Une logistique hospitalière précise pour éviter les catastrophes en cas de crise

Publié le 3 juillet 2020

Temps de lecture : 5 minutes

La gestion des équipements médicaux joue un rôle essentiel dans l’industrie des soins de santé, en particulier parce que la santé des patients et du personnel est en jeu. L’objectif principal de tout hôpital, clinique et bureau de médecin est de donner les meilleurs soins possible aux patients tout en assurant la santé et la sécurité de leur personnel, peu importe la condition des patients. Découvrez comment cette mission peut être affectée par une gestion d’inventaire imprécise.

Logistique Hospitalière - Gestion d'inventaire

Les défis quotidiens en milieu hospitalier

La plupart des hôpitaux ont des systèmes qui permettent la gestion de l’inventaire ainsi que les achats et la facturation. Le personnel doit être sur place pour entretenir ses entrepôts ; le niveau des inventaires et les procédés les plus critiques sont déjà en fonction. Ces systèmes de logistique hospitalière sont lourds à maintenir et requièrent des connaissances techniques importantes. Également, il faut prévoir des années, voire des décennies pour les remplacer.

D’autres établissements de santé utilisent des systèmes plus petits qui présentent des défis administratifs. Par exemple, le personnel peut essayer de gérer ces activités via Excel, avec des solutions maison ou avec une entrée de gamme ERP dont les fonctions d’inventaire sont limitées. Cette dernière méthode rend difficile le maintien en plus de demander une formation intensive. Pour avoir un portrait réel des inventaires, les ERP demandent quasiment un doctorat !

En utilisant ces méthodes, il n’est pas rare que les tâches administratives prennent du retard, ce qui crée un problème de précision dans l’inventaire. Bien que les fournisseurs de soins de santé savent qu’il est très important de maintenir leur inventaire, il n’y a pas assez de temps dans une journée pour le faire.

L’impact d’une mauvaise gestion d’inventaire pour les hôpitaux

Médecin confus pour retrouver son inventaire d’hôpital
Imaginons le pire scénario : il y a un flux de patients importants dû à un virus local, un rhume ou une grippe, un événement tragique ou un désastre naturel, ou même, une pandémie mondiale (comme le Covid-19). La capacité de l’institution à prendre soin de leurs patients et de leur personnel n’est pas suffisante pour combler les besoins.

L’allocation de temps et de ressources est maintenant rendue à un point de rupture. Le personnel qui se surmène pour travailler tombe malade. Évidemment, le nombre de patients qui appellent ou viennent pour une consultation augmente considérablement. Votre priorité est de leur donner les meilleurs soins possible, considérant les équipements médicaux que vous avez en main.

À un certain moment, un membre du personnel aura pris la dernière bouteille de désinfectant, ou le dernier masque de la boîte et, soudainement, l’équipement de protection requis pour protéger les patients et le personnel est à un niveau extrêmement bas ou inexistant. Tout à coup, votre priorité devient le réapprovisionnement de l’équipement. Le personnel prend des risques en faisant son propre équipement de protection. Et certains finissent par tomber malades, dont la seule et unique personne qui savait manipuler votre système d’inventaire, ce qui n’améliore pas votre situation.

Vous ne pouvez pas prédire quand une crise, une pandémie ou un désastre naturel arrivera. Mais, vous pouvez être prêt. Il ne vous faudrait qu’un logiciel de gestion de matériel qui fournit l’information exacte et qui ne requiert pas une connaissance technique approfondie pour son utilisation et sa mise à jour. Ainsi, vous pouvez éviter et limiter ces situations désastreuses pour vous permettre de mettre au premier plan le bien-être, la santé et la sécurité de vos patients et du personnel.

Comment avoir un niveau d’inventaire précis tout le temps ?

Un inventaire précis en tout temps
Si votre niveau d’inventaire est précis, lorsqu’une situation inattendue se produira, vous pourrez gérer cette crise sans vous soucier d’un manque d’équipements. Le personnel administratif pourra surveiller et tracer l’inventaire, commander les articles lorsque requis et travailler avec leurs fournisseurs pour ceux en attente.

Comment Hector peut-il vous aider ?

Hector est un logiciel d’inventaire qui permet le suivi des actifs et des matériels médicaux. Cette solution ne requiert aucune connaissance technique approfondie pour son utilisation et sa mise à jour. En assurant un suivi serré de votre inventaire, vous pourrez vous concentrer sur offrir les meilleurs soins possible aux patients.

  • Il vous permet de tracer vos articles les plus importants en moins d’une heure avec une instance personnalisée sur notre environnement Cloud dédié.
  • Il augmente la facilité de votre entrée de données en utilisant des codes à barres et des formulaires d’entrée simplifiés.
  • Il gère votre inventaire minimum et recommande les quantités par produit et établissement.
  • Il vous fournit un historique complet de l’inventaire et du niveau des stocks.
  • Il produit un rapport en seulement quelques clics pour une prise de décision rapide.
  • Une fois la crise terminée, il vous aide à équilibrer votre budget avec l’outil de traçage de coût.

Perdre, égarer ou manquer des fournitures médicales nécessaires pour la santé d’un patient ne devrait JAMAIS arriver. Le réapprovisionnement de l’équipement en temps de crise s’avère aussi prioritaire que de prodiguer des soins. Sans l’équipement de protection et les médicaments, vous ne pourrez pas sauver des vies. Une bonne logistique permet d’assurer la santé et la sécurité de vos patients et du personnel. Pour être prêt à toute éventualité, mettez en place un logiciel de gestion automatisé comme Hector !

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