L’office manager est un métier en pleine expansion que l’on retrouve principalement dans les petites et moyennes entreprises (PME) et les grandes entreprises. Cette personne polyvalente est chargée de veiller au bon fonctionnement de l’entreprise en exerçant des tâches très variées : comptabilité, ressources humaines, administration, gestion de fournitures de bureau, etc.
Les fonctions de l’office manager peuvent différer selon la taille et le secteur de l’entreprise. Cependant ses principales missions sont sensiblement les mêmes :
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L’office manager doit exercer une grande variété de tâches et régler les urgences quotidiennes. Il se doit d’effectuer un travail rapide et efficace pour veiller au bon fonctionnement de l’entreprise. L’office manager est souvent débordé c’est pourquoi il doit se doter d’outils.
L’utilisation de tableaux Excel semble être un choix logique pour traiter la gestion des fournitures puisque c’est un outil accessible, facile d’utilisation et peu coûteux. Il permet de créer des tableaux, de produire des calendriers, des tableaux de bord, des échéanciers, etc.
Cependant, avec la complexité et la diversité des tâches à réaliser, les fichiers Excel ne suffisent plus. La saisie de données manuelles est très chronophage et peut mener à des erreurs. C’est pourquoi il peut être pertinent d’utiliser des solutions innovantes et plus performantes.
L’utilisation d’outils professionnels peut vous faire gagner beaucoup de temps. Ils peuvent vous permettre de suivre et de centraliser votre travail. Avec Excel, les deux tâches les plus susceptibles de mener à des erreurs ou des oublis sont l’entretien et le suivi du matériel de bureau, ainsi que la gestion et la réservation des salles.
En tant qu’office manager vous devez vous assurer que le personnel ne manque jamais de rien : papier, crayon, agrafeuse… Tout doit y être ! Vous devez donc garder un œil sur le matériel pour passer les commandes et les recevoir à temps.
Avec un logiciel de gestion d’inventaire comme Hector, passez moins de temps à vérifier votre inventaire puisque notre système vous envoie des notifications lorsque votre inventaire est insuffisant. De plus, notre outil vous précise les quantités à commander, basé sur vos paramètres.
Finalement, vous pouvez être averti lorsque le matériel comme les imprimantes et les photocopieuses doivent subir une maintenance ou lorsque l’encre doit être changée.
Vous devez également vous occuper des réservations des salles de réunion et avec le Flex Office qui est de plus en plus présent dans les entreprises, votre tâche s’alourdit. Vous devez vous assurer que les employés qui se déplacent au bureau auront un espace de travail réservé.
L’utilisation d’un logiciel qui permet aux employés de réserver un espace de travail facilement vous fera épargner un temps fou. Vous n’aurez plus besoin de gérer vous-même les réservations et éviterez par le fait même les erreurs.
Hector peut être votre bras droit. Laissez-le s’occuper de la gestion de votre matériel au bureau pour vous. Vous pourrez garder un œil en tout temps de l’état de la situation et vous pourrez utiliser le temps restant pour gérer les demandes urgentes.
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