Gestion des opérations

Cette composante permet de gérer l’approvisionnement en stock du matériel en envoyant un bon de commande à votre fournisseur qu’il soit interne à l’organisation ou externe. Le bon de commande est personnalisable et s’adapte à votre nomenclature interne afin de générer le numéro de commande. Une fois rempli, vous pouvez l’imprimer ou l’envoyer par courriel à votre fournisseur.

Vous pouvez ajouter un système d’approbation sur vos bons de commande, afin que la demande d’approvisionnement soit validée par un responsable avant d’être envoyée. Vous pouvez également suivre l’évolution de la commande afin de repérer si des commandes risquent d’être en retard. Une fois que la commande est réceptionnée, le matériel se crée automatiquement dans Hector pour assurer le suivi du stock.

Pour faciliter le transfert ou la livraison de stock, cette composante vous permet de suivre toutes les étapes du processus de la préparation jusqu’à la livraison.

En utilisant les bons de livraison, l’erreur n’est plus possible! Tous les éléments qui doivent être livrés sont scannés avant leur départ ainsi qu’à leur arrivée. Si jamais tout le matériel n’a pas été scanné, le système génère alors une alerte de livraison partielle.

Les bons de travaux vous permettent de prévoir des réparations et des maintenances de matériel ou de salle à l’intérieur de votre organisation ou chez un client. Ainsi, vous pouvez mobiliser le matériel nécessaire pour accomplir le bon de travail et éviter qu’il ne soit récupéré par un collaborateur. Ensuite, il ne vous reste qu’à produire la facture!

Il est également possible d’instaurer un système d’approbation des bons de travaux. Lorsqu’un collaborateur ou un client fait une demande de maintenance ou de réparation, la demande est soumise à l’approbation d’un responsable avant d’être transférée au technicien chargé du bon de travail.

Les bons de réquisitions permettent à vos utilisateurs, qu’il s’agisse d’employés, de clients ou de fournisseurs, de demander du matériel indépendamment du niveau des stocks. Votre équipe de gestion des stocks peut alors planifier les activités d’exécution en fonction des niveaux d’inventaire.

Avec Hector vous aurez un tableau pour suivre l’évolution des demandes en cours, traiter les demandes entrantes, et compléter les demandes terminées. Vous pouvez indiquer des limites de quantité, ajuster les permissions et le processus d’approbation.