La gestion des installations est d’une importance capitale car elle garantit le fonctionnement efficace et efficient d’un bâtiment ou d’une installation 24h/24.
Le gestionnaire des installations assume des responsabilités importantes, car il doit non seulement veiller au bon déroulement des opérations et gérer les budgets avec compétence, mais aussi cultiver un environnement de travail qui favorise à la fois l’excellence opérationnelle et l’inclusion.
Quelles sont donc les meilleures pratiques des gestionnaires des installations pour garantir les meilleures performances parmi leurs concurrents ?
Selon l’IFMA, International Facility Management Association,
“La gestion des installations est une fonction organisationnelle qui intègre les personnes, les lieux et les processus au sein de l’environnement établi dans le but d’améliorer la qualité de vie des personnes et la productivité de l’activité principale.”
En d’autres termes, la gestion des installations fait référence à la gestion et à l’entretien professionnels des bâtiments, des propriétés et des infrastructures, ainsi que des services et des activités qui leur sont associés.
Il implique un large éventail de fonctions, notamment la gestion de l’inventaire, la garantie de la sûreté et de la sécurité, la fourniture de services essentiels tels que le nettoyage, la maintenance préventive et les réparations, la gestion des ressources et de budget, ainsi que le soutien des buts et objectifs d’affaires de l’organisation.
Le but ultime de la gestion des installations est d’optimiser l’utilisation des ressources physiques et de fournir un environnement sûr et confortable aux employés, aux clients et aux visiteurs, tout en assurant un fonctionnement efficace de l’entreprise. Pour y parvenir, voici 5 choses que chaque gestionnaire des installations doit maîtriser.
Dans l’environnement commercial actuel, axé sur les données, les gestionnaires des installations doivent posséder de solides compétences analytiques et une bonne compréhension de l’analyse prédictive et des données.
En effet, ces outils et techniques peuvent fournir des informations précieuses sur les performances des installations, identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent et aider les gestionnaires à prendre des décisions éclairées sur l’affectation des ressources et des stratégies.
En analysant les différentes données, les gestionnaires d’installations peuvent établir des prévisions plus précises, optimiser l’utilisation des ressources et réduire les coûts. De plus, l’analyse prédictive peut aider ces managers à identifier les tendances et les modèles qui peuvent informer la planification à long terme et le développement de stratégies. Ceci dit, en se basant sur les données et l’analyse prédictive, les gestionnaires des installations peuvent améliorer leur efficacité et leur efficience, rationaliser leurs opérations et, en fin de compte, obtenir de meilleurs résultats pour leur organisation.
Les gestionnaires d’installations doivent posséder de solides compétences pour définir des objectifs et des buts clairs pour leurs installations. En effet, sans objectifs SMART, il est difficile de mesurer les performances, de suivre les progrès ou d’aligner les ressources sur les priorités. Ce faisant, ils peuvent créer une stratégie pour atteindre les résultats souhaités et s’assurer que toutes les personnes impliquées dans le processus comprennent leurs rôles et leurs responsabilités.
En effet, des objectifs bien définis aident également les gestionnaires d’installations à identifier les axes d’amélioration, à mesurer le succès de leurs initiatives et à prendre des décisions éclairées. En outre, ceci peut les aider à communiquer leur vision et leurs objectifs aux parties prenantes et à obtenir le soutien nécessaire à leurs propositions.
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Les gestionnaires des installations doivent également posséder de solides compétences dans l’utilisation de la technologie et des logiciels pour les aider à gérer efficacement les différentes tâches.
Il existe différents types de logiciels qui peuvent aider les gestionnaires d’établissement à simplifier leurs opérations, à améliorer leurs capacités de prise de décision et à optimiser l’utilisation de leurs ressources. Voici quelques exemples de logiciels couramment utilisés dans la gestion des installations :
Logiciel de gestion des inventaires : Ce logiciel aide les gestionnaires des installations à suivre les niveaux des inventaires et à gérer les chaînes d’approvisionnement de manière plus efficace.
Logiciel de gestion de parc informatique : Ce logiciel permet aux gestionnaires d’établissement de surveiller et de gérer les biens matériels, notamment les ordinateurs, les imprimantes et d’autres appareils.
Logiciel d’inventaire en ligne, solution infonuagique saas : Ce logiciel permet aux gestionnaires d’établissement de suivre les actifs, de gérer les calendriers de maintenance et de surveiller les mesures de performance à partir d’une plateforme centralisée basée sur le cloud.
Logiciel de gestion des opérations : Ce logiciel aide à planifier et à gérer l’approvisionnement en matériel en stock en envoyant un bon de commande à votre fournisseur, qu’il soit interne ou externe à l’organisation. Il facilite également le transfert ou la livraison des stocks et aide à planifier les réparations et l’entretien des équipements ou des locaux au sein de votre organisation ou chez un client
Le sens de l’organisation permet aux gestionnaires d’installations de planifier et de hiérarchiser les tâches, d’allouer les ressources de manière efficace et de veiller à ce que toutes les activités d’entretien et de réparation soient menées à bien dans les délais impartis.
En outre, une installation bien organisée garantit la sécurité des occupants du bâtiment et le respect des réglementations. L’utilisation de différents logiciels, tels que les logiciels de gestion d’inventaire, de gestion des opérations et autres, peut grandement aider les gestionnaires à rester organisés.
Ces outils leur permettent de suivre les actifs, de programmer les activités de maintenance et de gérer les stocks de manière centralisée et systématique, ce qui permet d’optimiser les opérations et d’améliorer la productivité.
Au-delà des compétences techniques et analytiques, il est tout aussi important pour les gestionnaires des installations de faire preuve de compassion et de créer un environnement de travail sain pour tous les travailleurs de leur département.
La compassion et l’empathie sont des traits de caractère essentiels qui aident les gestionnaires des installations à établir des relations solides avec les membres de leur équipe, à favoriser une culture de travail positive et à améliorer la satisfaction des employés.
Un environnement de travail qui favorise la communication ouverte, la collaboration et le respect mutuel se traduit par une amélioration de l’engagement, de la productivité et de la fidélisation des employés.
En outre, ceci contribue à la réduction du stress au travail et de l’épuisement professionnel, qui sont des problèmes courants dans le secteur de la gestion des installations.
Une gestion efficace des installations exige un équilibre entre technicité et empathie. Si vous êtes gestionnaire des installations, vous devez posséder un large éventail de compétences, notamment une expertise technique, un esprit d’analyse et des capacités d’organisation. Toutefois, pour réussir, vous devez également donner la priorité à la compassion, à l’empathie et à un environnement de travail sain pour les membres de votre équipe.
En adoptant les meilleures pratiques, telles que l’utilisation d’outils logiciels avancés comme la vaste gamme proposée par Hector, en communiquant clairement et en encourageant une culture de travail positive, vous pouvez atteindre vos objectifs tout en prenant soin de vos employés.
L’art d’équilibrer la technicité et l’empathie est un facteur clé de la réussite de tout service de gestion des installations. En adoptant cette approche, vous pouvez vous assurer que vos installations sont gérées de manière efficace et sûre, tout en créant un lieu de travail sain et gratifiant pour tous les membres de l’équipe.
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