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Gestion des opérations
Et si vous pilotiez l’ensemble des étapes que traverse votre matériel depuis un seul outil ? Le module Opérations d’Hector centralise vos actions quotidiennes : approvisionnement, préparation, livraison et réparation, et vous garde informé à chaque étape grâce aux notifications dans l’application et par e-mail. Plus rien ne passe entre les mailles.
La gestion des opérations regroupe tous les processus qui rythment la vie de votre matériel : commander et réceptionner du stock, le préparer et le livrer ou le transférer, planifier ses réparations et ses maintenances, et traiter les demandes internes. Dans Hector, ces processus sont gérés par des bons : bon de commande, bon de livraison, bon de travail, bon de réquisition, avec des règles d’approbation, du scan et un suivi complet.
Le tout est centralisé dans un seul outil : chaque action est tracée, chaque étape déclenche une notification, et le matériel se met à jour automatiquement.
Gérez l’approvisionnement en envoyant un bon de commande à votre fournisseur, interne ou externe. Le bon est personnalisable et s’adapte à votre nomenclature pour générer le numéro de commande ; une fois rempli, vous l’imprimez ou l’envoyez par e-mail. Ajoutez un circuit d’approbation pour qu’un responsable valide la demande avant l’envoi, suivez l’avancement pour repérer les retards, et à la réception, le matériel se crée automatiquement dans Hector pour assurer le suivi du stock.
Suivez chaque étape, de la préparation jusqu’à la livraison ou au transfert de stock. Tous les éléments sont scannés au départ et à l’arrivée : si tout le matériel n’a pas été scanné, Hector génère automatiquement une alerte de livraison partielle. L’erreur n’est plus possible.
Planifiez les réparations et les maintenances de matériel ou de salle, en interne ou chez un client. Mobilisez le matériel nécessaire pour qu’il ne soit pas récupéré par un collaborateur, puis générez la facture une fois l’intervention terminée. Vous pouvez instaurer une approbation : la demande d’un collaborateur ou d’un client est validée par un responsable avant d’être transférée au technicien en charge.
Permettez à vos utilisateurs (employés, clients ou fournisseurs) de demander du matériel indépendamment du niveau des stocks. Votre équipe planifie alors l’exécution selon l’inventaire disponible. Un tableau dédié suit les demandes en cours, traite les demandes entrantes et clôture les demandes terminées, avec limites de quantité, permissions et circuit d’approbation paramétrables.
Au-delà des rapports d’inventaire, produisez les rapports dont vous avez réellement besoin : audits financiers, état du matériel, rapports d’opérations, rapports de prêts et d’utilisation de vos actifs physiques et logiciels. Toute l’information dont vous avez besoin, au même endroit.
Hector est conçu pour s’adapter à vos besoins, peu importe votre activité.
Visualisez en un coup d'œil tous vos actifs matériels et logiciels, avec un outil flexible qui s'adapte à vos besoins.
Automatisez les entrées et sorties de matériel et suivez vos prêts et locations en toute clarté.
Accédez à Hector partout : suivez vos actifs, scannez vos items et réservez du matériel en toute sécurité.
Fini les rapports manuels. Générez vos inventaires et audits de matériel en quelques clics.
Soyez alerté automatiquement dès qu'une action, un retour en retard ou une maintenance vous attend.
Vos informations sensibles sont protégées et conservées dans un environnement hautement sécurisé.
Générez et scannez codes-barres et QR codes pour suivre vos actifs rapidement et sans erreur.
Identifiez vos actifs par radiofréquence (RFID) : fini les saisies manuelles et le temps perdu en inventaire.
Importez vos employés, étudiants ou clients pour qu'ils accèdent à Hector et agissent en autonomie.
Connectez-vous en un instant grâce à l'authentification unique, sans ressaisir vos identifiants à chaque fois.
Pilotez vos actions quotidiennes : approvisionnements, préparation, livraison et réparation de votre matériel.
Votre inventaire hébergé dans le Cloud, synchronisé et accessible à tout moment, où que vous soyez.
Comparez votre inventaire réel à vos données Hector, repérez les écarts et fiabilisez vos stocks rapidement.
Associez vos QR codes à des actions précises et déclenchez création, déplacement ou consommation en un seul scan.
Centralisez factures et paiements dans Hector : modèles, documents et suivi clair de vos transactions.
Déplacez vos équipements entre magasins et sites, avec une traçabilité complète de chaque transfert.
Commandez auprès de vos fournisseurs, réceptionnez le matériel et saisissez les numéros de série dès réception.
Vos utilisateurs demandent du matériel depuis un catalogue et vous suivez chaque demande jusqu’à sa livraison.
Planifiez et suivez les interventions sur vos équipements, de la demande à la clôture.
Planifiez la maintenance préventive par sous-catégorie ou par actif, avec une alerte avant chaque échéance.
Adaptez champs, grilles, modèles d’e-mails et impressions pour qu’Hector épouse vos processus.
Générez des images de sous-catégories, classez les modèles importés et remplacez les références fabricant par des noms lisibles.
Appliquez automatiquement vos tarifs à l’heure, à la journée ou au mois sur chaque prêt, jusqu’à la facture.
C’est un outil qui centralise les processus liés au matériel : approvisionnement, livraison, maintenance et demandes internes, sous forme de bons, avec des règles d’approbation, du scan et un suivi complet. Tout est tracé et chaque étape déclenche une notification.
Oui. Une fois le bon de commande réceptionné, le matériel est créé automatiquement dans Hector pour assurer le suivi du stock, sans ressaisie manuelle.
Oui. Bons de commande, bons de travail et bons de réquisition peuvent suivre un circuit d’approbation : la demande est validée par un responsable avant d’être traitée.
Chaque élément est scanné au départ et à l’arrivée. Si tout le matériel n’a pas été scanné, le système génère automatiquement une alerte de livraison partielle.
C’est l’équivalent d’un ordre de travail (OT) : il sert à planifier une réparation ou une maintenance, à mobiliser le matériel nécessaire, puis à générer la facture. Un circuit d’approbation peut être ajouté avant l’affectation au technicien.
Le bon de commande sert à approvisionner du stock auprès d’un fournisseur. Le bon de réquisition permet à un utilisateur de demander du matériel en interne, indépendamment du niveau des stocks ; l’équipe planifie ensuite l’exécution selon l’inventaire disponible.
Oui. Hector génère des rapports d’inventaire, d’audits financiers, d’état du matériel, d’opérations, ainsi que de prêts et d’utilisation des actifs physiques et logiciels.
Testez Hector gratuitement, sans engagement.
