Vous cherchez une solution simple, mais puissante pour automatiser le prêt de livres ou de matériels scolaires. Que ce soit pour optimiser les opérations internes de votre établissement scolaire ou pour diminuer les efforts humains, la solution la plus souvent utilisée est le logiciel de gestion des bibliothèques SIGB.
De ses fonctionnalités à ses limitations, voyons si cette solution vous permettra de gérer efficacement vos tâches quotidiennes et de maximiser vos ressources.
Définition d’une solution SIGB
Un logiciel SIGB signifie en fait un système de gestion de bibliothèque. Nous parlons donc d’une solution conçue pour automatiser des processus lourd au sein d’une bibliothèque (gestion des enregistrements des livres….). Les outils de gestion de bibliothèque servent à faciliter la tâche d’un documentaliste ou d’un bibliothécaire.
Pourquoi s’en procurer un?
Pour vos bibliothécaires ou vos documentalistes! Un système de gestion de bibliothèque leur permettrait de maintenir les ressources de votre bibliothèque de manière plus opérationnelle, ce qui contribuera à leur faire gagner du temps.
Une solution SIGB permet de:
- Réduire la paperasse manuelle.
- Garder une trace constante de la disponibilité de tous les livres.
- Mettre à jour les informations des livres, gérer la disponibilité et enregistrer les livres.
- Économiser du temps et des efforts humains.
- Rechercher facilement les livres pour un étudiant.
Gérer sa bibliothèque avec Koha… Quels sont les autres logiciels?
L’un des logiciels les plus utilisés en éducation pour les bibliothèques et les équipements est Koha. Ce SIGB est libre et open source au développement communautaire, ce qui veut dire que la licence du code source permet à quiconque de lire, modifier ou redistribuer ce logiciel. Ainsi, plusieurs développeurs, répartis partout dans le monde, participent à la création, l’amélioration et l’évolution du logiciel Koha.
Il existe plusieurs autres logiciels de gestion de bibliothèque payant ou gratuit comme Waterbear, PMB, NewGenLib, Co-Libris. Ils sont souvent Cloud, ce qui veut dire qu’ils peuvent être utilisés n’importe où tant que vous avez une connexion internet. Leurs modules destinés à l’informatisation de tâches spécifiques aux bibliothèques permettent le catalogage, la gestion des usagers, un catalogue en ligne et la configuration de prêt.
Quelles sont les limites d’un logiciel de gestion de bibliothèque ?
La limite est franchie lorsque vous prêtez également d’autres types d’équipements. Ces logiciels ne sont pas conçus pour répondre aux besoins d’un centre de prêt d’équipements. Ainsi vous allez rencontrer plusieurs limites dans votre logiciel d’inventaire de bibliothèque.
Les fonctions sont inadéquates pour les prêts de matériels
Le prêt de matériel et celui de livres sont deux mondes différents. Les besoins d’une bibliothèque et d’un centre de prêt ne sont donc pas les mêmes. Les systèmes de gestion de bibliothèque n’offrent pas les paramètres essentiels et nécessaires pour la réservation de prêt de matériel. De plus, certains SIGB ne permettent pas aux étudiants de réserver à distance.
Pour un centre de prêt, l’inventaire est un facteur important qui n’est pas du tout intégré avec une solution SIGB. En plus, pour ne pas faciliter la chose, l’accès est restreint à un seul utilisateur. Le magasinier est donc souvent le seul à posséder le savoir nécessaire pour employer ce système.
Tout repose sur les épaules du magasinier
Alors qu’on ne leur a pas demandé leurs avis, les magasiniers sont souvent forcés de travailler avec un logiciel de bibliothèque pour leur gestion de prêt d’équipements. Comme les systèmes de gestion de bibliothèques ne sont pas conçus pour gérer autre chose que des livres, le travail du magasinier n’en sera pas facilité.
Il devra donc travailler plus fort pour contourner les fonctions du logiciel afin d’arriver à accomplir ce dont il a besoin. En plus de risquer de créer des irritants et des frustrations chez votre magasinier, vous êtes dépendant de lui.
Puisqu’il est le seul sachant comment utiliser le logiciel pour parvenir à ses fins, vous ne pourrez pas vous passer de lui. S’il tombe malade, part en vacances ou vous remet sa démission (peut-être même en raison de ses frustrations liées au SIGB), vous aurez de la difficulté à continuer à offrir votre service avec le système mis en place.
Quelle alternative pour la gestion de bibliothèque ?
En prolongeant un logiciel de gestion de bibliothèque à un service de prêt de matériel, vous constaterez assurément des limitations. Cependant, vous vous direz que vous avez déjà ce logiciel et que vous n’avez pas de budget à consacrer pour la gestion des prêts d’équipements.
Un changement est souvent perçu comme facultatif et coûteux. Cette réflexion ne prend jamais en compte les avantages (monétaires et temporels) que la nouvelle solution pourrait engendrer. Une autre option qui s’offre à vous est un logiciel de gestion d’inventaire et de prêt de matériel.
Au plus grand bonheur de votre magasinier, ce type de logiciel permet d’indiquer plusieurs paramètres importants lors de la création des fiches des équipements. Ils peuvent toucher aussi bien à l’équipement en question (image, documents, fréquence d’entretien, durée de vie), tout comme être associées au système de prêts et réservation (horaire de prêt par item, durée de réservation maximale par item), ce qui peut être très utile pour limiter automatiquement les prêts des étudiants.
Quelques fonctions qui font toute la différence :
- Bloquer les prêts d’un étudiant;
- Récurrence des prêts pour le personnel;
- Kit d’équipement;
- Calendrier des réservations;
- Générer des rapports de prêts.
Ainsi, il est préférable d’utiliser les solutions SIGB que pour les bibliothèques. Si vous avez un centre de prêt de matériel, considérez un logiciel de prêt d’équipements. Vous simplifierez considérablement la vie de votre magasinier. Notre solution Hector a plusieurs avantages à vous offrir qu’un logiciel de gestion de bibliothèque ne peut égaler.