L’inventaire est une tâche importante que chaque entreprise doit effectuer au moins une fois par année afin de vérifier la quantité de ses stocks. Sa réalisation a un impact direct sur les décisions financières futures de l’entreprise.
L’inventaire consiste à identifier et à compter les stocks d’une entreprise en plus de dresser un portrait de sa situation financière. Elle permet d’avoir une visibilité globale du matériel que possède votre entreprise et d’identifier s’il y a des écarts entre les quantités théoriques et les quantités réelles.
Dépendamment de l’entreprise, l’inventaire peut se faire selon différentes fréquences. Certains privilégient une fréquence plus régulière tandis que d’autres se contentent d’une fois par année. Aussi, il est important de choisir par exemple entre un inventaire permanent ou intermittent, en fonction de ce qui convient le mieux pour les besoins de votre entreprise.
Dans certains pays comme la France, la Loi oblige les entreprises à effectuer au moins une fois par année un inventaire complet des actifs et des passifs de l’entreprise pour établir les comptes annuels de l’entreprise.
C’est une tâche à ne pas prendre à la légère, puisque l’article L.123-12 du code du Commerce stipule que « Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement». Nous vous conseillons de vous renseigner sur les réglementations dans votre pays.
Faire un inventaire sur une base régulière peut vous permettre de découvrir s’il y a des écarts entre la quantité théorique et la quantité physique. En cas de différence entre les deux quantités, il faut se poser des questions afin de découvrir s’il est possible qu’il y ait eu des vols ou bien s’il s’agit de pertes.
Cela vous permettra également d’avoir un certain contrôle sur votre matériel et d’éviter de perdre de l’argent en achetant du matériel inutilement. Par exemple, vous achetez un ordinateur pour votre nouvel employé. Si vous aviez regardé dans votre logiciel de gestion d’inventaire vous auriez pu savoir que vous en aviez un de libre et ainsi éviter de dépenser inutilement. Un logiciel de gestion d’inventaire est indispensable pour assurer une bonne gestion des stocks de l’entreprise.
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L’inventaire vous permet d’avoir une vue globale de votre matériel. Ainsi, vous pouvez suivre le cycle de vie de ce dernier afin de planifier des maintenances préventives pour assurer sa durabilité.
Un logiciel de gestion d’inventaire est capable de de voir si le matériel est dormant / inutilisé. Cela permet de pouvoir faire des roulements de matériel afin que l’usure physique liée à leurs utilisations soit égale pour l’amortissement.
La mise en œuvre d’un inventaire nécessite une bonne organisation. L’établissement de certaines règles peuvent être nécessaire pour s’assurer de faire un bon inventaire matériel et pour éviter de faire des erreurs.
Un document Excel n’est pas suffisant pour tenir efficacement un inventaire, puisqu’il ne tient pas un historique précis du stock.
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Une gestion et un suivi efficaces du par matériel btp et chantier sont essentiels à la réussite des projets de construction. La complexité et le risque élevé associés à ces actifs font qu’il est essentiel de mettre en œuvre les meilleures pratiques pour leur gestion et leur maintenance.
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