Télétravail en temps de crise : Le défi des services IT

Publié le 6 avril 2020

Temps de lecture : 5 minutes

Les équipes TI sont des héros des temps modernes

La crise pandémique que l’on vit aujourd’hui, a poussé les gouvernements à opter pour un confinement afin de limiter la propagation du virus (Coronavirus, aussi appelé COVID-19). En réaction à ces directives et dans l’objectif de maintenir leur productivité, plusieurs entreprises ont proposé à leurs employés de travailler à distance.

Cependant, dans ce contexte sans précédent, cela a représenté un défi pour les départements des technologies de l’information (IT), qui ont dû déployer du matériel très rapidement. Nous en avons profité pour interroger un directeur informatique utilisant notre solution de gestion de parc informatique Hector pour connaître les défis qu’il a rencontrés, et la façon dont il va gérer l’après-crise.

I. Analyser la situation actuelle pour trouver des solutions

Lorsque le gouvernement annonce qu’il recommande à la population de rester chez eux, le directeur TI s’est déjà assuré que tout le monde pouvait travailler de la maison. Au vue de la structure de son organisation, tous les fichiers volumineux se trouvent sur un réseau à l’interne. Il faut donc assurer :

  • L’accès à un VPN (Réseau privé virtuel)
  • L’attribution des ordinateurs portables

Dans leur situation, 80% des employés ont déjà accès à un ordinateur portable, ce qui va faciliter la mise en place du travail à domicile pour cette partie de l’entreprise. Pour le 20% restant, ils sont équipés de tours (unités centrales), qui vont être difficiles à transporter jusqu’à chez eux.

De plus, l’entreprise ne souhaite pas que les tours soient déplacées chez les employés pour 2 raisons :

  • Intelligence d’affaire : Les données présentes dans le système sont liées à de la R&D (Recherche & Développement).
  • Données confidentielles : Les tours contiennent des données sensibles de clients dans un contexte de service.

Enfin, ces tours n’ont pas de cartes sans fil (réseaux Wi-Fi), ce qui oblige l’employé à se brancher à son réseau de façon filaire (ethernet), et limite ses possibilités pour installer son environnement de travail (il serait obligé d’être à côté du routeur).

II. Gérer les demandes des employés & les directives de l’entreprise

Demandes de prêts de matériel auprès des services IT

Toutes les personnes ayant des unités centrales ont demandé à avoir un ordinateur portable fourni par l’entreprise.

“À ce moment là, il faut savoir ce que l’entreprise possède actuellement en inventaire pour pouvoir répondre à la demande rapidement,” et prévoir les investissements qui doivent être faits. Avec Hector, le directeur TI a pu voir le matériel qui était disponible et prêt à être attribué.

Paradoxalement, en ces temps de crise, il y a une forte demande de matériel, mais la direction demande de couper toutes les dépenses pour garder un contrôle sur les finances de l’entreprise.

L’avantage est que son service TI utilise la fonctionnalité “Minimum de stock” dans Hector, pour s’assurer d’avoir toujours un minimum d’ordinateurs portables / écrans et tout autre élément de disponible en cas de forte demande.

Dans son département TI, leur credo est de ne jamais manquer de rien pour satisfaire les besoins des employés.

III. Récupérer rapidement tout le matériel disponible dans l’entreprise

Premier défi, malgré les stocks minimums, était le fait que la réserve constituée par le service TI ne comblait pas toutes les demandes des employés. Rapidement dans le logiciel, ils ont pu voir que du matériel était assigné à des salles de formation et des salles de réunion. Ils ont pu récupérer ce matériel qui n’allait plus être nécessaire pendant la crise étant donné le confinement des employés chez eux.

Deuxième défi, il fallait que l’équipe du département TI sache qui avait l’équipement avant la crise (quel membre du personnel, quelle salles de formations / réunions). Pour l’après crise, il sera important de remettre à sa place le matériel qui a été réquisitionné pour un retour rapide à la normale.

Dans le logiciel Hector, chaque actif a un historique de déplacement, ce qui permet de connaître la provenance du matériel. Il est également possible de planifier des “retours aux magasins par défaut” pour facilement repositionner le matériel dans l’entreprise.

IV. Les imprévus : les demandes spéciales des employés

Même si l’entreprise a une politique de télétravail ponctuel, les employés du service TI ont eu des surprises sur des demandes de matériels auxquelles ils n’avaient pas pensé. En effet, sur du télétravail sporadique, les employés ne s’installent pas un environnement optimal pour maximiser leur confort & productivité.

Par exemple, plusieurs employés ont souhaité un deuxième écran pour des raisons de confort (travailler sur un écran plus grand 24” vs 14”).

Il y a donc eu des fortes demandes pour ce deuxième écran, puis les branchements qui vont avec :

  • Des câbles DVI / HDMI / Displayport / VGA…

Pour le transport de gros volumes de données :

  • Des disques durs

Pour améliorer la collaboration / interaction pour la gestion des dossiers avec Microsoft Teams / Hangouts Meet / Zoom / Skype ou tout autre plateforme de visioconférence :

  • Un casque d’écoute pour de la communication unifiée

V. Comment gérer l’après-crise COVID-19 ?

Employés qui cherchent leur matériel informatique
Lorsque l’entreprise va vouloir recommencer son activité au sein des bureaux, il ne faudra pas perdre de temps et agir vite pour être opérationnel rapidement.

Les services IT vont devoir être réactifs ! Lors du retour à la normale, tout devra être à nouveau fonctionnel et prêt pour repartir comme avant la crise.

Tout le matériel qui avait été emprunté sera retourné par les employés au département TI, mais ne sera pas inspecté sur-le-champ. Le département va devoir faire une rétroaction sur ce qui a été brisé / perdu par les employés. Est-ce lié à de l’usure normale, ou est-ce qu’il y a eu un abus de l’employé ? Quelles mesures vont être appliquées le cas échéant?

Sans un outil efficace pour la gestion d’inventaire, il est difficile de retracer l’historique des utilisateurs. Il est également difficile de savoir où le matériel a été emprunté, ce qui doit être remis à sa place impérativement dans les salles de formation et réunion ou autre… C’est une pression supplémentaire pour un département des systèmes d’informations qui peut recevoir :

  • Des directives pour remettre l’entreprise fonctionnelle au plus vite
  • Des plaintes des employés pour du matériel manquant

VI. Être bien outillé pour mieux s’adapter

Hector, solution de gestion de parc informatique
Hector est un vrai compagnon pour ce département TI, notamment pour 3 éléments :

  • Connaître le matériel disponible et savoir où il se trouve :

Qui a quel équipement en sa possession ? Quel matériel est disponible tout de suite ? Quel équipement se trouve dans des salles ?
En quelques clics dans le logiciel de gestion d’actifs, ils ont pu avoir l’information pour le siège social et tous les bureaux satellites impactés par la crise.

  • Savoir où retourner le matériel après la crise :

Lorsque la crise sera terminée, il faudra savoir où le matériel était à l’origine. Aussi, ce qui peut arriver dans un contexte de crise, ce sont des mises à pied. Si cela doit arriver, il faut savoir quels équipements l’employé avait en sa possession.

  • Connaître les pertes & bris de matériel :

Avec l’historique du matériel & des utilisateurs dans Hector, les membres du personnel TI vont pouvoir identifier plus facilement le matériel qui a été perdu par un utilisateur.
Également, lorsqu’ils vérifieront le matériel déposé par les employés, ils pourront identifier la personne qui avait l’équipement en sa possession. Aussi, il sera possible de comparer l’état du matériel avec l’information mentionnée dans Hector.

Une fonctionnalité qui aurait également pu être utilisée dans le logiciel en ces temps de crise est le “kit d’équipement”. Cette fonctionnalité permet de rassembler des équipements sous un ensemble.
Dans le cadre du télétravail, il peut être utilisé afin de créer une “valise virtuelle” des composants nécessaires pour un employé qui souhaite travailler à distance.

Exemple pour la valise virtuelle :
Valise virtuelle d'équipement IT

  • Un ordinateur portable
  • Un deuxième écran 24”
  • Un micro-casque
  • Un branchement HDMI
  • Un clavier
  • Une souris
  • Un hub multiport

Par la suite, dans le logiciel, il est possible de savoir la quantité de matériel disponible dans l’inventaire de l’entreprise pour répondre à cette demande.

Gérer votre parc informatique avec Hector

Dans un contexte de crise sans précédent, il est difficile d’anticiper les demandes des employés et les besoins de l’entreprise. Cependant, un outil adapté de gestion d’inventaire va faciliter la réactivité de votre département des systèmes d’information mais surtout, réduire au maximum les pertes de productivité pendant la crise. Votre entreprise peut ainsi être opérationnelle dès le premier jour de la reprise de votre activité.

Avez-vous aussi rencontré ce genre de défi ? Êtes-vous bien outillé pour la reprise économique ?
N’hésitez pas à essayer notre logiciel ou à communiquer avec nous. Notre équipe se fera un plaisir de vous accompagner dans votre gestion d’inventaire et de vous aider à répondre à vos défis du quotidien !

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