Étude de cas

Le Département d’Art et technologie des médias (ATM) du Cégep de Jonquière a facilité la coordination de plus de 400 personnes en optant pour le système de réservations en ligne Hector.

Avant Hector

Le Cégep de Jonquière, situé dans la région du Saguenay-Lac-Saint-Jean, compte 28 programmes d’études préuniversitaires et techniques. Il est surtout reconnu pour ses formations offertes en Art et technologie des médias : Communication dans les médias (profils Journalisme, Radio et Publicité), Production télévisuelle et postproduction (profils Production et Postproduction) et Intégration multimédia. Riche d’une expérience de plus de 50 ans dans l’enseignement des communications médiatiques, le Cégep de Jonquière est le seul établissement qui offre les trois programmes en Art et technologie des médias dont deux sont uniques au Québec. L’apprentissage des étudiants se déroule, entre autres, dans des studios et ils ont accès à une vaste gamme d’équipements.

« Le système ouvert d’Hector a fait toute la différence pour nous ! Désormais, les étudiants peuvent réserver leurs équipements à l’avance en ligne et ceci a énormément amélioré les choses. »

Jean-François Potvin

Technicien en travaux pratiques

Défis

Les parcs d’inventaire sont gérés différemment au sein du Cégep

Les étudiants doivent se présenter sur place et réserver dans un cahier

Mauvaise visibilité de l’éventail des équipements auxquels les étudiants ont droit

Système mal adapté et restreint pour un seul utilisateur

Il y a plusieurs années, le Cégep de Jonquière avait entamé des recherches pour un logiciel de gestion d’inventaire qui pourrait répondre à ses besoins. L’ancien système ne permettait pas aux étudiants d’effectuer des réservations en y ayant eux-mêmes accès et cela était très problématique.

« Le suivi et la gestion des équipements techniques n’étaient vraiment pas optimaux, Il nous fallait une solution plus moderne. »

Jean-François a par la suite repris le dossier. En poursuivant ses recherches, il a découvert plusieurs options de logiciels dont VimBIZZ, Koha, Coba ou encore BookingPoint. Cependant, ces logiciels observés sur le marché étaient trop complexes et coûteux, inadaptés en ne répondant pas aux besoins ou encore à système fermé (c’est-à-dire à un seul utilisateur).

Le Cégep a donc décidé de se tourner vers une solution infonuagique (Cloud), plus flexible et fiable, afin de rendre autonomes les étudiants.

Solutions

Logiciel infonuagique accessible en ligne

Accès illimité pour employés et étudiants

Réservations en ligne par l’entremise d’un catalogue d’items

Calendrier des prêts fiable et précis

Transition graduelle vers Hector

La prise de risques s’est avérée minime pour Jean-François et les membres de son équipe en Art et technologie des médias, puisqu’ils ont pu dresser progressivement leur inventaire dans le logiciel.

« La tarification flexible d’Hector nous a permis d’ajouter nos équipements de façon graduelle. Nous avons commencé par offrir à nos étudiants la possibilité de réserver leurs décors en ligne. De plus, malgré le fait que certaines fonctionnalités étaient encore en développement, nous avons procédé à l’ajout d’autres actifs qui dépendaient de celles-ci, mais le tout s’est déroulé sans embûche. »

Meilleure visibilité de l’équipement disponible

« Les étudiants peuvent voir d’un coup d’oeil, grâce au catalogue, les équipements disponibles aux dates qu’ils désirent, selon leur programme ou leur groupe d’étude. C’est ce qu’on aime avec Hector : l’information est mise à jour en temps réel.

Avec le système papier, les étudiants ne revenaient pas nécessairement annuler leurs réservations dans le cahier, ce qui laissait croire aux autres qu’ils ne pouvaient pas emprunter le matériel alors qu’il restait de la disponibilité. »

Meilleure planification et allocation des ressources

La planification des réservations de l’inventaire pour la télévision est primordiale en ATM. Comme il y a plus d’étudiants que d’appareils, les réservations doivent être approuvées au préalable par les enseignants responsables.

« Il y avait beaucoup de perte de temps à réserver sur papier. En fonction du matériel ou des locaux demandés, des autorisations et des signatures étaient nécessaires. Avec Hector, les réservations peuvent être directement approuvées ou refusées en ligne par l’enseignant, ce qui facilite beaucoup le traitement des demandes. »

Appréciations

L’implantation du logiciel au sein du Cégep de Jonquière a été très bien reçue auprès des étudiants et des enseignants qui ont eu de la facilité à l’utiliser dès le départ. Tous ont remarqué les bienfaits que cela a engendré.

« Durant la phase test, nous avons fait essayer Hector à des enseignants et des étudiants et ceux-ci ont tout de suite été séduits.

Hector a réellement ordonné les prêts et structuré le fonctionnement des réservations pour finalement faciliter la vie aussi bien des étudiants que des enseignants. Il n’y a plus de conflits d’horaire lors des réservations et une rigueur dans la gestion des horaires par prêt s’est développée. »

« Pendant la procédure, quelques drapeaux ont été levés, ce qui a permis d’améliorer l’interface. Hector est un produit en amélioration continuelle et nous avons pu faire part de nos demandes de développement et être écoutés.

Nous ne nous sentons pas coincés avec Hector. Avec la rapidité du service à la clientèle, on sent qu’on est important. Bref, la formule adoptée est des plus conviviales. »

Ce qui a fait la différence pour le Cégep de Jonquière :

Réservations en ligne

Récurrences des prêts

Alertes et notifications

Gestion des actifs et du matériel

Pourquoi Hector ?

« Les raisons qui nous ont fait pencher vers Hector sont nombreuses. Bien qu’il y avait des lacunes au début et que la solution ne correspondait pas totalement à nos besoins initiaux, l’équipe d’Hector s’est montrée très ouverte d’esprit et prête à améliorer leur produit.

Le système infonuagique (Cloud) a été également un élément important à considérer, car il rend possible la réservation par les étudiants. La tarification par abonnement est très avantageuse. Depuis, Hector est une entreprise québécoise qui propose une solution en langue française : un atout non négligeable ! »

Au final, le Cégep de Jonquière est heureux du virage technologique qu’il a entrepris en choisissant Hector. Le personnel est maintenant bien loin de la méthode « papier crayon » de départ et a pu découvrir les bénéfices qu’un système de gestion d’inventaire peut apporter en éducation, sans avoir dû dépenser inutilement dans un logiciel trop coûteux qui n’était pas adapté à ses besoins.

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