Pour une entreprise ou une organisation, les dépenses associées aux achats de licence de logiciels constituent environ 20% du budget total des dépenses au cours d’une année. Il est important de veiller constamment à la bonne utilisation de ces logiciels actifs pour s’assurer que chaque dollar investi est utilisé de la bonne façon.
Définition de Software Asset Management :
La gestion des actifs logiciels ou Software Asset Management (SAM) en anglais, se traduit par le processus qui permet l’optimisation, la gestion et la protection des logiciels, tout au long de leur cycle de vie, dans une entreprise ou une organisation.
Qu’est-ce que le cycle de vie d’un logiciel :
Le cycle de vie d’un logiciel est généralement composé de 5 phases :
- Planification : prise de besoin concernant l’achat d’un logiciel et veille du marché pour comparer les coûts et établir un budget.
- Acquisition : achat des licences des logiciels et du matériel nécessaire.
- La mise en service : déploiement des logiciels aux utilisateurs. Il est important de bien lire le contrat de licence et le guide d’installation.
- L’entretien des logiciels : suivi des licences, des mises à jour, de la maintenance et tous autres éléments nécessaires pour garantir le fonctionnement du logiciel le plus longtemps possible.
- La fin de vie : peut être lié à plusieurs raisons, par exemple, lorsqu’un logiciel ne répond plus au besoin de l’entreprise et qu’il faut le remplacer et rompre le contrat de licence.
Les impacts d’une mauvaise gestion de vos actifs
Ne pas savoir comment faire la gestion des actifs amène son lot de risques pour une entreprise. Il est important de lire le contrat légal de vos licences. Sans le savoir, vous pourriez faire une utilisation d’un logiciel de manière frauduleuse comme :
- Oubli d’un renouvellement d’une licence
- Utilisation non conforme
- Utilisation multiple d’une licence limitée à un utilisateur
En cas d’audit, cette mauvaise utilisation peut vous exposer à une amende, ce qui engendrerait des pertes économiques, en plus de ternir l’image de votre entreprise. De plus, si vous n’effectuez aucun suivi de vos actifs, il se peut que vous investissez dans des licences qui sont sous-utilisées par vos employés.
Pour éviter les amendes et veiller à la bonne gestion de votre parc informatique, voici quelques recommandations :
- Suivez l’évolution de votre parc informatique grâce à l’utilisation d’un logiciel de contrôle d’inventaire
- Sensibiliser vos employés aux risques des utilisations de logiciel non conforme
- Soyez proactif et réaliser des veilles annuelles des éditeurs vulnérables
Si vous souhaitez en apprendre davantage, venez lire notre guide de conformité en cas d’audit logiciel. Il y a moyen de mieux contrôler ses logiciels actifs afin d’éviter d’arriver à ce type de problèmes.
Pourquoi faire l’utilisation d’un logiciel SAM ?
Un logiciel SAM vous permettra de faire un suivi en temps réel. Voici trois raisons liées à l’utilisation d’un logiciel de gestion d’actifs, qui ne vous fera pas hésiter plus longtemps.
1. Pour vous assurez des règles légales d’utilisation de vos logiciels.
Utiliser un logiciel de manière non conforme peut être extrêmement coûteux pour une entreprise. Vous pouvez utiliser un logiciel SAM pour afficher les guides d’utilisation et les règles de conformités légales, pour que vos utilisateurs sachent exactement ce qu’une licence permet de faire ou non.
Cela vous permettra également de veiller à ce que vos employés utilisent les logiciels de façon optimale.
2. Pour entretenir le cycle de vie des licences
Avec un logiciel de gestion des actifs, vous garderez chaque trace de vos actions dès l’acquisition de la licence, jusqu’à la fin de vie de celle-ci. Vous pourrez les repérer rapidement et voir exactement qui les utilise.
En prenant soin de faire les mises à jour de vos logiciels et de remplacer le matériel désuet au bon moment, vous augmenterez leur durée de vie.
3. Pour gagner du temps et faire des économies.
L’historique des actions posées avec vos logiciels vous permettra assurément de mieux analyser vos prochains achats. Lorsqu’il n’y a pas une bonne gestion des actifs, il se peut que vous perdiez le fil à savoir quelles licences répondent vraiment à vos besoins ou non.
Vous pourrez adapter vos futures commandes en fonction des logiciels qui sont les plus sollicités par vos employés et renouveler si nécessaire. Vous optimisez votre investissement en évitant de dépenser pour des logiciels qui pourraient être inutiles.
En sachant exactement quand auront lieu les mises à jour ou le renouvellement de certaines licences, vous pourrez mieux planifier votre budget en conséquence. L’utilisation d’un logiciel SAM vous permettra aussi de voir le coût total attribué par année aux achats et aux renouvellements de vos licences.
Que faire avec votre licence lorsqu’un employé quitte ses fonctions ?
D’abord, assurez-vous de bien lire les règles de conformité en lien avec les transferts de licences de vos logiciels, pour ne pas risquer d’avoir une amende. Il est aussi important de lire les guides d’utilisation à ce sujet afin de ne pas risquer de réduire la durée de vie du logiciel en effectuant une mauvaise manœuvre.
Si votre logiciel est sous un abonnement, vous avez simplement à suivre les procédures d’installations qui sont fournies au départ et faire l’installation sur un autre ordinateur. Il faut vérifier que le nombre maximal d’installations de licences par ordinateur n’est pas atteint.
Si votre logiciel n’est pas sous un abonnement, il est possible que vous ayez besoin d’avoir recours à un utilitaire pour transférer d’un ordinateur à l’autre les informations d’installation.
Simplement noter sur un bout de papier la date d’achat de vos licences ne suffit pas pour aider à bien gérer vos logiciels.
Avec un logiciel de gestion des actifs, vous n’aurez plus à vous soucier de retenir les dates d’achats, de mise à jour ou d’échéance. Le logiciel gardera toutes ses informations pour vous. Ne perdez pas plus temps, essayez-le dès aujourd’hui.
Si vous souhaitez en apprendre davantage, venez lire notre guide de conformité en cas d’audit logiciel. Il y a moyen de mieux contrôler ses logiciels actifs afin d’éviter d’arriver à ce type de problèmes.
