Gérer votre inventaire avec un scanner de code-barres

Il vaut mieux prendre soin de votre inventaire, et un ou des scanners de codes-barres peuvent s’avérer la solution. Bien que les ordinateurs ne soient pas parfaits, ils sont nettement plus précis que n’importe quel humain. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises se tournent vers des scanners de codes-barres, également appelés douchettes d’inventaire ou encore lecteurs de code-barres, pour gérer leurs actifs.

Devriez-vous utiliser un scanner de codes-barres ?

Vous voulez effectuer un meilleur inventaire de votre matériel. Est-ce que l’achat de scanners pourrait être la solution pour vous?

Les avantages 

En utilisant des douchettes de codes-barres, vous pouvez effectuer la gestion d’inventaire plus rapidement, avec moins de ressources et plus de précision qu’avec les processus d’inventaire papier. Si vous avez beaucoup de matériaux à ajouter dans votre logiciel de gestion de matériel, un scanner vous sauvera un temps fou. 

• Un suivi des stocks plus rapide;
• Une diminution des erreurs humaines;
• Un gain de temps lors de l’ajout de matériel dans le logiciel d’inventaire; 
• Un inventaire plus précis et en temps réel; 
• Une récolte de données qui aide à la prise de bonnes décisions et à une planification stratégique.

Les inconvénients 

Toutes solutions comportent certains inconvénients. Comme on dit, qui ne risque rien n’a rien ! Revoir votre gestion de stocks avec des douchettes codes barres requiert certainement un moment d’adaptation, un budget et du temps. 

• Le prix parfois élevé; 
• Le temps requis pour créer des codes-barres; 
• Les scanners peuvent être brisés ou volés; 
• La proximité d’un ordinateur est nécessaire; 
• L’implantation exige plusieurs changements dans votre processus actuel.

Les codes-barres

 
Selon le type de scanners que vous utilisez, vous pouvez avoir soit les codes-barres QR (Quick Response) ou les codes-barres UPC (Universal Product Code). Vous avez probablement déjà vu ces deux options sans pour autant savoir les différences qui les distinguent.

Un code-barre UPC est celui que vous voyez sur la plupart des produits. Le numéro codé identifie de manière unique l’item.

Un code-barre QR est un code à 2 dimensions qui possède un ensemble de petites formes géométriques organisées dans un carré ou un rectangle pour stocker des informations. Pouvant stocker des informations dans les plans vertical et horizontal, ils peuvent stocker plus de 7 000 caractères et peuvent inclure des informations telles que le nom de la marque, le numéro de modèle, les enregistrements de maintenance et de nombreux autres détails. Ils fournissent cent fois plus de données qu’un code-barre 1D.

Les types de scanners (douchettes d’inventaire)

Servant à scanner les codes-barres pour faciliter la gestion d’inventaire, ces outils sont regroupés selon 3 types : laser, imageur linéaire 1D ou imageur de zone 2D. Parmi ces variétés de scanners, vous pouvez trouver des versions avec ou sans fil.

Les douchettes laser : Ils sont limités aux codes-barres linéaires, mais sont l’option la plus abordable.

Les imageurs linéaires : Plus chers et incapables de lire les codes-barres 2D, ils sont capables de lire les codes-barres endommagés, même dans de mauvaises conditions d’éclairage.

Les imageurs de zone 2D : Ils sont les plus polyvalents et les plus chers sur le marché. Ils lisent les codes-barres 1D (linéaire) et 2D, même lorsqu’ils sont mal imprimés ou endommagés, et peuvent numériser sous n’importe quel angle.

Les cellulaires avec une application : Cette dernière option est excellente pour ceux qui se déplacent fréquemment. Vous n’avez pas besoin d’être à proximité d’un ordinateur. Ils peuvent lire les codes-barres 1D (linéaire) et 2D.

Nos produits coups de cœur

Nous vous recommandons particulièrement les produits de Datalogic, car ils sont très performants, rapides, faciles à utiliser et à installer. Tous ceux qui se les sont procurés n’ont pas regretté avoir investi davantage.

Scanners avec fil

• 1D : Symbol LS 2208 BarCode Scanner avec fil LS2208-SR20007R-UR (environ 75€ à 100€)
• 1D : Datalogic Quickscan QD2131-BKK1S (environ 150€)
• 1D/QR : Datalogic Quickscan QD2430-BKK1S (environ 200€)

Scanners sans fil

• 1D : Symbol LI 4278 (environ 350€)
• 1D : Datalogic Quickscan QBT2131-BK-BTK1 (environ 400€)
• 1D/QR : Datalogic QuickScan QBT2430-BK-BTK1 (environ 525€)

Comment créer des codes-barres ?

Afin de vous assurer de garder à jour le plus possible et de manière fiable votre inventaire, vous pouvez créer des codes-barres ou codes QR reliés au logiciel d’inventaire.

Situation 1 : vos actifs ont déjà des codes-barres

Merveilleux, vous n’avez pas besoin de créer de nouveaux codes-barres. Vous n’avez qu’à utiliser ceux qui existent pour gérer et ajouter votre matériel. Il faudra cependant associer le code-barre à la fiche de l’équipement dans votre logiciel d’inventaire en scannant l’étiquette dans le champ de texte du numéro d’actif. 

Il n’y pas d’avantage ou d’inconvénients d’avoir vos propres codes barres si cela est déjà en place chez vous. Cependant, si vous n’avez pas de code barre, vous pouvez profiter du fait qu’Hector génère ses propres numéros uniques ainsi que la possibilité de les imprimer en codes barre, rendant la mise en place rapide et efficace dans votre organisation.

Situation 2 : vos actifs n’ont pas de codes-barres

Vous aurez à créer des codes-barres, mais ne vous inquiétez pas cette étape n’est pas complexe. Certains logiciels d’inventaire permettent de créer automatiquement des codes-barres pour chaque équipement. Pour utiliser cette fonction, vous aurez seulement besoin d’ajouter préalablement des numéros d’actifs, c’est-à-dire des numéros d’identification uniques. Ainsi, chaque fois que vous ajouterez un nouvel actif, le logiciel lui attribuera automatiquement une série unique de chiffres. 

Alliez un scanner à un logiciel d’inventaire performant

Que ce soit pour ajouter un actif ou pour signaler son déplacement, la combinaison d’un scanner et d’un logiciel d’inventaire vous fera sauver un temps précieux. Sans compter que vous minimisez le plus possible les erreurs. Il est facile de se tromper d’exemplaire en recherchant un actif à la main dans le logiciel de gestion des stocks. En scannant, il n’y a pas d’erreur possible.

• Imprimer facilement les étiquettes de codes-barres; 
• Accéder à la fiche de l’actif sans délai ou erreur; 
• Effectuer les retours de prêt de matériel en scannant l’équipement;
• Créer une réservation avec le code-barre; 
• Ajouter beaucoup de matériel rapidement.

Pour bénéficier au maximum de l’utilisation des codes-barres, vous devez avoir le bon logiciel d’inventaire pour vos besoins. Si vous envisagez l’achat d’un scanner, c’est que vous voulez gagner en efficacité. Il vous faut donc un système d’inventaire simple et intuitif qui permettra à tous ceux qui travailleront avec d’être productifs.

Convaincu qu’un scanner serait un investissement indispensable pour votre entreprise ? Nous vous conseillons de voir l’utilisation des codes-barres avec le logiciel d’inventaire que vous avez ou que vous souhaitez vous procurer. Commencez avec la solution Hector !

Notre logiciel flexible, convivial et rapide d’exécution permet un accès en direct à de l’information concernant vos actifs en tout temps, peu importe où vous vous trouvez. Découvrez son potentiel en réservant une démonstration avec nous!

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