L’inventaire est une tâche importante que chaque entreprise doit effectuer au moins une fois par année afin de vérifier la quantité de ses stocks. Sa réalisation a un impact direct sur les décisions financières futures de l’entreprise.
L’inventaire consiste à identifier et à compter les stocks d’une entreprise en plus de dresser un portrait de sa situation financière. Elle permet d’avoir une visibilité globale du matériel que possède votre entreprise et d’identifier s’il y a des écarts entre les quantités théoriques et les quantités réelles.
Dépendamment de l’entreprise, l’inventaire peut se faire selon différentes fréquences. Certains privilégient une fréquence plus régulière tandis que d’autres se contentent d’une fois par année. Aussi, il est important de choisir par exemple entre un inventaire permanent ou intermittent, en fonction de ce qui convient le mieux pour les besoins de votre entreprise.
Au Canada, les entreprises doivent faire un inventaire annuel avant la fin de l’année fiscale. Cela consiste à « dresser la liste des produits détenus en vue de les vendre. Si vous êtes un fabricant, vous devez inclure les matières premières, les matériaux d’emballage, les fournitures, les travaux en cours (les biens et les services qui ne sont pas achevés à la fin de votre exercice) et les produits finis que vous avez en main ». Nous vous conseillons de vous renseigner sur les réglementations dans votre pays.
Cette démarche permet ensuite de calculer le coût des marchandises vendues ainsi que le revenu net de l’entreprise pour pouvoir produire la déclaration d’impôt. Une bonne gestion d’inventaire est primordial pour réduire la complexité de sa déclaration de fin d’année.
Faire un inventaire sur une base régulière peut vous permettre de découvrir s’il y a des écarts entre la quantité théorique et la quantité physique. En cas de différence entre les deux quantités, il faut se poser des questions afin de découvrir s’il est possible qu’il y ait eu des vols ou bien s’il s’agit de pertes.
Cela vous permettra également d’avoir un certain contrôle sur votre matériel et d’éviter de perdre de l’argent en achetant du matériel inutilement. Par exemple, vous achetez un ordinateur pour votre nouvel employé. Si vous aviez regardé dans votre logiciel de gestion d’inventaire vous auriez pu savoir que vous en aviez un de libre et ainsi éviter de dépenser inutilement. Un logiciel de gestion d’inventaire est indispensable pour assurer une bonne gestion des stocks de l’entreprise.
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L’inventaire vous permet d’avoir une vue globale de votre matériel. Ainsi, vous pouvez suivre le cycle de vie de ce dernier afin de planifier des maintenances préventives pour assurer sa durabilité.
Un logiciel de gestion d’inventaire est capable de de voir si le matériel est dormant / inutilisé. Cela permet de pouvoir faire des roulements de matériel afin que l’usure physique liée à leurs utilisations soit égale pour l’amortissement.
La mise en œuvre d’un inventaire nécessite une bonne organisation. L’établissement de certaines règles peuvent être nécessaire pour s’assurer de faire un bon inventaire matériel et pour éviter de faire des erreurs.
Un document Excel n’est pas suffisant pour tenir efficacement un inventaire, puisqu’il ne tient pas un historique précis du stock.
Hector vous permet de réaliser votre inventaire correctement en plus de pouvoir accéder rapidement aux caractéristiques et à l’historique de vos actifs à tout moment. Le logiciel est simple à utiliser et peut avoir un impact réel sur les résultats de votre entreprise.
Les normes ISO sont des normes internationales qui indiquent les meilleures procédures à suivre pour certains secteurs d’activité.
Ces normes concernent autant la manière de concevoir un produit, que la gestion des processus et du matériel.
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L’importante tâche de la gestion de matériel au sein des organisations ne se réalise pas toujours de façon optimale. La plupart des entreprises distribuent leur inventaire à l’interne sans systématiquement mettre à jour de statut, puis le matériel est redistribué entre les employés selon les demandes, et ainsi de suite.
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Qu’est-ce que l’identification de matériel?
C’est simple, cela consiste à attribuer un identifiant unique à des biens matériels, vous permettant de recenser au même endroit l’ensemble des informations concernant les biens physiques que possède votre organisation.
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