6 questions à se poser pour choisir une solution de gestion d’inventaire

Publié le 17 mars 2023

Temps de lecture : 4 minutes

Si vous êtes à la recherche d’une nouvelle solution de gestion d’inventaire, vous devez vous poser quelques questions avant de prendre une décision. Comment pouvez-vous évaluer vos options pour vous assurer que vous obtenez le meilleur outil possible ? 

Voici les 6 questions à se poser pour choisir une solution de gestion d’inventaire:

Question importante pour une solution d'inventaire ?

1. Quel est votre budget ?

Un logiciel de gestion d’inventaire vous assure d’une disponibilité de votre matériel / stock afin que vos employés puissent être outillés pour bien faire leur travail.

Mais avant de commencer à examiner les différentes options, il est important de déterminer le budget que vous souhaitez consacrer à cette solution. Il est important de prendre le temps d’évaluer le coût des solutions, et leurs bénéfices pour votre entreprise.

Investir dans un système de gestion d’inventaire peut représenter une dépense supplémentaire, mais en fin de compte il faut penser aussi au retour sur investissement que cela peut apporter. Quelques exemples à considérer :

  1. Perte / vol de matériel
  2. Achat / Rachat de matériel en double
  3. Perte de productivité suite à un manque de matériel / stock
  4. Temps consacré à la recherche de matériel sur des solutions non adaptées (Excel)

À considérer que la perte / vol d’un seul matériel peut déjà rentabiliser une année de licence avec Hector. Faites le test vous-même sur notre Calculateur de retour sur investissement.

2. Est-il facile à utiliser ?

Un système de gestion d’inventaire permet d’accroître votre productivité et de simplifier vos opérations, ce qui se répercute finalement sur la rentabilité.

La meilleure solution de gestion d’inventaire est celle qui réduit le temps de votre équipe à chercher du matériel, et facilite leur travail au quotidien. En d’autres termes, vous voulez que votre équipe puisse accéder facilement et intuitivement à la solution de gestion d’inventaire que vous avez choisie.

De plus, il est important de faire affaire avec une entreprise de gestion d’inventaire qui est réactive et qui propose un accompagnement pour implanter la solution. Il ne faut pas négliger la formation de vos équipes, pour qu’ils puissent mieux adopter votre projet !

3. Qui est responsable de quoi ?

Définir les responsables pour la gestion d'inventaire

Avant de choisir une solution de gestion d’inventaire, il est important de mettre en place une structure organisationnelle efficace. Il est essentiel que vous sachiez quelle est la responsabilité de chaque membre de votre équipe. Êtes-vous responsable de toutes les opérations relatives à la gestion d’inventaire ? Ou certains aspects sont-ils hors de votre champ d’action ?

L’objectif est d’avoir une solution avec une vue personnalisée aux actions de chaque utilisateur, et surtout une solution collaborative ! Évitez le partage de licence entre collaborateurs, et privilégiez les solutions en licences illimitées.

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4. La solution s’intègre-t-elle à d’autres systèmes ?

La plupart des entreprises utilisent plus d’un type de logiciel ; par exemple, vous pouvez avoir un logiciel de comptabilité, des solutions de rapport et d’analyse de données (Power BI). Il est alors important de s’assurer que votre logiciel de gestion d’inventaire s’intègre aux autres systèmes de votre entreprise.

L’intégration peut également contribuer à réduire les erreurs en empêchant la création d’entrées en double dans toute votre solution. Par exemple, si un article est commandé à partir d’un système, puis réceptionné dans un autre logiciel, et finalement sorti dans un dernier, il faut que la communication se fasse du début à la fin. Votre service de comptabilité appréciera le suivi des immobilisations et des amortissements.

Dans l’ensemble, lorsque vous choisissez un logiciel de gestion d’inventaire pour votre entreprise, assurez-vous que toute solution potentielle peut s’intégrer de manière transparente aux applications existantes afin d’éviter tout problème.

5. Votre solution de gestion d’inventaire est-elle optimisée pour votre entreprise ?

Vous devez vous assurer que le système de gestion d’inventaire que vous utilisez est adapté ou adaptable à votre entreprise. Il s’agit d’un concept assez simple, mais il est souvent négligé. Si vous utilisez un logiciel qui n’est pas adapté à votre processus d’entreprise ou à vos usages, il finira par ne plus être utilisé par vos collaborateurs. Par exemple, Excel n’est pas un outil collaboratif et ne déclenche pas d’alerte, votre classeur va vite se retrouver dépassé, et les informations erronées.

Autre exemple, un logiciel de gestion de bibliothèque est trop formaté pour des livres, et n’est pas suffisamment flexible pour ajouter des outils, de l’informatique ou du matériel audiovisuel.

Assurez-vous donc que le logiciel choisi répond réellement à vos besoins dépendamment du secteur dans lequel vous œuvrez.

6. Quels critères pour votre solution de gestion d’inventaire ?

Il existe de nombreuses caractéristiques que vous pouvez rechercher dans votre solution de gestion d’inventaire. Outre la facilité d’utilisation et la compatibilité avec d’autres systèmes au sein de votre entreprise, il existe deux autres points auxquels vous devez prêter une attention particulière :

Sécurité

Vos données sont-elles protégées contre les cybermenaces et autres attaques ? Le logiciel intègre-t-il une protection antivirus ? Comment gère-t-il les mots de passe ? Les utilisateurs non autorisés ont-ils la possibilité d’accéder à des informations sensibles ?
Ce sont toutes des questions que vous devez vous poser, à vous et à votre équipe, avant de prendre la décision d’acquérir la solution de gestion d’inventaire que vous souhaitez.

Précision

Dans quelle mesure le logiciel est-il précis dans le suivi de vos données d’inventaire ? Garde-t-il la trace de tous vos produits, ou seulement de certains d’entre eux ? (code-barres, étiquetage, balayage…) Y a-t-il des moyens par lesquels il pourrait causer des inexactitudes ?

Conclusion

La solution de gestion d’inventaire que vous choisissez doit être compatible et adaptable à vos processus actuels d’entreprise.

Ne repoussez pas votre projet de gestion d’inventaire, le statu quo est votre ennemi dans l’amélioration de vos processus. Prenez le temps d’établir un cahier des charges de vos attentes, et rencontrez notre équipe pour valider votre projet de gestion d’inventaire !

Rencontrez notre équipe pour discuter de comment Hector peut vous accompagner dans votre projet ici.