Inventaire physique & rapprochement
Logiciel de décompte d'inventaire simple et performant
Planifiez et réalisez vos décomptes physiques d’actifs, repérez les écarts entre stock réel et stock théorique en temps réel, et ajustez votre inventaire en quelques clics.
Qu'est-ce que le décompte d'inventaire ?
Le décompte d’inventaire consiste à comparer votre stock théorique (ce que votre logiciel indique) avec votre stock réel (ce que vos équipes comptent physiquement sur le terrain), puis à corriger les écarts. C’est l’étape qui clôt un inventaire physique : sans elle, votre base de données reste déconnectée de la réalité.
Les actifs se déplacent, se perdent, s’oublient. Le décompte physique remet les compteurs à jour pour donner une image fidèle de votre parc et alimenter les audits de vos équipes des finances et de la conformité. Avec Hector, vous planifiez, comptez et ajustez de bout en bout, sans export Excel ni double saisie.
Les bénéfices pour votre organisation
Un décompte physique bien outillé, c’est un inventaire fiable et une équipe qui gagne du temps.
Remettez votre inventaire à zéro
Le décompte physique réaligne vos données sur la réalité, pour une image fidèle de votre parc et un dossier solide pour vos audits financiers ou de conformité.
Anticipez vos besoins budgétaires
Un inventaire précis permet de planifier les remplacements et d’éviter les achats d’urgence coûteux. Mesurez votre taux de précision des stocks par catégorie, emplacement ou organisation.
Comptez par tous les moyens : RFID, scan ou papier
Vos équipes comptent depuis leur téléphone avec l’app Hector, via un lecteur RFID UHF pour des passages ultra-rapides sur des rayonnages entiers, ou sur une feuille imprimable. Vous choisissez et vous combinez les méthodes sur un même décompte.
Pilotez en temps réel, depuis n’importe où
Suivez la progression de chaque compteur, par emplacement et par catégorie, sans attendre la fin du décompte. L’onglet Statistiques affiche un tableau de bord live : actifs trouvés, manquants, surplus, taux de précision et valeur des écarts.
De la planification à la clôture, Hector vous guide à chaque étape
01
Configurer
Définissez le périmètre (magasin, département, équipe de comptage), choisissez le mode aveugle, réglez les règles d’inclusion des actifs en prêt ou hors-site, et activez si besoin le verrouillage de l’entité pendant le décompte.
02
Compter
Scannez via l’app mobile, un lecteur RFID, un scanner USB codes-barres, ou saisissez les quantités sur feuille imprimée. Chaque scan met à jour le statut de la ligne en temps réel.
03
Ajuster
Comparez les écarts, acceptez ou contestez chaque ligne, mettez l’inventaire à jour en un clic. Rien n’est modifié tant que vous n’avez pas validé.
04
Rapporter
Générez un rapport de synthèse (actifs trouvés, manquants, surplus, valeur des écarts, date et équipe) prêt pour vos audits financiers et révisions budgétaires.
Comptez en scannant depuis votre téléphone
L’application mobile Hector guide vos compteurs actif par actif : scannez le QR code ou le code-barres, indiquez la quantité, passez au suivant. Un indicateur de progression vous situe à tout moment.
Pour les organisations à fort volume, Hector prend aussi en charge le scan RFID UHF : un seul passage du lecteur identifie l’ensemble des actifs d’un rayonnage ou d’une pièce en quelques secondes, sans manipuler chaque article. Chaque lecture alimente le décompte en cours, exactement comme un scan codes-barres.
Pas de réseau ? Imprimez une feuille de décompte personnalisée et retranscrivez les résultats à votre retour. Les trois modes : mobile, RFID et papier, se combinent sur un même décompte. Quel que soit le mode, l’onglet Progression donne en temps réel l’état de chaque actif (trouvé, partiellement trouvé, surplus, non compté) par rayonnage, catégorie ou compteur.
Ajustez intelligemment, ligne par ligne
Après le comptage, Hector vous présente chaque écart pour validation. Acceptez les lignes conformes, signalez celles à recompter, marquez les manquants comme perdus. L’inventaire ne se met à jour qu’une fois que vous validez.
Pour chaque ligne en écart, vous choisissez l’action adaptée :
- Actif manquant : ne rien faire, consommer la quantité manquante (archivée comme perdue), ou déplacer l’actif vers un autre emplacement si vous savez où il se trouve.
- Actif partiellement trouvé : mêmes options, appliquées à la seule portion manquante.
- Surplus : créer un nouveau lot à l’emplacement compté, ou rééquilibrer vers un autre lot ou emplacement.
Pour les longues listes, l’édition en masse applique la même action à plusieurs lignes en un seul enregistrement. Toutes les modifications restent en attente jusqu’à votre validation finale : aucune donnée de production n’est touchée avant que vous ayez approuvé chaque décision.
Des rapports pour la direction et la comptabilité
| Rapport | Contenu | Usage |
|---|---|---|
| Détail des écarts | Une ligne par exception : quantité attendue vs comptée, valeur de l'écart, action appliquée | Base de votre dossier d'audit |
| Journal des ajustements | Historique chronologique de chaque modification, avec acteur et horodatage | Traçabilité et conformité |
| Précision par catégorie et emplacement | Zones et familles d'actifs les plus sujettes aux écarts | Prioriser les prochains décomptes |
| Tendance de précision dans le temps | Évolution du taux de précision des stocks (SRA) d'un décompte à l'autre | Rapports de direction |
| Inventaire dormant | Actifs non comptés depuis un nombre de jours configurable | Ne jamais laisser une zone hors contrôle |
Chaque rapport est exportable et peut être joint automatiquement à l’e-mail de clôture envoyé à vos parties prenantes.
Un logiciel taillé pour tous les secteurs
Hector est conçu pour s’adapter à vos besoins, peu importe votre activité.
Tout ce dont vous avez besoin
Suivi des actifs
Visualisez en un coup d'œil tous vos actifs matériels et logiciels, avec un outil flexible qui s'adapte à vos besoins.
Prêt de matériel
Automatisez les entrées et sorties de matériel et suivez vos prêts et locations en toute clarté.
Application mobile
Accédez à Hector partout : suivez vos actifs, scannez vos items et réservez du matériel en toute sécurité.
Génération de rapports
Fini les rapports manuels. Générez vos inventaires et audits de matériel en quelques clics.
Notifications et rappels
Soyez alerté automatiquement dès qu'une action, un retour en retard ou une maintenance vous attend.
Sécurité des données
Vos informations sensibles sont protégées et conservées dans un environnement hautement sécurisé.
Codes-barres & QR
Générez et scannez codes-barres et QR codes pour suivre vos actifs rapidement et sans erreur.
Inventaire RFID
Identifiez vos actifs par radiofréquence (RFID) : fini les saisies manuelles et le temps perdu en inventaire.
Voir les autres fonctionnalités
Synchronisation des utilisateurs
Importez vos employés, étudiants ou clients pour qu'ils accèdent à Hector et agissent en autonomie.
Identifiant unique (SSO)
Connectez-vous en un instant grâce à l'authentification unique, sans ressaisir vos identifiants à chaque fois.
Gestion des opérations
Pilotez vos actions quotidiennes : approvisionnements, préparation, livraison et réparation de votre matériel.
Solution Cloud
Votre inventaire hébergé dans le Cloud, synchronisé et accessible à tout moment, où que vous soyez.
Rapprochement d'inventaire
Comparez votre inventaire réel à vos données Hector, repérez les écarts et fiabilisez vos stocks rapidement.
Module Iris
Associez vos QR codes à des actions précises et déclenchez création, déplacement ou consommation en un seul scan.
Module de comptabilité
Centralisez factures et paiements dans Hector : modèles, documents et suivi clair de vos transactions.
Vos questions, nos réponses
Qu'est-ce que le décompte d'inventaire ?
C’est l’étape qui compare le stock théorique (les données du logiciel) au stock réel (le comptage physique), puis corrige les écarts pour aligner votre base de données sur la réalité.
Quelle est la différence entre stock physique et stock théorique ?
Le stock théorique est la quantité que votre système indique ; le stock physique est ce que vos équipes comptent réellement. L’écart entre les deux révèle pertes, erreurs de saisie, déplacements ou vols.
Peut-on réaliser un inventaire sans connexion réseau ?
Oui. Imprimez une feuille de décompte personnalisée depuis Hector, comptez hors ligne, puis retranscrivez les résultats à votre retour.
Peut-on combiner RFID, scan mobile et papier sur un même inventaire ?
Oui. Les trois modes alimentent le même décompte ; vous choisissez la méthode la plus adaptée à chaque zone.
Qu'est-ce que le mode aveugle ?
Le mode aveugle masque la quantité attendue aux compteurs : ils saisissent ce qu’ils voient réellement, sans être influencés, ce qui fiabilise le résultat.
Hector met-il à jour l'inventaire automatiquement après le comptage ?
Non. Aucune donnée n’est modifiée tant que vous n’avez pas validé chaque écart : vous gardez le contrôle total sur les ajustements.
Reprenez le contrôle de vos actifs
Testez Hector gratuitement, sans engagement.