Les logiciels sont utilisés dans tous les départements, que ce soit pour la gestion des finances, les ressources humaines, les ventes, la production, la communication et bien d’autres encore.
Cependant, avec la prolifération des logiciels et des types de licences, il est de plus en plus difficile de les gérer efficacement. Voici donc 5 bonnes pratiques pour améliorer la gestion des licences logicielles.
La gestion des licences logicielles désigne le processus de suivi et de contrôle de l’utilisation des licences de logiciels au sein de votre entreprise. Cela implique la tenue d’un inventaire des licences de logiciels, la surveillance de leur utilisation et la garantie qu’elles sont utilisées en conformité avec les termes et conditions établis par les éditeurs de logiciels.
La gestion des licences logicielles permet aux organisations d’optimiser leur utilisation de logiciels, de réduire les coûts et d’éviter les sanctions légales et financières associées à la non-conformité. Elle implique la gestion de licences pour différents types de logiciels, notamment les applications propriétaires, open source et basées sur le cloud.
L’une des premières étapes d’une gestion efficace des licences logicielles consiste à dresser un inventaire complet de toutes les licences logicielles au sein de votre organisation.
Il s’agit de dresser une liste exhaustive de toutes les applications logicielles, y compris le numéro de version, le type de licence et les conditions d’utilisation. L’inventaire doit également comprendre des informations sur le nombre de licences achetées, le nombre de licences actuellement utilisées et le nombre de licences non utilisées.
En ayant une vision claire des licences logicielles utilisées, vous pouvez identifier les secteurs où les licences peuvent être consolidées ou optimisées, et vous assurer que vous ne payez pas pour des licences qui ne sont pas utilisées.
Il est possible de gérer manuellement l’inventaire des licences logicielles, mais il est souvent plus efficace d’utiliser des outils spécialisés de gestion des actifs logiciels (SAM- Software Asset Management) qui permettent de suivre et de gérer automatiquement les licences logicielles sur plusieurs appareils et plates-formes.
Une fois l’inventaire des licences logicielles établi, l’étape suivante d’une gestion efficace des licences logicielles consiste à vérifier que toutes les licences sont utilisées conformément aux conditions fixées par les fournisseurs de logiciels.
Il s’agit notamment de s’assurer que le nombre de licences utilisées ne dépasse pas le nombre de licences achetées et que les licences sont utilisées pour le nombre approprié d’appareils et pour l’usage prévu.
Pour garantir une gestion efficace des licences logicielles, il est essentiel de confirmer que vous avez acquis les dernières versions des licences et mis en place une liste d’applications dont vous souhaitez interdire l’installation non autorisée.
Vous devez également vous assurer que vous utilisez le bon type de licence, car certaines licences logicielles peuvent avoir des restrictions et des limitations d’utilisation différentes.
Pour vérifier la conformité, vous pouvez effectuer des audits réguliers de vos licences logicielles, soit manuellement, soit à l’aide d’outils spécialisés de gestion des actifs logiciels (SAM). Ces audits peuvent aider à identifier les divergences ou les domaines de non-conformité et permettre aux organisations de prendre des mesures correctives avant d’encourir des sanctions juridiques ou financières.
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Démarrez votre essai gratuitUn autre conseil important pour gérer efficacement les licences de logiciels est de conserver les contrats et toute la documentation associée. Vous devez vous assurer de disposer d’une copie de tous les contrats de licence, ainsi que de tous les documents relatifs aux achats, aux conditions générales, aux codes de licence et aux clés d’activation. Il est également recommandé de conserver ces documents dans un endroit centralisé et sécurisé afin qu’ils soient facilement accessibles en cas de besoin.
La bonne tenue de ces contrats peut vous aider à respecter les exigences de conformité, à prouver votre droit d’utiliser le logiciel en cas d’audit et à réduire le risque de perdre des licences importantes.
La suppression des anciennes applications qui ne sont plus utilisées est une pratique essentielle pour gérer efficacement les licences logicielles et éviter une gestion informatique complexe. Au fur et à mesure que les applications logicielles vieillissent, leur support et leur maintenance deviennent plus compliqués et plus coûteux, ce qui se répercute sur les ressources informatiques.
En fait, les applications obsolètes peuvent également ne pas être compatibles avec les nouvelles configurations matérielles et logicielles, ce qui entraîne des migrations difficiles et des problèmes de compatibilité par la suite. Cela peut également augmenter le risque de conflits logiciels, pouvant avoir un impact sur les performances du système et l’expérience de l’utilisateur.
Par conséquent, en supprimant régulièrement les anciennes applications, vous pouvez éviter ces problèmes et optimiser l’utilisation de vos licences logicielles, en réduisant les dépenses inutiles liées aux licences et en améliorant les performances du système.
L’utilisation d‘un outil de gestion des actifs logiciels (SAM) est l’une des pratiques les plus recommandées. Les outils SAM vous permettent d’avoir une visibilité sur votre inventaire de logiciels et de surveiller l’utilisation des licences, garantissant ainsi la conformité avec les accords de licence et évitant des pénalités coûteuses.
Les logiciels de gestion des actifs vous permettent de suivre l’utilisation des licences, de surveiller leur expiration et d’optimiser leur utilisation, ce qui vous permet d’identifier ceux qui sont sous-utilisés ou surutilisés et de prendre des décisions éclairées concernant vos achats de licences.
Un tel logiciel vous permet également de gérer les contrats, en fournissant une vue centralisée des informations relatives aux licences et en réduisant le risque de non-conformité. Ceci dit, en automatisant le processus de gestion des actifs logiciels, vous pouvez gagner du temps et des ressources, et améliorer la précision de vos pratiques de gestion des licences.
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