Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, la gestion des actifs informatiques est essentielle pour assurer le suivi de votre inventaire informatique. C’est fondamental pour toutes les entreprises afin de prévenir des problèmes informatiques susceptibles d’entraîner de graves défaillances de sécurité et / opérationnelles.
Mais qu’est-ce que la gestion des actifs informatiques ? Pourquoi est-elle importante ? Et comment la mettre en œuvre ?
Avant d’aborder l’importance de la gestion des actifs informatiques et ce qu’elle peut apporter à votre entreprise, vous devez en comprendre les fondamentaux. La première étape est l’inventaire, soit une liste complète de tous les actifs informatiques de l’entreprise. Cet inventaire est le point central de votre gestion afin de valider ce qui est encore utilisé ou non.
Il existe de nombreux types d’actifs informatiques:
1 – Le matériel, correspond à tout équipement physique ayant une fonction dans les opérations de votre entreprise. Par exemple, les ordinateurs, les imprimantes, les scanners, les télécopieurs, les photocopieurs, etc. entrent dans cette catégorie.
2 – Les logiciels, (éléments immatériels) sont tous les outils numériques utilisés par vos employés dans le cadre de leur travail ou pour traiter des données dans les systèmes de votre entreprise. Il s’agit par exemple de logiciels de comptabilité comme QuickBooks ou d’applications de paie comme Gusto, d’outils de productivité comme Microsoft Office 365, de plateformes de collaboration comme Google Hangouts, de licences et ainsi de suite.
La gestion des actifs informatiques vous permet de suivre l’ensemble du matériel, des logiciels et des données qui composent votre portefeuille informatique.
Si vous disposez d’un plan de maintenance préventive et d’un inventaire des actifs informatiques bien tenu, vous saurez exactement quels actifs sont utilisés, où et quand ils doivent être remplacés ou mis à jour.
Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez commencer :
La rigueur va être importante et une structure dans votre entreprise va être primordiale pour maintenir votre inventaire informatique à jour. Chaque actif informatique a un cycle de vie comprenant cinq phases que vous devez comprendre.
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Le cycle de vie des actifs informatiques est l’ensemble du processus de gestion des actifs de votre entreprise, depuis leur achat jusqu’à leur élimination.
Voici les différentes phases du cycle de vie des actifs informatiques :
La première étape correspond à la connaissance d’un besoin dans votre entreprise, et la recherche de la solution adéquate pour y répondre. Vous devez donc recueillir des informations sur ce dont vous avez besoin, pourquoi vous en avez besoin et combien cela va vous coûter.
La deuxième phase du cycle de vie des actifs informatiques est l’acquisition. Il s’agit d’acheter et de faire livrer l’actif informatique à votre entreprise. Elle inclut également les processus et les coûts d’installation. Par conséquent, si votre actif informatique nécessite un quelconque type d’installation, veillez à l’inclure dans votre planification au moment de la budgétisation.
En termes simples, il s’agit de la phase où votre actif est exploité par vos employés. Au cours de cette étape, il est essentiel de déterminer si votre actif informatique a besoin d’une maintenance corrective, d’une maintenance perfective ou d’une maintenance préventive. Certaines entreprises limiteront la maintenance de leurs équipements en raison de contraintes budgétaires et de temps, mais négliger cet aspect peut avoir un impact négatif sur votre productivité.
Il s’agit de l’étape la plus critique du cycle de vie des actifs informatiques. Une maintenance appropriée doit être assurée régulièrement pour chaque actif au sein de l’entreprise afin de garantir leur bon fonctionnement. Une fois que les actifs sont utilisés efficacement pendant leur période de déploiement initiale, ils passent à la phase de maintenance où ils commencent à subir une usure normale au fil du temps en raison de l’utilisation régulière par les utilisateurs
Au cours de l’étape précédente, vous avez déterminé si vos actifs nécessitent une maintenance corrective, une maintenance perfective ou une maintenance préventive. Dans la phase de maintenance, il est temps de déployer celle qui convient à l’actif que vous avez acquis.
C’est la dernière étape du cycle de vie de vos actifs informatiques. Lorsque la maintenance commence à vous coûter plus cher que la valeur de votre actif, il est temps de le réaffecter, de le vendre ou de le recycler. Il existe de nombreuses façons de gérer cette phase en fonction de l’état de vos actifs.
La première étape à prendre pour implanter un bon système de gestion des l’inventaires des actifs informatiques serait de vous tourner vers un logiciel de gestion des actifs.
Si vous utilisez une méthode manuelle pour assurer le suivi de vos actifs (comme une feuille de calcul, Excel), vous vous exposez à une gestion lourde et soumises aux erreurs.
Une solution automatisée comme le logiciel Hector est plus rapide et évitera assurément les erreurs. Il permet en plus de gérer vos licences logicielles et vos actifs informatiques dans la même plateforme.
Hector vous permet également de synchroniser les dispositifs de votre organisation automatiquement chaque jour ou manuellement après avoir configuré votre intégration JAMF Pro, Intune ou encore SCCM/MECM.
Êtes-vous prêt à mieux gérer vos actifs informatiques ? Si vous avez plus de questions, contactez notre équipe.
Ne pas mettre en place un système de gestion d’inventaire peut avoir des conséquences considérables sur votre entreprise. Pour les entreprises dont les activités reposent sur la vente, le prêt, la distribution ou l’utilisation de matériel (actifs), le succès de l’entreprise repose en grande partie sur l’inventaire.
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