Logiciel de Gestion d’Inventaire Excel –
Est-ce dépassé ?

Publié le 17 mai 2019

Gestion obsolète de l'inventaire

Gérer et administrer des tâches complexes comme la gestion d’inventaire n’est pas chose simple, et encore moins avec un outil mal adapté, empêchant d’y parvenir. Parmi la liste des systèmes de gestion d’inventaire, Excel est souvent la solution que choisissent les entreprises, mais est-ce un choix judicieux ?

À quoi sert le contrôle de l’inventaire ?

Le contrôle des stocks ou suivi de l’inventaire est un procédé d’entreprise utilisé pour indiquer le volume des stocks à un moment précis et permet une traçabilité allant des matières premières jusqu’aux biens finis.

S’assurer de détenir le bon volume de stock au bon moment et au bon endroit est une composante d’un contrôle des stocks efficace, limitant les risques de ruptures de stock pouvant causer des pertes de revenus.

Afin de garantir la bonne gestion des stocks, l’inventaire doit être répertorié dans un système qui en indique la valeur et l’emplacement. Les systèmes de gestion des stocks, manuels et informatisés peuvent contenir les fonctionnalités suivantes :

avantages logiciel de gestion d'inventaire

  • Traçabilité fiable, rapide et précise de l’inventaire (Où se trouve l’actif ? Est-il en bon état ?)
  • Attribution des stocks (Qui en a la responsabilité ?)
  • Suivi du niveau des stocks (Alerte de seuil minimal)
  • Gestion des prêts à l’interne

L’Utilisation d’Excel dans la gestion de matériel

Certes, sans coûts supplémentaires il est possible d’implanter un système d’inventaire comme Excel qui est simple d’utilisation et rapide à mettre en place, mais rapidement Excel montrera ses limites avec un nombre d’actifs important, ainsi qu’en terme de fluidité et de fonctionnalités.

Inconvénients

Bien que ce soit un outil bureautique individuel efficace pour accomplir de nombreuses choses en entreprise, Excel présente de nombreux inconvénients lorsqu’il s’agit de gestion d’inventaire :

Partage d’information

Tout d’abord, il a une importante lacune au niveau du partage de l’information en quantité réelle entre les mises à jour. Pour chaque visualisation des données par les utilisateurs,la feuille doit être actualisée par le propriétaire, ce qui peut créer des décalages dans l’exactitude des données.

Partage d'information

Saisie de données manuelle

Sa saisie de données manuelle est source de grand potentiel d’erreur d’autant plus qu’elle est très longue, sans compter le tri et les modifications qui en découlent.

Saisie de données manuelle

Interface

Son interface peu évoluée rend l’affichage de l’information voulue très complexe avec la multiplication des colonnes et lignes de données présentes. Ceci empêche également d’avoir une vision globale de l’inventaire, incluant l’historique des mouvements. Il est alors difficile de suivre une tendance et de prendre des décisions éclairées.

Interface

Alertes

Son manque d’interactivité pose également problème. Les entreprises ne sont jamais à l’abri d’un risque de rupture des stocks et Excel ne permet malheureusement pas d’envoyer d’alerte indiquant qu’une commande doit être effectuée.

Alertes

Logiciel comptable

Excel n’est pas conçu pour interagir avec le logiciel comptable, obligeant chaque mouvement des stocks et opérations à être saisis.

Logiciel comptable

Alternatif d’Excel dans le suivi d’inventaire

En bref, Excel n’est pas la solution optimale pour une gestion et un suivi d’inventaire optimisé au sein de votre organisation. Il est plus judicieux de se tourner vers une option automatisée, et qui reste peu dispendieuse, comme Hector, notre logiciel de suivi et gestion de matériel.

Afin d’en savoir davantage, nous vous invitons à consulter notre article couvrant les bonnes pratiques et les bénéfices des logiciels de gestion d’inventaire ainsi que leur mise en place dans votre entreprise.