Vous cherchez une solution simple, mais puissante pour automatiser le prêt de livres ou de matériels scolaires. Que ce soit pour optimiser les opérations internes de votre établissement ou pour diminuer les efforts humains, la solution la plus souvent utilisée est le logiciel de gestion de bibliothèque SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèque).
De ses fonctionnalités à ses limitations, voyons si cette solution vous permettra de gérer efficacement vos tâches quotidiennes et de maximiser vos ressources. Ce type de logiciel est largement utilisé en France, aussi bien dans les bibliothèques municipales, les centres de documentation, que les médiathèques et bibliothèques spécialisées.
Définition d’un système SIGB
Un SIGB, ou Système Intégré de Gestion de Bibliothèque, est un logiciel métier conçu pour automatiser les processus lourds au sein d’une bibliothèque : gestion documentaire, catalogage, gestion des prêts, mises à jour des notices, gestion des abonnements, ou encore suivi des usagers.
Ces outils de gestion permettent aux bibliothécaires et documentalistes de centraliser les données dans une base de données unique. Ils facilitent le catalogage selon les normes MARC et UNIMARC, utilisées notamment dans les systèmes bibliographiques européens. La gestion des contenus numériques, aussi appelée gestion de contenu, est également prise en charge par certains SIGB modernes, notamment pour les bibliothèques numériques.
Pourquoi se procurer un logiciel de gestion de bibliothèque ?
Pour vos bibliothécaires, vos documentalistes ou votre responsable de centre de documentation ! Un logiciel de gestion de bibliothèque avec code-barres leur permettrait de maintenir les ressources documentaires de manière opérationnelle. Ils peuvent ainsi gérer les stocks, les prêts et les retours, mettre à jour les fiches via des interfaces conviviales, ou encore automatiser l’archivage des documents.
Un SIGB permet de :
- Réduire la paperasse manuelle ;
- Garder une trace constante de la disponibilité des documents ;
- Gérer les abonnements et les mises à jour des notices bibliographiques ;
- Rechercher facilement les livres via un OPAC (Online Public Access Catalog) ;
- Offrir des services évolués grâce à des moteurs de recherche intégrés ;
- Gagner un temps précieux sur les tâches répétitives.
Gérer sa bibliothèque avec Koha… Quels sont les autres logiciels?
L’un des logiciels les plus connus dans le monde des logiciels libres est Koha. Ce SIGB open source offre une grande flexibilité grâce à sa communauté mondiale d’éditeurs de logiciels. Koha propose de nombreuses fonctionnalités avancées : catalogage UNIMARC, gestion des utilisateurs, génération de rapports, ou encore intégration avec les réseaux sociaux pour faciliter la communication avec les usagers.
Parmi les autres types de logiciels disponibles sur le marché en France, on retrouve PMB, Waterbear, NewGenLib, Co-Libris ou encore des solutions proposées par BibLibre. La majorité de ces solutions sont disponibles en SaaS, compatibles avec Windows et d’autres systèmes d’exploitation.
Quelles sont les limites d’un logiciel de gestion de bibliothèque ?
Bien que puissant, un SIGB présente des limites, surtout lorsqu’il s’agit de prêter autre chose que des livres. Les bibliothèques publiques ou universitaires ont des besoins bien définis, mais pour un centre de prêt de matériel, ces logiciels ne sont souvent pas adaptés.
Fonctions inadéquates pour les prêts de matériel
Les SIGB ne permettent pas toujours de gérer les paramètres nécessaires à la gestion des équipements : durée de réservation, conditions d’emprunt, rappels automatisés, ou encore création de kits d’équipements. L’interface est souvent pensée pour les bibliothèques physiques, sans flexibilité pour d’autres usages.
De plus, l’inventaire n’est pas toujours intégré de manière efficace, et l’usage peut être limité à un seul utilisateur, en l’occurrence, le magasinier. Cela entraîne une dépendance, et parfois, de la frustration.
Une lourde charge pour le magasinier
Les magasiniers doivent souvent contourner les fonctions du logiciel pour parvenir à gérer les prêts de matériels. Cela alourdit leurs tâches, et peut créer un risque opérationnel en cas d’absence ou de départ.
Les magasiniers sont souvent forcés de travailler avec un logiciel de bibliothèque pour leur gestion de prêt d’équipements. Comme les systèmes de gestion de bibliothèques ne sont pas conçus pour gérer autre chose que des livres, le travail du magasinier n’en sera pas facilité.
Il devra donc travailler plus fort pour contourner les fonctions du logiciel afin d’arriver à accomplir ce dont il a besoin. En plus de risquer de créer des irritants et des frustrations chez votre magasinier, vous êtes dépendant de lui.
Puisqu’il est le seul sachant comment utiliser le logiciel pour parvenir à ses fins, vous ne pourrez pas vous passer de lui. S’il tombe malade, part en vacances ou vous remet sa démission (peut-être même en raison de ses frustrations liées au SIGB), vous aurez de la difficulté à continuer à offrir votre service avec le système mis en place.
Quelle alternative au logiciel de gestion de bibliothèque ?
Il est tentant de vouloir prolonger un SIGB pour gérer des prêts de matériel, mais cela ne fait qu’accentuer les limites de ce type de solution. Il est donc préférable de dissocier les outils, en optant pour une solution spécialisée dans la gestion de l’information, l’inventaire, et le prêt d’équipements.
Au plus grand bonheur de votre magasinier, ce type de logiciel avec code barre permet d’indiquer plusieurs paramètres importants lors de la création des fiches des équipements. Ils peuvent toucher aussi bien à l’équipement en question (image, documents, fréquence d’entretien, durée de vie), tout comme être associées au système de prêts et réservation (horaire de prêt par item, durée de réservation maximale par item), ce qui peut être très utile pour limiter automatiquement les prêts des étudiants.
Un logiciel comme Hector, par exemple, propose une alternative performante avec :
- Une gestion par codes-barres pour tous les types d’équipements ;
- La planification de l’entretien ou de la fin de vie des articles ;
- Le blocage automatique de certains prêts (étudiant ou personnel) ;
- Kit d’équipement ;
- Un calendrier de réservations intégré ;
- Récurrence des prêts pour le personnel ;
- Des rapports détaillés et exports personnalisables.
Ainsi, il est préférable d’utiliser les solutions SIGB que pour les bibliothèques. Si vous avez un centre de prêt de matériel, considérez un logiciel de prêt d’équipements. Vous simplifierez considérablement la vie de votre magasinier.
Notre solution Hector a plusieurs avantages à vous offrir qu’un logiciel de gestion de bibliothèque ne peut égaler.
Conclusion
Les SIGB sont des outils formidables pour les bibliothèques, mais inadaptés dès qu’il s’agit de gérer des prêts hors du cadre classique du livre. Pour les établissements en France ou dans un contexte bilingue (française, anglais), la prise en compte des besoins spécifiques des centres de documentation, bibliothèques numériques, ou médiathèques est essentielle.
Si vous êtes à la recherche d’une solution adaptée à vos besoins spécifiques, qu’ils concernent la gestion des connaissances, l’archivage, ou encore l’interopérabilité avec des systèmes existants, n’hésitez pas à nous contacter. Nous vous aiderons à choisir le type de logiciel le plus adapté à votre contexte.
