Comment faire son inventaire annuel ?

Les erreurs à éviter

Il peut être tentant d’utiliser un outil comme Excel pour réaliser son inventaire annuel. Évidemment, c’est moins cher qu’un logiciel de gestion d’inventaire. Toutefois, cet outil artisanal a des limites et peut nuire au bon fonctionnement de votre entreprise.

Avec Excel, l’information n’est pas mise à jour en temps réel comme avec un logiciel de gestion d’inventaire. Il peut donc y avoir plusieurs personnes en même temps sur le fichier ce qui augmente le risque d’erreur.

Une petite erreur peut vous faire perdre beaucoup de temps et d’argent. Par exemple, si votre inventaire vous indique qu’il ne vous reste plus d’un certain produit, vous passez une commande, mais en réalité une commande avait déjà été passée. À cause d’un fichier qui n’était pas à jour, vous venez de dépenser du budget inutilement.

Aussi, Excel ne permet pas d’avoir un historique des actions sur le matériel. La version de l’inventaire peut rapidement devenir désuète et vous allez perdre beaucoup de temps pour tout remettre à jour.

Quelle procédure pour l’inventaire physique des stocks?

Il faut d’abord établir un plan d’action. Vous devez choisir le jour et l’heure où commence l’inventaire physique annuel. Il ne faut pas qu’il y ait de vente de marchandise ni de livraison à ce moment.

Vous devrez diviser votre entreprise en zone et assigner votre personnel à ces différentes zones. Il faut donc prévoir un nombre relativement important de personnes qui participent à l’inventaire afin d’arrêter l’activité de l’entreprise qu’un minimum de temps.

Ensuite, si vous n’avez pas de logiciel de gestion d’inventaire, il faut procéder au comptage manuel à l’aide d’une feuille de comptage qui doit être numérotée. La personne qui a compté une zone doit s’identifier sur le papier à l’endroit prévu à cet effet.

Une fois que les zones sont comptées, d’autres personnes vont venir recompter la zone pour s’assurer qu’il n’y a pas eu d’erreur sur la feuille. La personne qui a vérifié doit s’assurer de remettre ses initiales sur le papier une fois la vérification complétée.

Ramassez les feuilles de comptage et vérifiez si les données réelles concordent avec celle inscrite dans votre inventaire. Faire les ajustements si nécessaire. S’il y a un écart, vous devrez faire une analyse afin de déterminer l’origine de l’erreur ou de la disparition de marchandise.

Inventaire par décompte cyclique

On peut également procéder à la gestion d’inventaire par décompte cyclique. Ce processus consiste à diviser la tâche en plusieurs étapes et les répartir dans le temps pour limiter et corriger le risque d’erreurs.

L’exactitude des quantités est essentielle pour assurer une planification et une gestion efficace de l’entreprise. Le décompte cyclique remplace l’inventaire annuel qui peut s’avérer long et propice aux erreurs. Avec cette méthode, les articles plus importants sont comptés plus souvent que ceux qui le sont moins. Cette opération permet d’assurer la durabilité et l’exactitude des données.

Inventaire par décompte à l’aveugle

Pour s’assurer de la validité de l’inventaire, le comptage doit se faire « à l’aveugle », ce qui veut dire que les gens qui effectuent l’inventaire ne doivent en aucun cas connaître les quantités théoriques sinon ils risquent d’être influencés.

Comment Hector peut vous aider?

Le logiciel de gestion d’inventaire Hector, peut vous faire économiser énormément de temps en plus de réduire le risque d’erreur d’inventaire. Voici les 3 étapes facile à suivre pour réaliser votre inventaire annuel avec Hector :

Établir un plan d’action : Vous devez déterminer le jour et l’heure à laquelle aura lieu votre inventaire physique annuel. Assurez-vous de ne pas avoir de vente ni de livraison de produit à ce moment puisqu’aucun matériel ne doit entrer ou sortir de l’entreprise.

Tout le matériel doit être étiqueté. Vous devez également diviser votre entreprise en section afin de répartir vos employés aux sections qu’ils devront scanner.

Scanner le matériel : Avec le lecteur de code-barres ou avec notre application mobile, il vous suffit de scanner le code-barres / QR code de chaque matériel afin de valider qu’il est bien présent dans l’inventaire.

Vérification de l’inventaire : Grâce à notre rapport d’inventaire annuel Hector génère un rapport de ce qui n’a pas été scanné. Ainsi vous avez la liste des items qui n’ont pas été scannés.

Il vous reste à découvrir si l’équipement a été brisé, perdu ou même volé et de l’indiquer dans le logiciel. Ainsi, vous pourrez générer chaque année, des rapports sur cette différence d’inventaire !

Hector vous permet d’avoir un état des lieux de votre inventaire d’une année à l’autre. La réalisation d’un inventaire est un processus qui nécessite de la planification et de l’organisation.

Essayez Hector dès maintenant!