Qu’est-ce que l’identification de matériel ?
C’est simple, cela consiste à attribuer un identifiant unique à des biens matériels, vous permettant de recenser au même endroit l’ensemble des informations concernant les biens physiques que possède votre organisation.
Attention !
Il existe plusieurs types d’identifications qui varient selon le matériel et le domaine de travail en question.
Vous pouvez créer des identifiants uniques dans un établissement scolaire, dans une entreprise, ou encore dans la construction.
Les étiquettes peuvent être utiles dans plusieurs secteurs pour identifier du matériel et elles sont souvent utilisées pour :
Pour une entreprise, choisir la bonne technique d’étiquetage en fonction du nombre, de la valeur et du type de produits qu’elle détient, est un avantage non négligeable.
Il sera plus facile de gérer les emprunts, les mises à jour, les entretiens, les remplacements de produits et les risques liés au vol.
Tout ça, en plus de réduire considérablement le temps accordé par vos employés, à suivre tous les actifs manuellement.
Il faut savoir d’emblée qu’il existe plusieurs types d’étiquetage pour gérer ses actifs. Avec le temps, les techniques d’étiquetage sont devenues nettement plus technologiques.
Nous sommes loin du petit crayon avec l’étiquette en papier qu’on colle avec du ruban adhésif.
Elles peuvent gérer plus de choses et plus rapidement. Chaque modèle d’étiquetage comporte autant ses avantages que ses inconvénients.
Il revient à l’entreprise de déterminer en fonction de ses besoins quel type correspond le mieux.
Il est important de déterminer quels sont les items qui doivent être identifiés ou non.
Dans une entreprise, cela se résume souvent à deux catégories d’actifs :
Les actifs stratégiques : ce sont des actifs qui n’ont pas forcément une forte valeur monétaire, mais qui en rupture de stock, peuvent nuire aux activités de l’entreprise.
Les actifs de valeurs : ce sont des actifs que vous souhaitez suivre, car ils ont une valeur monétaire importante.
C’est probablement le type d’étiquette avec laquelle vous êtes le plus familier, car on retrouve des codes-barres et des codes QR pratiquement sur tout.
À l’aide d’un appareil mobile ou d’un lecteur à code-barre, vous pouvez accéder à toutes les informations d’un produit en quelques secondes.
L’étiquette à code-barre doit être scannée horizontalement alors que les codes QR peuvent être scannés de n’importe quel côté.
La différence majeure entre les deux types d’étiquettes est que les Codes QR peuvent être plus petits et fournir beaucoup plus d’informations.
De manière générale, les codes-barres et le code QR sont les modes d’identifications les plus utilisés dans la majorité des logiciels de gestion de matériel.
Le point négatif ?
Ce type d’étiquette ne peut être scanné à distance, il faut absolument être près de l’objet au moment du scan pour accéder à son information.
L’un des points positifs est que les codes QR et les codes-barres sont des solutions d’étiquetage qui sont très peu coûteuses et qui sont très accessibles pour les entreprise.
L’ensemble des employés peuvent scanner le matériel à partir de leur appareil mobile par exemple. Ils gagnent donc beaucoup de temps en plus d’être autonomes.
Les RFID sont des puces ou des étiquettes à radiofréquence qui permettent d’envoyer les informations d’un produit à un récepteur, qui transmet l’information à une personne par la suite.
Ce type d’étiquettes permet à une personne d’avoir accès à l’information de plusieurs matériels à la fois, et ce, à distance.
Les étiquettes RFID permettent de retrouver beaucoup plus d’informations que les étiquettes à code-barre ou le code QR.
Cette option demeure toutefois plus chère que la précédente, c’est pourquoi elle est plus avantageuse lorsqu’il y a plusieurs actifs de forte valeur monétaire en considération.
Encore une fois, tout est une question des besoins de l’entreprise.
Ce type d’étiquette permet à votre entreprise de suivre l’ensemble de ses actifs à travers le monde entier et en temps réel.
Les étiquettes sont apposées sur les actifs, qui permettent d’envoyer leur position actuelle à un serveur externe.
Cette méthode est l’une des plus coûteuses, c’est pourquoi les entreprises y ont recours uniquement lorsqu’il est question d’actif à très grande valeur.
De plus, bien qu’il soit possible de suivre où se trouvent vos actifs en temps réel, ce type d’étiquette ne vous fournira aucune autre information supplémentaire sur le produit.
Donc, si un item doit être remplacé, car il est désuet, vous saurez où le trouver, mais vous ne saurez pas qu’il doit être changé.
Comme mentionné plus haut, les étiquettes peuvent être utiles dans plusieurs secteurs de travail.
C’est important de déterminer ce qui est à étiqueter ou non dans les biens que possède votre entreprise selon les priorités de l’organisation.
Il est important de savoir aussi qu’il n’est pas conseillé d’uniquement étiqueter les articles en mouvement, c’est-à-dire, les items qui peuvent être déplacés ou réservés par des personnes.
Il faut identifier chaque actif à valeur élevée, pour éviter les vols, mais aussi pour permettre à un nouvel utilisateur d’obtenir les informations sur un actif.
L’identifiant unique est crucial à retrouver sur une étiquette. Il permet de retrouver facilement l’information si jamais le code ne fonctionne pas à la vue du scanner.
L’information qui se retrouve sur les étiquettes doit être simple et facile à lire.
Il existe plusieurs types de matériaux pour produire des étiquettes également. Toujours en fonction des besoins de l’entreprise, certains matériaux peuvent être recommandés pour favoriser la qualité de l’étiquette et la durée sur les actifs.
Nous reviendrons sur les différents types d’imprimantes à code-barre dans un prochain article.
Si vous souhaitez mieux gérer votre inventaire sans dépenser une fortune, l’étiquette par code-barre ou code QR serait probablement la meilleure solution !
Saviez-vous qu’Hector pouvait vous accompagner dans ce processus ?
Hector est un logiciel de gestion d’inventaire qui vous permet justement de faire le suivi de vos actifs.
En plus, si vous n’étiez pas certain de vouloir vous procurer un scanner à code-barre, sachez qu’il y en a un de disponible directement à partir de notre application mobile !
En quelques clics, vous pourrez éviter de faire des erreurs de saisie, et avoir un inventaire complet !
Ne perdez pas plus de temps !
Les codes-barres sont devenus un incontournable dans les entreprises. On comprend pourquoi puisqu’ils se numérisent rapidement ce qui accélère la collecte de données et évite les erreurs de saisie de données. Il s’agit d’une façon simplifiée d’identifier chaque produit de manière unique et d’avoir rapidement plusieurs informations sur le produit !
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Lorsqu’il s’agit d’assurer leurs activités, les entreprises doivent prendre en compte de nombreux aspects pour garantir une protection adéquate contre les risques potentiels. Parmi ces aspects, l’évaluation précise de la valeur des stocks occupe une place primordiale.
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Si êtes propriétaire d’une entreprise, vous savez que la prise d’inventaire est une tâche récurrente qui doit être effectuée régulièrement pour assurer le bon déroulement des opérations.
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