La norme ISO 9001 : Management de la qualité (2/3)

La norme ISO 9001 est reconnue comme étant la norme internationale pour les Systèmes de management de la Qualité (QMS)

L’objectif principal derrière cette norme est de mettre en place des guides de référence à disposition des organisations, pour qu’ils puissent s’assurer de produire et vendre des produits de qualité.

Pour donner une crédibilité supplémentaire à son image, une compagnie peut décider d’entreprendre des démarches pour suivre la certification ISO 9001.

Il est important de savoir que cette certification est loin d’être obligatoire, mais est très bénéfique en guise de confiance auprès des consommateurs.

Avant d’entrer dans les détails de la certification ISO-9001, nous allons brièvement résumer les critères déterminants, sur lesquels repose cette norme.

Quelles sont les étapes de la démarche ISO 9001?

1. Orientation du client :

Le but est de répondre aux besoins des consommateurs pour les satisfaire et les convaincre de ne pas aller chercher leurs produits ailleurs.

2. Responsabilité de la direction :

La direction doit absolument impliquer le personnel dans l’ensemble des démarches qu’ils entreprennent, en plus de mettre en place tous les éléments nécessaires pour atteindre les objectifs.

3. L’implication du personnel :

Le travailleur doit montrer des habiletés professionnelles, qui méritent d’être reconnues auprès de ses supérieurs.

4. L’approche processus :

Cela signifie que l’entreprise voit l’ensemble de ses opérations comme des sous-activités qui se complètent entre elles.

5. L’amélioration :

L’entreprise doit toujours évoluer. Il faut déterminer à cette étape quels sont les outils qui permettront à l’organisation de mieux performer en tant qu’entreprise et de perfectionner la qualité des produits et services offerts.

6. Prise de décision en fonction des preuves :

Il faut alors analyser selon le principe de cause à effets pour faire des choix éclairés.

7. Management des relations avec les parties intéressées :

Cela veut dire que l’entreprise entretient un lien avec ses fournisseurs ou autres personnes qui influencent ses activités, pour avoir constamment une idée de leur attente dans le but de toujours s’améliorer.

Version 2015 : La gestion du risque et ISO 9001

En 2015, la norme ISO 9001 met la gestion du risque au centre de sa vision.

On entend par la gestion du risque, l’ensemble des procédures qui permettent d’établir des liens entre les dangers potentiels et les opportunités d’une entreprise, et qui peuvent avoir des répercussions sur sa réussite.

Cette gestion du risque se décompose en 4 étapes :

1. Identifier les risques
2. Quantifier les risques, c’est-à-dire estimer les chances que le risque se produise et le niveau d’impact qu’il pourrait avoir sur une entreprise
3. Gérer les risques grâce aux mesures mises en place par une compagnie
4. Contrôler les risques pour mesurer l’efficacité des procédures

Bien sûr, l’ensemble de ces étapes doit constamment être mis à jour.

Comme plusieurs entreprises veulent augmenter leur niveau de performance, elles envisagent souvent de se tourner vers un processus d’optimisation de la qualité, sans nécessairement passer par l’étape de la certification ISO 9001.

Voici donc un bref résumé des étapes principales de la mise en place d’un tel processus :

1. Établir la mission de l’organisation : qu’est-ce que l’entreprise produit? Quelle est sa clientèle? Qu’est-ce qu’elle veut atteindre? Ce sont des questions à se poser dès le début.
2. Communiquer les étapes opérationnelles : définir quelles sont les étapes du développement des procédures à l’ensemble de l’entreprise.
3. Définir les objectifs : selon les moyens disponibles, quels sont les objectifs que l’organisation souhaite atteindre?
4. Déterminer les marches à suivre : en fonction des objectifs, il faut définir un lot d’activités interreliées pour obtenir plus de résultats.
5. Définir les activités : définir l’ensemble des étapes de chacune des activités selon le processus et les objectifs établis
6. Attribuer les responsabilités : déterminer qui dans l’entreprise aura la responsabilité d’appliquer les mesures mises en place
7. Laisser des traces : les processus de mise en oeuvre doivent être écrits et sauvegardés dans des documents, pour assurer une constance entre les responsables et les tâches
8. Assurer la surveillance : faire le suivi sur les différentes procédures et s’assurer qu’un audit soit réalisé pour valider l’efficacité des actions mise en place
9. Améliorer ses performances : faire une rétroaction sur les actions et procéder à l’analyse des résultats, pour cibler les éléments à améliorer
10. Répéter les étapes précédentes : le but est toujours de s’améliorer en tant qu’entreprise, il faut prendre ce qui n’a pas fonctionné pour y remédier.

Comment faire pour obtenir la certification ISO 9001 ? :

Une entreprise qui possède sa certification ISO-9001 est une entreprise dont le système de management de qualité a été inspecté et qui répond aux normes internationales.

Pour parvenir à obtenir cette certification, il faut que votre entreprise prépare les documents nécessaires avant de recevoir la visite d’un audit interne.

À ce moment, vous pouvez consulter un expert pour vous aider à définir quelles sont les choses à améliorer dans votre organisation et voir les aspects qui correspondent ou non à la norme ISO-9001.

Les responsables de l’audit vont faire la vérification de vos documents et si le tout est conforme, ils procéderont à l’inspection des services offerts par l’entreprise et de la relation avec le personnel.

La compagnie chargée d’effectuer l’audit aura aussi à produire un rapport qui indiquera les éléments qui doivent être changés pour répondre à la norme.

Ce rapport servira de référence pour déterminer si une entreprise décroche sa certification ou non.

La certification est valable durant 3 ans, mais un audit de contrôle doit être fait pour s’assurer que les normes demeurent respectées chaque année.

Heureusement, il existe plusieurs compagnies qui peuvent vous aider et vous suivre dans la réalisation et l’obtention de votre certification ISO 9001.

Au Canada, la compagnie québécoise SAGECOM offre des services en consultation et en formation, pour aider les entreprises dans leurs démarches d’obtention de leur certification.

L’entreprise canadienne BDO Canada peut également vous aider de la définition de vos besoins, en passant par l’audit interne, jusqu’à l’obtention de votre certification.

Il existe même des entreprises qui vous offrent des cours en ligne, tels que SGS, pour faciliter votre préparation.

Pourquoi Hector serait-il important pour vous aider à obtenir la certification ISO 9001 ?

Évidemment, avoir un logiciel de gestion d’inventaire peut aider aux activités de votre entreprise sur plusieurs points.

Dans l’optique d’obtenir sa certification ISO 9001, un logiciel comme Hector sera particulièrement pratique pour vous aider lors d’un audit.

Avec Hector, vous pouvez suivre votre matériel en temps réel. Vous pourrez fournir rapidement un inventaire complet à la personne responsable de l’audit, ce qui vous permettra de sauver énormément de temps.

Vous ne risquez jamais d’avoir du matériel désuet en banque, car Hector se chargera de vous envoyer des rappels pour les périodes d’entretien et les dates d’échéance pour le renouvellement de matériel.

Vous serez donc toujours assuré de travailler avec des produits conformes.

Pour faciliter vos démarches pour faciliter la gestion des risques, vous pouvez même retrouver les fiches descriptives de chacun de vos actifs directement dans le logiciel.

Cela permettra de consentir chacun des employés lorsque viendra le temps pour eux, de travailler avec des outils qu’ils n’ont pas l’habitude de travailler.

Une bonne gestion de la qualité passe par une bonne gestion des risques et cela peut être réalisé seulement si un bon contrôle de qualité est effectué auprès de votre inventaire.

 
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