Comment faire un bon inventaire de matériel ?

Publié le 30 avril 2020

Temps de lecture : 5 minutes

Guide Comment faire sa gestion d'inventaire

Les équipements faisant partie de l’inventaire d’une entreprise sont très importants et une gestion non adaptée impacte directement la productivité d’une entreprise. Lorsque la gestion d’inventaire n’est pas exécutée de la bonne manière, ceci peut causer des problèmes et pénaliser les différents départements de la compagnie, tel que les opérations, le marketing, la comptabilité et la finance.

Il est toutefois possible d’améliorer la productivité et l’efficacité d’une entreprise en commençant par faire un bon inventaire de matériel, qui fera économiser temps et argent durant le processus. Voici donc nos précieux conseils et meilleures pratiques afin d’optimiser votre gestion de matériel d’entreprise.

1 – Connaître votre inventaire

Le risque de dépenser inutilement dans le rachat de votre inventaire, par peur d’en manquer, peut être fréquent si vous n’avez pas une idée précise du type d’équipements et de leurs quantités présentes en stock.

Afin d’éviter des pertes d’argent et de profits, il est important d’avoir une liste de votre inventaire :

  • Inventaire à jourÀ jour
  • Liste complète de l'inventaireComplète
  • Inventaire précisPrécise
  1. À jour, c’est-à-dire de moins d’un an qui reflète l’ensemble des changements et mouvements de matériels
  2. Complète, qui contient tous les types d’équipements
  3. Précise, qui procure toutes les informations nécessaires, d’emplacements, de valeurs, de statut, caractéristiques spéciales, etc.

En connaissance de ce que vous possédez en inventaire, vous pourrez budgéter raisonnablement les prochains achats d’équipements dont vous aurez besoin, selon votre utilisation passée !

2- Limiter les erreurs de saisie de données avec un scanner code barre

Gestion d'inventaire avec scanner

Durant les activités quotidiennes de réception de marchandises, d’achats, de déplacements d’inventaire et autres, des erreurs peuvent facilement se dissimuler à travers ce processus.

Afin de s’assurer de garder à jour le plus possible et de manière fiable votre inventaire, l’utilisation d’un scanner code barre ou QR Code relié au système, facilitera la configuration de vos actifs (matériel & logiciels) et vous aidera à les retrouver rapidement dans votre base de données.

De plus, l’utilisation d’un système à numéro d’actif unique vous évitera les doublons qui pourraient survenir. Faites l’exercice une fois par semaine en choisissant quelques articles dans votre liste d’inventaire et en les comparant à ce que vous avez réellement.

3- Analyser l’utilisation du matériel

Après avoir saisi toutes les informations concernant votre inventaire et avoir structurer ces éléments, il sera important d’analyser ce regroupement de données pour continuellement améliorer votre gestion d’inventaire.

Ainsi, servez vous des données compilées dans le système afin de générer des rapports vous informant de la valeur de vos équipements, du taux de roulement et d’utilisation de ceux-ci ou encore de leur durée de vie.

Avec de telles informations, il vous sera possible d’établir des budgets pour le rachat de vos équipements et surtout, prioriser les actifs à renouveler pour ne pas dépenser inutilement.

4- Vérifier régulièrement l’état de vos équipements

Gestion des entretiens préventifs & maintenances
La clé d’un inventaire qui perdure dans le temps et qui répond à la demande sans briser au pire moment possible, c’est la mise en place d’entretiens préventifs afin de s’assurer de la bonne condition du matériel.

En effet, plutôt que de passer 1 jour complet chaque mois à faire le décompte des équipements brisés et qui doivent être remplacés, mettez en place un système de rappels vous indiquant d’effectuer des courts entretiens sur une base régulière avant que ceux-ci soient en mauvais états. Il est important de planifier les maintenances de vos équipements à des fréquences différentes, c’est à dire selon le taux d’utilisation de votre matériel et vos besoins futurs, afin de vous assurer d’optimiser votre temps !

Ainsi, en prenant cette bonne habitude, vous serez moins à risque que votre matériel vous joue des tours à des moments où vous en avez le plus besoin. Vous garantissez donc sa longévité et vous faites des gains en temps et en argent !

5- Utiliser le bon système de gestion d’inventaire

Maintenant que vous connaissez la recette pour créer votre inventaire et optimiser votre gestion de matériel, il vous reste à mettre en pratique ces conseils en utilisant des outils adaptés !

Si vous pensiez à un papier et un crayon pour tenir à jour toutes ces données, ceci sera très contre-productif. Il en va de même pour l’utilisation d’Excel, qui imposera rapidement ses limites en terme de gestion d’inventaire.

Tournez vous plutôt vers un logiciel de gestion d’inventaire en ligne, qui sécurise vos données dans le Cloud et vous offre une multitude de fonctionnalités pour vous assister dans votre suivi de matériel. Vos données seront sauvegardées en temps réel, il vous sera possible d’accéder rapidement à votre inventaire ainsi que de donner la permission à d’autres employés d’effectuer des modifications.

Si vous n’êtes toujours pas convaincus, n’hésitez pas à découvrir tous les avantages des logiciels de gestion d’actifs et si au contraire vous êtes séduits, nous avons justement ce qu’il vous faut !

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