Pour une entreprise, il est très important d’effectuer un suivi des licences de ses logiciels. Lorsqu’une entreprise fait une utilisation non conforme de ses licences, elle risque d’être mise à l’amende, ce qui peut couter très cher. Autant pour le portefeuille, que pour l’image de l’entreprise.
En tant qu’employeur, vous vous dites sûrement, mais comment les fournisseurs peuvent-ils savoir si j’utilise une licence correctement ou non?
La réponse à cette question est simple, c’est ce qu’on appelle un audit logiciel.
L’audit logiciel, c’est lorsqu’une personne procède à la vérification de l’usage de l’ensemble des licences dans une entreprise. Dans ce cas-ci, le fournisseur recommande qu’un audit logiciel soit effectué par une personne impartiale, soit un éditeur externe. Cette personne se chargera de demander à l’entreprise de lui fournir les accès pour qu’ils puissent valider certaines informations pour la conformité.
La personne responsable d’effectuer l’audit portera une attention particulière sur l’utilisation des logiciels par l’entreprise. À savoir si le nombre de licences utilisé est conforme au nombre de licences acheté, et bien sûr, si les contrats ont bien été respectés.
L’exécution d’un audit de logiciel est un processus très exigeant, qui peut entraîner des coûts qui sont, pour la plupart du temps, imprévus dans les budgets d’une entreprise. C’est aussi pourquoi les audits de logiciel sont également une excellente source de revenus pour les fournisseurs de licences.
D’abord, ne vous inquiétez pas, il est très rare qu’un fournisseur n’avise pas une entreprise de sa visite pour effectuer un audit logiciel. Vous pourrez donc, dans la mesure du possible, bien vous préparer.
La personne responsable d’effectuer l’audit sera amenée à vous présenter les différentes étapes du processus. Ils procéderont ensuite à la collecte de données.
C’est après cette étape qu’un bilan sera fait auprès de l’entreprise.
Si au terme de l’audit, le fournisseur remarque que votre entreprise fait une utilisation non conforme d’une licence, il pourrait vous envoyer une facture pour compenser.
N’ayez pas peur, ce n’est pas tous les fournisseurs qui vous envoient directement une requête juridique à la suite d’un audit.
Il est souvent possible de trouver un terrain d’entente, qui évitera à votre entreprise d’entamer des procédures juridiques et par le fait même d’éviter plusieurs dépenses.
Autant pour le premier audit que pour les prochains, une entreprise doit être bien préparée à recevoir la visite d’un éditeur pour superviser l’utilisation des logiciels. C’est pourquoi plusieurs engagent des fournisseurs externes pour que ceux-ci procèdent à un audit interne pour avoir un accompagnement dans la gestion du parc informatique.
Cette manière permet aux entreprises de se libérer l’esprit et de savoir s’ils sont entièrement conformes avant qu’un audit logiciel soit effectué par le vrai fournisseur de leur licence. Montrez-leur que vous êtes prêts et que vous savez comment utiliser vos licences.
Il est très important d’impliquer les employés dans ce processus. Ils doivent savoir comment les logiciels fonctionnent.
Les employés doivent être au courant de ce que le logiciel leur permet de faire ou non. C’est l’ensemble de l’entreprise qui doit veiller à ce qu’un chacun ait une utilisation conforme des logiciels.
L’utilisation d’un Software Asset Management (SAM) est la meilleure façon de vous préparer. Un logiciel de gestion de vos actifs logiciels vous permettra de mieux gérer vos licences. Vous pourrez constamment garder un œil sur les dates de renouvellement de contrat de licence, ainsi que sur les mises à jour.
Ne manquez plus aucun paiement, car vous aurez tous les contrats de vos licences au même endroit. Vous retrouverez aussi les dates d’échéance et les modalités de paiement. Vous pourrez ainsi mieux gérer votre budget, en plus de voir qu’elles sont les licences de logiciels qui sont le plus favorable à votre entreprise.
Soyez proactif.
N’hésitez pas à faire des audits de logiciels internes au cours d’une année pour être sûr d’éviter d’être pénalisé en raison d’une mauvaise utilisation de licence.
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