Les logiciels sont utilisés dans tous les départements, que ce soit pour la gestion des finances, les ressources humaines, les ventes, la production, la communication et bien d’autres encore.
Cependant, avec la prolifération des logiciels et types de licences, il est de plus en plus difficile de les gérer efficacement. Un bon processus de gestion de licences logicielles permet d’améliorer le suivi, de maintenir un inventaire fiable, de réduire le gaspillage et de rester conforme aux conditions établies par les fournisseurs.
Voici donc 5 bonnes pratiques pour améliorer la gestion des licences informatiques au sein de votre entreprise.
La gestion des licences logicielles en un coup d’œil
| Défi | Bonne pratique | Bénéfice attendu |
|---|---|---|
| Manque de visibilité sur l’usage des logiciels | Créer un inventaire centralisé des licences logicielles | Meilleur suivi et moins d’achats en double |
| Risque de non-conformité | Vérifier régulièrement la conformité des licences logicielles | Réduction des risques d’audit et de pénalités |
| Dates de renouvellement oubliées | Centraliser les contrats et les échéances | Meilleure planification et meilleur contrôle des coûts |
| Trop d’outils inutilisés | Retirer les applications obsolètes ou inutilisées | Réduction des dépenses logicielles |
| Suivi manuel dans des fichiers Excel | Utiliser un logiciel de gestion des licences | Rapports plus rapides et données plus fiables |
Qu’est-ce que la gestion des licences logicielles?
La gestion des licences logicielles désigne le processus qui consiste à suivre, organiser et optimiser les licences de logiciels au sein d’une organisation. Cela comprend la création d’un inventaire des logiciels, le suivi de leur utilisation, la gestion des renouvellements et la vérification que les licences sont utilisées conformément aux conditions définies par les éditeurs.
Une bonne gestion des licences informatiques permet aux entreprises d’optimiser leur utilisation, de réduire les coûts et d’éviter les risques juridiques ou financiers liés à la non-conformité. Elle améliore aussi le suivi des licences d’applications, la conformité des licences logicielles et, plus largement, la gestion globale des actifs logiciels entre les équipes, les appareils et les sites. Un défi particulièrement crucial pour les département informatique (IT) chargés de gérer des portefeuilles de logiciels volumineux et dispersés.
Ce qu’un inventaire complet des licences logicielles devrait inclure:
- Nom du logiciel et version
- Type de licence et quantité
- Utilisateur ou appareil assigné
- Date d’achat et date de renouvellement
- Fournisseur, responsable du contrat et coût
- Statut d’utilisation et notes de conformité
5 bonnes pratiques pour la gestion des licences logicielles
Réaliser un inventaire des licences logicielles
L’une des premières étapes d’une gestion des licences logicielles efficace consiste à réaliser un inventaire complet de toutes les licences utilisées dans votre organisation.
Cela implique de dresser une liste détaillée de toutes les applications logicielles, incluant le numéro de version, le type de licence, les conditions d’utilisation, la date de renouvellement et le nombre de licences achetées par rapport au nombre réellement utilisé. Pour renforcer votre gestion des licences d’applications, il est aussi recommandé de documenter qui utilise chaque licence, à quel appareil elle est assignée, et si elle est active, sous-utilisée ou non utilisée.
En ayant une vision claire des licences en circulation, vous pouvez identifier les occasions de consolidation, d’optimisation et éviter de payer pour des licences qui ne sont plus nécessaires.
Cet inventaire peut être effectué manuellement, mais il est souvent beaucoup plus efficace d’utiliser un outil de gestion des licences logicielles capable de suivre automatiquement les licences sur plusieurs appareils et plateformes.
Vérifier régulièrement la conformité des licences logicielles
Une fois l’inventaire établi, l’étape suivante consiste à vérifier que toutes les licences sont utilisées en conformité avec les conditions prévues par les fournisseurs.
Cela comprend la validation que le nombre de licences utilisées ne dépasse pas le nombre acheté, et que les licences sont utilisées sur le bon nombre d’appareils et pour le bon usage. Des revues régulières de la conformité des licences logicielles permettent aussi d’identifier les abonnements expirés, les licences inactives, les outils en double et les installations non autorisées avant que ces problèmes ne prennent de l’ampleur.
Pour vérifier cette conformité, vous pouvez effectuer des audits réguliers de vos licences, manuellement ou à l’aide d’un logiciel de gestion des licences ou d’un outil de software asset management. Ces audits vous aident à repérer les écarts et à corriger rapidement la situation avant qu’elle n’entraîne des conséquences financières ou légales.
Ce qu’il faut vérifier lors d’un audit de licences logicielles:
- Nombre de licences vs utilisation réelle
- Dates de renouvellement et d’expiration
- Utilisateurs ou appareils assignés
- Conditions et restrictions du fournisseur
- Licences inutilisées ou en double
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Centraliser et suivre les contrats et renouvellements de licences logicielles
Une autre bonne pratique importante consiste à conserver tous les contrats et documents associés au même endroit. Vous devriez avoir accès à toutes les ententes de licence, preuves d’achat, conditions d’utilisation, codes de licence et informations d’activation dans un espace centralisé.
Cette centralisation facilite la gestion de licences logicielles et améliore le suivi des renouvellements avant qu’une échéance ne soit manquée. Elle permet aussi aux équipes finances, approvisionnement et TI d’accéder aux mêmes informations et de mieux collaborer.
En gardant ces contrats bien organisés, vous facilitez la conformité, vous pouvez démontrer votre droit d’usage en cas d’audit et vous réduisez les risques de perdre des informations critiques.
Champs recommandés à centraliser:
- Nom du fournisseur
- Date de début et date de fin du contrat
- Cycle de facturation
- Responsable du renouvellement
- Preuve d’achat
- Détails des droits de licence
- Notes d’audit
Retirer les applications inutilisées ou obsolètes
Supprimer les anciennes applications qui ne sont plus utilisées est une pratique essentielle pour améliorer la gestion des licences logicielles. Les applications obsolètes, en double ou inutilisées compliquent le suivi, augmentent les coûts logiciels et créent une complexité inutile pour les équipes TI.
Avec le temps, ces applications deviennent souvent plus coûteuses à maintenir et à supporter. Elles peuvent aussi être incompatibles avec les environnements matériels ou logiciels plus récents, ce qui peut entraîner des problèmes de migration et une mauvaise expérience utilisateur.
Signes qu’il est temps de retirer une application logicielle :
- Aucun utilisateur actif au cours des 90 derniers jours
- Le fournisseur ne fournit plus de mises à jour ni de support
- L’outil a été remplacé par une solution plus récente déjà déployée
- Le coût de la licence dépasse clairement la valeur démontrée
En retirant régulièrement les applications obsolètes, vous pouvez optimiser l’utilisation de vos licences, réduire les dépenses inutiles et améliorer les performances globales. C’est aussi une composante importante de l’optimisation de la gestion des licences et de la réduction des coûts.
Utiliser un logiciel de gestion des licences pour automatiser le suivi
L’utilisation d’un outil de gestion des actifs logiciels spécialisé est l’une des meilleures pratiques recommandées. Un logiciel de gestion des licences vous permet d’avoir une meilleure visibilité sur votre inventaire, de suivre l’utilisation réelle des licences et de soutenir vos efforts de conformité.
Un outil de gestion des licences logicielles ou un système de gestion des licences peut vous aider à suivre les renouvellements, surveiller les dates d’expiration, améliorer vos rapports et prendre de meilleures décisions d’achat. Il permet aussi d’identifier les licences sous-utilisées, surutilisées ou inutilisées afin de réduire le gaspillage.
Ce type de solution permet de centraliser les contrats et de réduire les risques de non-conformité. Pour les organisations qui gèrent plusieurs équipes, des utilisateurs à distance ou plusieurs sites, un outil infonuagique de gestion des licences peut aussi améliorer l’accessibilité et le reporting.
En automatisant le processus, vous gagnez du temps, vous améliorez la fiabilité de vos données et vous rendez le suivi des licences d’applications beaucoup plus simple.
Hector: Gestion des actifs logiciels et suivi des licences (SAM)
Pour optimiser l’utilisation de vos logiciels, Hector propose une solution qui vous permet de gérer vos licences logicielles de l’achat jusqu’à l’expiration. Hector soutient la gestion des actifs logiciels, le suivi des licences, la visibilité sur le cycle de vie, le suivi de la conformité, la production de rapports, les rappels et le contrôle des coûts.
Fonctionnalités mises de l’avant :
- Suivi du cycle de vie des logiciels
- Suivi des licences logicielles
- Rapports d’utilisation
- Suivi des coûts
- Attribution des licences
- Conformité d’audit
- Alertes automatiques et rappels de renouvellement
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FAQ - Les questions qu’on nous pose souvent!
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Une mauvaise gestion des licences logicielles expose les organisations à plusieurs risques : pénalités de non-conformité lors d’audits, surdépenses liées à des licences inutilisées ou en double, vulnérabilités de sécurité causées par des logiciels non pris en charge, et perte de visibilité sur les dates de renouvellement. Un processus structuré, soutenu par le bon outil, aide à réduire ces risques de façon proactive.
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La conformité des licences logicielles permet de réduire les risques juridiques, financiers et opérationnels. Elle garantit que les logiciels sont utilisés selon les conditions des fournisseurs et que le nombre de licences correspond à l’utilisation réelle.
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Un inventaire complet devrait inclure le nom du logiciel, sa version, le fournisseur, le type de licence, l’utilisateur ou l’appareil assigné, la date d’achat, la date de renouvellement, la quantité achetée et le statut d’utilisation courant.
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La gestion des licences logicielles se concentre sur les licences, les renouvellements et la conformité. La gestion des actifs logiciels couvre un périmètre plus large, incluant l’utilisation, l’approvisionnement, les rapports, le cycle de vie et l’optimisation.
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Un logiciel de gestion des licences permet d’automatiser le suivi, d’améliorer la visibilité sur les renouvellements, d’identifier les licences inutilisées et de mieux contrôler les coûts ainsi que la conformité.
