Cégep de Jonquière
Comment le département d’Art et technologie des médias a facilité la coordination de plus de 400 personnes avec Hector
programmes d'études
accessible en ligne
personnes coordonnées
Le Département d’Art et technologie des médias (ATM) du Cégep de Jonquière a facilité la coordination de plus de 400 personnes en optant pour le système de réservations en ligne Hector.
Le Cégep de Jonquière, situé dans la région du Saguenay-Lac-Saint-Jean, compte 28 programmes d’études préuniversitaires et techniques. Il est surtout reconnu pour ses formations offertes en Art et technologie des médias : Communication dans les médias (profils Journalisme, Radio et Publicité), Production télévisuelle et postproduction (profils Production et Postproduction) et intégration multimédia.
Riche d’une expérience de plus de 50 ans dans l’enseignement des communications médiatiques, le Cégep de Jonquière est le seul établissement à offrir les trois programmes en Art et technologie des médias, dont deux sont uniques au Québec. L’apprentissage des étudiants se déroule notamment dans des studios, avec accès à une vaste gamme d’équipements.
Le système flexible d’Hector a fait toute la différence pour nous ! Désormais, les étudiants peuvent réserver leurs équipements à l’avance en ligne et ceci a énormément amélioré les choses.
Jean-François Potvin
Technicien en travaux pratiques
Avant Hector
Les parcs d’inventaire sont gérés différemment au sein du Cégep
Les étudiants doivent se présenter sur place et réserver dans un cahier
Mauvaise visibilité de l’éventail des équipements auxquels les étudiants ont droit
Système mal adapté et restreint pour un seul utilisateur
Il y a quelques années, le Cégep de Jonquière avait entamé des recherches pour un logiciel de gestion d’inventaire capable de répondre à ses besoins. L’ancien système ne permettait pas aux étudiants d’effectuer leurs réservations eux-mêmes, ce qui était problématique.
« Le suivi et la gestion des équipements techniques n’étaient vraiment pas optimaux, il nous fallait une solution moderne. »
Jean-François a pris le dossier en main. Il a évalué plusieurs options, dont VinBIZZ, Koha et BookingPoint. Ces logiciels se sont montrés trop complexes, trop coûteux, mal adaptés aux besoins du Cégep, ou à système fermé (accès restreint à un seul utilisateur).
Le Cégep s’est donc tourné vers une solution infonuagique (cloud), plus flexible et fiable, afin de rendre les étudiants autonomes dans leurs réservations.
Fonctionnalités clés
Réservations en ligne par catalogue
Logiciel cloud accessible en tout temps, avec un catalogue d'items filtrable.
Accès multi-utilisateurs illimité
Employés et étudiants réservent directement, sans point de contact unique.
Récurrences des prêts
Réservations répétées configurées automatiquement, calendrier fiable.
Alertes et notifications
Le personnel responsable est informé automatiquement des demandes.
Gestion des actifs
Suivi de l'ensemble du parc d'équipements depuis une seule plateforme.
Transition graduelle vers Hector
La prise de risques s’est avérée minime pour Jean-François et les membres de son équipe en Art et technologie des médias, puisqu’ils ont pu dresser progressivement leur inventaire dans le logiciel.
Meilleure planification et allocation des ressources
La planification des réservations de l’inventaire pour la télévision est primordiale en ATM. Comme il y a plus d’étudiants que d’appareils, les réservations doivent être approuvées au préalable par les enseignants responsables.
Meilleure visibilité de l’équipement disponible
« Les étudiants peuvent voir d’un coup d’oeil, grâce au catalogue, les équipements disponibles aux dates qu’ils désirent, selon leur programme ou leur groupe d’étude. C’est ce qu’on aime avec Hector : l’information est mise à jour en temps réel.
Avec le système papier, les étudiants ne revenaient pas nécessairement annuler leurs réservations dans le cahier, ce qui laissait croire aux autres qu’ils ne pouvaient pas emprunter le matériel alors qu’il restait de la disponibilité. »
Ce que le Cégep apprécie
L’implantation du logiciel au sein du Cégep de Jonquière a été très bien reçue auprès des étudiants et des enseignants qui ont eu de la facilité à l’utiliser dès le départ. Tous ont remarqué les bienfaits que cela a engendré.
Pourquoi Hector ?
Au final, le Cégep de Jonquière est heureux du virage technologique entrepris avec Hector. Le personnel est maintenant loin de la méthode « papier crayon » de départ, et a pu découvrir les bénéfices qu’un système de gestion d’inventaire peut apporter en éducation, sans avoir eu à investir dans un logiciel trop coûteux et mal adapté à ses besoins.
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