Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d'inventaire événementiel ?
Un logiciel de gestion d’inventaire événementiel permet de suivre et de gérer l’équipement tout au long de son cycle de vie, de l’achat à la maintenance et au remplacement. Il centralise tout le matériel nécessaire aux conférences, expositions et productions en direct, en garantissant sa disponibilité et son état, tout en surveillant les stocks, le check-in / check-out et la gestion des entrepôts.
Hector permet de localiser chaque équipement, d’automatiser les notifications de maintenance et de garantir que tout le matériel est prêt pour la production. Vos équipes disposent d’une plateforme unique pour gérer les actifs sur plusieurs projets, du bon de commande à la planification de l’événement, avec des outils comme les codes-barres, les QR codes et l’application mobile, particulièrement utiles sur le terrain.
Tout ce dont vous avez besoin
Suivi des actifs
Visualisez en un coup d'œil tous vos actifs matériels et logiciels, avec un outil flexible qui s'adapte à vos besoins.
Prêt de matériel
Automatisez les entrées et sorties de matériel et suivez vos prêts et locations en toute clarté.
Application mobile
Accédez à Hector partout : suivez vos actifs, scannez vos items et réservez du matériel en toute sécurité.
Génération de rapports
Fini les rapports manuels. Générez vos inventaires et audits de matériel en quelques clics.
Notifications et rappels
Soyez alerté automatiquement dès qu'une action, un retour en retard ou une maintenance vous attend.
Sécurité des données
Vos informations sensibles sont protégées et conservées dans un environnement hautement sécurisé.
Codes-barres & QR
Générez et scannez codes-barres et QR codes pour suivre vos actifs rapidement et sans erreur.
Inventaire RFID
Identifiez vos actifs par radiofréquence (RFID) : fini les saisies manuelles et le temps perdu en inventaire.
Voir les autres fonctionnalités
Synchronisation des utilisateurs
Importez vos employés, étudiants ou clients pour qu'ils accèdent à Hector et agissent en autonomie.
Identifiant unique (SSO)
Connectez-vous en un instant grâce à l'authentification unique, sans ressaisir vos identifiants à chaque fois.
Gestion des opérations
Pilotez vos actions quotidiennes : approvisionnements, préparation, livraison et réparation de votre matériel.
Solution Cloud
Votre inventaire hébergé dans le Cloud, synchronisé et accessible à tout moment, où que vous soyez.
Rapprochement d'inventaire
Comparez votre inventaire réel à vos données Hector, repérez les écarts et fiabilisez vos stocks rapidement.
Module Iris
Associez vos QR codes à des actions précises et déclenchez création, déplacement ou consommation en un seul scan.
Module de comptabilité
Centralisez factures et paiements dans Hector : modèles, documents et suivi clair de vos transactions.
Bons de transfert
Déplacez vos équipements entre magasins et sites, avec une traçabilité complète de chaque transfert.
Bons de commande
Commandez auprès de vos fournisseurs, réceptionnez le matériel et saisissez les numéros de série dès réception.
Bons de réquisition
Vos utilisateurs demandent du matériel depuis un catalogue et vous suivez chaque demande jusqu’à sa livraison.
Bons de travail
Planifiez et suivez les interventions sur vos équipements, de la demande à la clôture.
Maintenance
Planifiez la maintenance préventive par sous-catégorie ou par actif, avec une alerte avant chaque échéance.
Personnalisation
Adaptez champs, grilles, modèles d’e-mails et impressions pour qu’Hector épouse vos processus.
Intelligence artificielle
Générez des images de sous-catégories, classez les modèles importés et remplacez les références fabricant par des noms lisibles.
Taux de location
Appliquez automatiquement vos tarifs à l’heure, à la journée ou au mois sur chaque prêt, jusqu’à la facture.
Un logiciel conçu pour les professionnels de l'événementiel
Une visibilité en temps réel sur votre matériel
Suivez vos niveaux de stock et la disponibilité de vos actifs en temps réel. Vos équipes savent exactement de quel matériel elles disposent, et où.
Évitez les doubles réservations et les pertes
En réduisant la dépendance au suivi manuel, vos équipes se concentrent sur leurs projets, répondent aux attentes clients et évitent les doubles réservations comme les pertes de matériel.
Automatisez la maintenance et les retours
Automatisez les alertes d’entretien, les retours et les demandes de matériel afin d’optimiser vos flux de travail et de garder vos équipements opérationnels.
Gérez vos actifs sur plusieurs projets
Une plateforme centralisée pour gérer le matériel d’un projet à l’autre, du bon de commande jusqu’à la planification de l’événement.
Une solution complète, dans le Cloud
Gérez tout votre inventaire depuis une seule plateforme, accessible où que vous soyez, avant, pendant et après l’événement.
L'inventaire au bout des doigts
Scannez vos codes-barres ou QR avec un smartphone et faites l’inventaire directement depuis l’application, sur site comme à l’entrepôt.
Suivez tous les actifs de votre organisation
La plupart des logiciels d’inventaire ne suivent que des actifs prédéfinis. Hector, lui, vous laisse suivre exactement les actifs que vous voulez.
Au-delà du simple inventaire, vous suivez les prêts, les retours, la maintenance et le cycle de vie complet de votre matériel, sur un ou plusieurs sites. Tous les champs sont personnalisables : inventoriez votre parc événementiel exactement comme vous l’entendez.
- Scènes et podiums
- Éclairages
- Systèmes audio
- Écrans et vidéo
- Sièges et mobilier
- Décors et signalétique
- Structures et rigging
- Câbles et connectique
- Tentes et chapiteaux
- Groupes électrogènes
- Talkies-walkies
- Consommables et fournitures
Nos clients adorent Hector et le disent
⭐⭐⭐⭐⭐
« Hector est très pratique au quotidien pour la gestion du prêt de nos matériels. Et surtout une équipe dynamique et à l’écoute, c’est ce qui fait sa force. »
Fabrice Rioblanc
Responsable accueil sécurité et maintenance – Villa Arson Nice
⭐⭐⭐⭐⭐
« Hector a transformé notre façon de gérer l’inventaire et le suivi de nos outils et véhicules. Un gain de temps considérable, avec les infos en temps réel. Une différence majeure pour nous. »
Jimmy Castonguay
PDG – JC7 Construction
⭐⭐⭐⭐⭐
« Un très bon outil de gestion d’inventaire et de réservations en ligne pour nos étudiants. S.A.V et assistance nickels et réactifs. De belles perspectives de développement. »
Chloé Guillaumin
Responsable du centre de prêt – IHECS
Vos questions, nos réponses
Hector permet-il de gérer le matériel sur plusieurs événements à la fois ?
Oui. Assignez le matériel à chaque projet, suivez sa disponibilité et évitez les conflits de planning.
Peut-on éviter les doubles réservations de matériel ?
Oui. Hector affiche en temps réel ce qui est disponible, loué ou en maintenance, ce qui élimine les doubles réservations.
Peut-on suivre la maintenance et les retours de matériel ?
Oui. Automatisez les alertes d’entretien et de retour pour garder votre parc opérationnel.
Hector s'intègre-t-il à mes outils existants (CRM, gestion de projet…) ?
Oui. Nous proposons de nombreuses intégrations et l’accès à notre API ouverte.
Hector propose-t-il un inventaire par code-barres ou QR ?
Oui. Générez et scannez des codes-barres ou QR pour inventorier votre matériel en quelques secondes.
Puis-je tester Hector avant de m'engager ?
Oui, profitez d’un essai gratuit de 15 jours, sans engagement.
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