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Gestion de prêt de matériel
Automatisez les sorties, les réservations et les retours d’équipement, sans tableur ni paperasse.
Hector vous donne une vue en temps réel sur qui a quoi, où, et jusqu’à quand.
Un logiciel de gestion de prêt de matériel centralise et automatise tout le cycle d’un emprunt d’équipement : la réservation, la validation, la sortie, le suivi pendant l’utilisation, puis le retour et la remise en stock. Il remplace les fichiers Excel, les formulaires papier et les feuilles de réservation, sources d’erreurs et de pertes.
Concrètement, Hector permet à vos employés, étudiants ou membres de réserver eux-mêmes du matériel, en ligne ou sur mobile, pendant que vous gardez une trace précise de chaque équipement à chaque étape.
01
Saisissez ou importez vos équipements, avec vos propres noms, catégories et emplacements.
02
Invitez vos employés, étudiants ou collaborateurs et attribuez à chacun des permissions personnalisées.
03
Durée minimale et maximale, horaires d’ouverture, matériel disponible à la réservation, validations requises.
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Ils réservent depuis l’application mobile ou le web ; vous recevez une notification d’approbation si vous le souhaitez.
05
Un scan à la sortie, un scan au retour : l’inventaire se met à jour tout seul.
Responsabilisez vos employés ou vos étudiants : ils font leur demande de réservation eux-mêmes, sur mobile ou sur le web. Vous choisissez le niveau de contrôle : validation manuelle par un membre du personnel, ou prêt en libre-service entièrement automatisé.
Suivez chaque prêt dans le détail : enregistrement, préparation, attribution, réception, retour, remise en stock, bris, manutention. Vous disposez de toute l’information, en tout temps, sur l’ensemble de votre matériel, finis les « qui a pris la perceuse ? ».
Suivez la durée de vie et la dépréciation de chaque équipement. Programmez des notifications automatiques pour vos entretiens et vos remplacements, et évitez les bris coûteux et les arrêts imprévus.
Étiquetez votre matériel avec des codes-barres ou des codes QR : chaque sortie et chaque retour se numérise en quelques secondes. Votre base de données reste à jour naturellement, sans saisie manuelle.
La grande force d’Hector, c’est sa flexibilité : aucune catégorie ni nom d’article imposé. Vous définissez vos propres actifs, catégories et emplacements, et suivez précisément ce que vous voulez, comme vous le voulez.
Saisir manuellement chaque sortie et chaque retour dans un tableur, c’est interminable et risqué. Les fichiers Excel n’offrent pas le suivi serré d’une solution automatisée : doublons, oublis de retour, inventaires qui ne correspondent plus à la réalité.
Avec Hector, le suivi et la mise à jour se font automatiquement. Vous limitez les erreurs dans votre base de données et vous gagnez un temps considérable. Et comme il s’agit d’une solution infonuagique, elle est mise à jour en continu pour suivre les standards et les technologies du secteur.
Hector est conçu pour s’adapter à vos besoins, peu importe votre activité.
Visualisez en un coup d'œil tous vos actifs matériels et logiciels, avec un outil flexible qui s'adapte à vos besoins.
Automatisez les entrées et sorties de matériel et suivez vos prêts et locations en toute clarté.
Accédez à Hector partout : suivez vos actifs, scannez vos items et réservez du matériel en toute sécurité.
Fini les rapports manuels. Générez vos inventaires et audits de matériel en quelques clics.
Soyez alerté automatiquement dès qu'une action, un retour en retard ou une maintenance vous attend.
Vos informations sensibles sont protégées et conservées dans un environnement hautement sécurisé.
Générez et scannez codes-barres et QR codes pour suivre vos actifs rapidement et sans erreur.
Identifiez vos actifs par radiofréquence (RFID) : fini les saisies manuelles et le temps perdu en inventaire.
Importez vos employés, étudiants ou clients pour qu'ils accèdent à Hector et agissent en autonomie.
Connectez-vous en un instant grâce à l'authentification unique, sans ressaisir vos identifiants à chaque fois.
Pilotez vos actions quotidiennes : approvisionnements, préparation, livraison et réparation de votre matériel.
Votre inventaire hébergé dans le Cloud, synchronisé et accessible à tout moment, où que vous soyez.
Comparez votre inventaire réel à vos données Hector, repérez les écarts et fiabilisez vos stocks rapidement.
Associez vos QR codes à des actions précises et déclenchez création, déplacement ou consommation en un seul scan.
Centralisez factures et paiements dans Hector : modèles, documents et suivi clair de vos transactions.
Déplacez vos équipements entre vos magasins et vos sites, avec un suivi complet de chaque transfert.
Commandez auprès de vos fournisseurs, recevez l’équipement et saisissez les numéros de série dès la réception.
Vos utilisateurs demandent de l’équipement à partir d’un catalogue et vous suivez chaque demande jusqu’à la livraison.
Planifiez et suivez les réparations sur vos équipements, de la demande jusqu’à la fermeture du bon.
Planifiez l’entretien préventif par sous-catégorie ou par actif et recevez une alerte avant chaque échéance.
Adaptez les champs, les grilles, les modèles de courriels et les impressions à vos façons de faire.
GAIA génère une image pour chaque sous-catégorie, classe les modèles importés et rend les noms de modèles lisibles.
Vos tarifs à l’heure, à la journée ou au mois s’appliquent automatiquement à chaque prêt, jusqu’à la facture.
À toute organisation qui prête ou réserve du matériel de façon récurrente : établissements scolaires et universités (prêt aux étudiants), entreprises du BTP (réservation d’outils), services événementiels, structures médicales, collectivités, services informatiques ou tout service interne gérant un parc d’équipements partagés.
Oui. Vos collaborateurs ou étudiants réservent directement depuis l’application mobile ou le web. Vous décidez d’imposer une validation par un membre du personnel, ou de laisser le prêt en libre-service automatisé.
Oui. Chaque équipement peut être étiqueté avec un code-barres ou un QR code, ce qui permet de scanner les sorties et les retours et de mettre à jour l’inventaire automatiquement.
Oui, Hector est accessible sur le web et via une application mobile, aussi bien pour les gestionnaires que pour les emprunteurs.
Oui. Vous pouvez importer votre matériel existant pour démarrer rapidement, sans ressaisir chaque équipement à la main.
Oui. Vous pouvez suivre la durée de vie et la dépréciation de vos actifs, et programmer des notifications automatiques pour anticiper les maintenances et les remplacements.
Testez Hector gratuitement, sans engagement.
