La méthode 5S pour faciliter la gestion de stock

Publié le 7 décembre 2022

Temps de lecture : 4 minutes

Vous avez parfois l’impression que votre entreprise manque d’organisation et vous empêche de travailler de manière efficace et sécurisée ? Voici la solution pour une meilleure gestion des stocks !

Les étapes de la méthode des 5S

Aussi connue sous le nom de Lean manufacturing, la méthodologie 5S est d’origine japonaise et a été créée pour la production des usines Toyota. Elle se concentre sur l’utilisation de plusieurs outils visant à maximiser l’efficacité en créant un environnement de travail ergonomique, épuré et organisé. Aussi simple que cela puisse vous paraître, la méthodologie 5S est le meilleur système auquel vous pouvez vous référer pour obtenir constamment des résultats favorables et excellents. 

Maintenant, creusons un peu plus !

Quelle est la définition de la méthode 5S ?

Le sigle 5S fait référence à 5 pratiques japonaises, seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuki, que l’on peut traduire respectivement par trier, ranger, nettoyer, standardiser et maintenir. Il est toutefois possible de trouver des traductions différentes.

Le 5S constituent les 5 opérations qui découlent de la méthode:

Mot japonais

Actions associées 
Seiri Trier, jeter, recycler, éliminer, placer les outils de travail selon leur fréquence d’utilisation de chacun. 
Seiton Ranger, classer de manière à diminuer les déplacements physiques ou le port d’objets lourds, optimiser l’utilisation de l’espace.
Seiso Nettoyer, réparer.
Seiketsu Standardiser les documents ou son poste de travail de manière à ce qu’une autre personne puisse s’y retrouver.
Shitsuke Respecter, appliquer les 4 opérations précédentes et les maintenir dans le temps.

 

Voici une décomposition des 5S : 

1.Trier 

Le triage nécessite la collaboration de tous les employés. Comment cela se fait-il?

Cette étape consiste à trier ou à passer au peigne fin les matériaux, les fournitures, les équipements, et les outils dont vous disposez sur votre lieu de travail. Le but derrière tout cela est de : 

  • Déterminer et garder ce qui est nécessaire.
  • Éliminer et retirer les items non utilisés. À cette phase du processus, les employés peuvent contribuer en mettant des autocollants ou étiquettes rouges pour les identifier.
  • Classer les articles par fréquence d’utilisation, afin que les équipements rarement utilisés ne prennent pas de place. Là encore, les employés sont les mieux placés pour savoir quels articles sont plus utilisés que d’autres.
  • Organiser les articles au bon endroit, de manière ergonomique, afin d’y accéder facilement et de réduire les efforts des employés pour les localiser. Le temps gagné pourrait être utilisé autrement et de manière plus efficace.

2.Ranger 

Comme vous l’aurez compris, ranger consiste à organiser et mettre en ordre les objets triés lors de la première étape.

 Alors, comment mettre tout en ordre ?

  • Commencez par évaluer et analyser le processus de travail de vos employés. Cela vous donnera une idée de leurs mouvements pour localiser les articles dont ils ont besoin. Cette étape permet également de garantir leur sécurité et de minimiser les risques d’accidents de travail grâce à un agencement logique des outils.
  • Organisez les articles de manière à pouvoir atteindre facilement les plus utilisés.
  • Placez les articles lourds à une hauteur qui ne présente pas de risque.
  • Utilisez des repères visuels et des indices pour identifier l’emplacement des articles. Il peut s’agir d’étiquettes, de labels ou d’un plan du lieu de travail.
Logiciel pour la méthode des 5S

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3. Nettoyer 

Maintenant que tout est trié et mis en ordre, il est temps de nettoyer le lieu de travail en instaurant un plan de nettoyage.

En effet, des fuites, des dommages et bien d’autres problèmes peuvent survenir à tout moment. Il est donc essentiel de les identifier le plus rapidement possible. Une façon d’y parvenir est de :

  • Nettoyer régulièrement la zone de travail. Ce n’est pas l’étape la plus exaltante du processus, mais c’est l’une des plus importantes. Balayez, passez la serpillière, enlevez  la poussière et passez l’aspirateur pour assurer les meilleures conditions opérationnelles.
  • En plus du nettoyage quotidien, assurez-vous de garder un œil sur toutes les machines et  les équipements. Entretenez-les afin d’inhiber toute panne éventuelle qui pourrait ralentir le processus des opérations.

4. Standardiser

La standardisation c’est de faire en sorte que le tri, le rangement et le nettoyage deviennent des habitudes pour tous les employés, surtout lorsqu’il y a plusieurs roulements. 

  • Utilisez des techniques de management visuel, en accrochant aux murs des photos des zones nettoyées et organisées. Il s’agit d’un rappel visuel et d’une norme de propreté à laquelle les employés peuvent se référer en tout temps. 
  • Définissez clairement les rôles et les responsabilités des employés, afin qu’ils contribuent à maintenir le lieu de travail aussi propre qu’il devrait l’être. Ils peuvent soit inclure ces tâches dans leurs calendriers, et les alterner sur une base hebdomadaire par exemple, soit établir un calendrier spécialisé et une liste de contrôle.

5- Maintenir 

La durabilité est la clé ! C’est la dernière étape du processus, et la plus difficile. Alors, qu’est-ce que le 5e S ? Il consiste à déployer ce processus sur le long terme, au lieu de le considérer comme un effort temporaire. Pour ce faire :

  • Implémentez la méthodologie 5S dans le cadre de la culture et des valeurs fondamentales de l’entreprise.
  • Prenez le temps de former les employés quant à l’importance de la méthodologie 5S.
  • Organisez des audits réguliers et des contrôles périodiques pour améliorer le processus, et apportez des changements si nécessaire. 

Quels sont les avantages de la méthodologie 5S?

Voici les 5 principaux avantages découlant du déploiement de la méthode 5S :

Augmentation de la productivité et de la rentabilité 

La méthode 5S permet d’éliminer le désordre et d’organiser le lieu de travail de manière ergonomique, permettant ainsi aux employés d’accomplir leurs tâches de manière efficace et efficiente. Par conséquent, la rentabilité augmente également. 

Réduction des coûts et du retard 

Tant que l’environnement de travail n’est pas bien organisé et propre, il est difficile d’obtenir de bons résultats et de respecter les échéances. Sachant que la méthodologie 5S permet de détecter rapidement les problèmes et d’identifier les anomalies. Les responsables et les employés disposent de suffisamment de temps pour les résoudre ce qui permet de réduire les coûts de gestion du stockage.

Amélioration de la sécurité 

La méthodologie des 5S permet de créer un environnement de travail sécurisé puisqu’elle minimise les risques d’accidents de travail en prenant compte du flux de travail de chaque employé. 

Travail d’équipe 

Comme la méthodologie des 5S exige la collaboration de tous les employés. Ils apprennent à collaborer et à travailler ensemble comme une équipe plutôt que comme des rivaux, ce qui renforce leur moral, et leur inculque une attitude positive. Après tout, un employé heureux est un employé fidèle! 

Optimisation de l’espace et du stock 

Pendant les phases de tri et de rangement, les outils inutiles et superflus sont éliminés et retirés du lieu de travail. Ceci libère de l’espace qui peut être utilisé de manière optimale pour le stockage tout en réduisant le gaspillage.

Comment Hector peut-il vous aider

La méthode 5S permet de diminuer les morceaux inutiles de votre inventaire. Une fois que le tri de vos outils de travail est fait, en jumelant cette méthode avec un logiciel de gestion d’inventaire comme Hector, vous pourrez plus facilement garder un œil sur vos stocks et votre matériel de bureau et ainsi diminuer la perte de votre matériel. 

Vous pourrez constater que votre productivité, votre motivation, votre sécurité ainsi que la qualité de votre travail seront grandement améliorées, puisque les temps morts seront supprimés.