’approbation, du scan et un suivi complet. Tout est tracé et chaque étape déclenche une notification.
Le matériel se crée-t-il automatiquement à la réception d'une commande ?
Oui. Une fois le bon de commande réceptionné, le matériel est créé automatiquement dans Hector pour assurer le suivi du stock, sans ressaisie manuelle.
Peut-on mettre en place des validations / approbations ?
Oui. Bons de commande, bons de travail et bons de réquisition peuvent suivre un circuit d’approbation : la demande est validée par un responsable avant d’être traitée.
Comment Hector évite-t-il les erreurs de livraison ?
Chaque élément est scanné au départ et à l’arrivée. Si tout le matériel n’a pas été scanné, le système génère automatiquement une alerte de livraison partielle.
Qu'est-ce qu'un bon de travail dans Hector ?
C’est l’équivalent d’un ordre de travail (OT) : il sert à planifier une réparation ou une maintenance, à mobiliser le matériel nécessaire, puis à générer la facture. Un circuit d’approbation peut être ajouté avant l’affectation au technicien.
Quelle différence entre un bon de réquisition et un bon de commande ?
Le bon de commande sert à approvisionner du stock auprès d’un fournisseur. Le bon de réquisition permet à un utilisateur de demander du matériel en interne, indépendamment du niveau des stocks ; l’équipe planifie ensuite l’exécution selon l’inventaire disponible.
Peut-on générer des rapports d'audit et d'opérations ?
Oui. Hector génère des rapports d’inventaire, d’audits financiers, d’état du matériel, d’opérations, ainsi que de prêts et d’utilisation des actifs physiques et logiciels.
Reprenez le contrôle de vos actifs
Testez Hector gratuitement, sans engagement.