La réalisation de l’inventaire annuel est une étape critique dans la vie d’une entreprise et implique une importante charge de travail. Cette tâche, essentielle à la gestion des stocks, consiste à compter une fois par an (généralement avant la clôture de l’exercice comptable) l’ensemble des stocks de l’entreprise.
Elle permet de connaître les quantités réelles des stocks présents dans l’entreprise et de vérifier s’il existe des écarts avec les stocks théoriques inscrits dans le logiciel de gestion. Cette étape contribue à une meilleure évaluation du patrimoine de l’entreprise et facilite la préparation du bilan comptable et du compte de résultat.
L’inventaire fiscal : une obligation légale
En France, l’article L.123-12 du code de commerce impose aux entreprises de réaliser au moins une fois par an un inventaire physique des stocks, incluant les actifs et les passifs de l’entreprise. Cet inventaire comptable doit être effectué avant la date de clôture de l’exercice comptable.
Pour éviter les ruptures de stock, réduire les stocks dormants et optimiser la gestion des mouvements de stock, il est indispensable d’utiliser une méthode structurée. En effet, une bonne méthode d’inventaire limite les erreurs et contribue à l’efficacité de l’activité de l’entreprise.
Les erreurs à éviter
Il peut être tentant d’utiliser un outil comme Excel pour réaliser son inventaire annuel. Bien que cette solution semble économique, elle n’offre pas les avantages d’un inventaire permanent ou en temps réel que permet un logiciel spécialisé.
- Risque d’erreur : Avec Excel, les données ne sont pas mises à jour en temps réel. Plusieurs utilisateurs peuvent modifier le fichier simultanément, ce qui peut entraîner des erreurs importantes.
- Manque d’historique : L’absence de suivi des mouvements de stock ou de mise à jour régulière complique l’analyse et augmente le risque de désuétude des informations.
- Pertes financières : Une petite erreur, comme une double commande ou une omission de stock, peut avoir un impact direct sur le coût de production ou le coût d’acquisition des produits finis.
Les différentes méthodes d’inventaire
Inventaire physique annuel
Cette méthode consiste à compter l’ensemble des matières premières, des produits en cours de production et des produits finis en une seule fois. Elle nécessite une planification rigoureuse pour minimiser l’arrêt de l’activité de l’entreprise.
- Plan d’action : Choisissez une date et une heure où aucune vente ni livraison ne sera effectuée. Divisez l’entreprise en zones et affectez du personnel à chacune de ces zones. Il faut donc prévoir un nombre relativement important de personnes qui participent à l’inventaire afin de n’arrêter l’activité de l’entreprise qu’un minimum de temps.
- Comptage manuel : Si vous n’avez pas de logiciel, utilisez des feuilles de comptage numérotées pour noter les stocks. Chaque personne doit s’identifier et signer sa feuille.
- Vérification des stocks : Réalisez une double vérification pour limiter les erreurs. Ajustez les données en cas d’écarts et analysez les disparitions éventuelles. La personne qui a vérifié le compte doit s’assurer de remettre ses initiales sur le papier une fois la vérification complétée.
- Vérifier la concordance. Ramassez les feuilles de comptage et vérifiez si les données réelles concordent avec celle inscrite dans votre inventaire. Faire les ajustements si nécessaire. S’il y a un écart, vous devrez faire une analyse afin de déterminer l’origine de l’erreur ou de la disparition de marchandise.
Inventaire tournant ou décompte cyclique
Pour réduire la charge de travail liée à l’inventaire annuel, certaines entreprises optent pour un inventaire tournant. Cette méthode consiste à répartir les tâches de comptage tout au long de l’année. Les articles les plus importants sont contrôlés plus fréquemment, ce qui améliore l’évaluation des stocks et la gestion des différents types d’inventaire.
Inventaire par décompte à l’aveugle
Pour s’assurer de la validité de l’inventaire, le comptage doit se faire « à l’aveugle », ce qui veut dire que les gens qui effectuent l’inventaire ne doivent en aucun cas connaître les quantités théoriques sinon ils risquent d’être influencés.
Cette méthode renforce la fiabilité du livre d’inventaire en évitant que les personnes en charge du comptage soient influencées par les données théoriques. Elle est particulièrement utile pour limiter les erreurs humaines.
Comment Hector peut vous aider?
Le logiciel de gestion d’inventaire Hector, peut vous faire économiser énormément de temps en plus de réduire le risque d’erreur d’inventaire. Il simplifie la réalisation de votre inventaire physique des stocks grâce à un processus optimisé en trois étapes :
- Établir un plan d’action : Déterminez la date de l’inventaire et assurez-vous qu’aucune sortie ou entrée de stock n’a lieu à ce moment. Divisez vos locaux en sections et étiquetez chaque matériel.
- Scanner le matériel : Avec le lecteur de code-barres, notre application mobile, ou un scanner RFID. Il vous suffit de scanner le code-barres / QR de chaque matériel afin de valider qu’il est bien présent dans l’inventaire, ou capter tout votre inventaire avec votre capteur RFID.
- Vérification : Hector génère un rapport indiquant les écarts (les articles non scannés). Cela vous aide à identifier les équipements manquants, endommagés ou volés.
Grâce à cette solution, vous gagnez du temps, réduisez les risques d’erreur et assurez la conformité de vos processus d’inventaire. Il vous reste à découvrir si l’équipement a été brisé, perdu ou même volé et de l’indiquer dans le logiciel. Ainsi, vous pourrez générer chaque année, des rapports sur cette différence d’inventaire.
Hector vous permet d’avoir un état des lieux de votre inventaire d’une année à l’autre.
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