Office manager : Gérez vos stocks et fournitures de bureau sans Excel

Publié le 20 janvier 2023

Temps de lecture : 5 minutes

L’office manager est un métier en pleine expansion que l’on retrouve principalement dans les petites et moyennes entreprises (PME). Cette personne polyvalente est chargée de veiller au bon fonctionnement de l’entreprise en exerçant des tâches très variées : comptabilité, ressources humaines, administration, gestion de fournitures de bureau, etc.

Description du métier Office Manager

Rôle et responsabilités de l’office manager

Les fonctions de l’office manager peuvent différer selon la taille et le secteur de l’entreprise. Cependant ses principales missions sont sensiblement les mêmes : 

Gestion de bureau et du matériel 

  • Gestion de la messagerie et du courrier
  • Gestion du budget 
  • Gestion de l’approvisionnement  (fournitures de bureau ex: papeterie)
  • Gestion de l’entretien du bureau (propreté, efficacité, etc.)
  • Gestion et entretien des équipements de bureau (imprimantes, photocopieurs, ordinateurs, etc.)

Ressources  humaines 

  • Gérer et organiser le travail dans le bureau
  • Planifier et surveiller le flux de travail
  • Mise en place  de procédures dans l’entreprise
  • S’assure du bien-être du personnel
Calendrier de gestion du matériel

Essai gratuit de 15 jours

Hector au service de votre entreprise

Pensez à Hector pour assurer la gestion de votre matériel

Hector est un logiciel de gestion d’inventaire facile à utiliser avec un scanner code-barres / QR Code ou grâce à son application mobile. Améliorez votre gestion d’inventaire!

Essayez dès maintenant

Outils qui facilitent le travail de l’office manager 

L’office manager doit exercer une grande variété de tâches et régler les urgences quotidiennes. Il se doit d’effectuer un travail rapide et efficace pour veiller au bon fonctionnement de l’entreprise. L’office manager est souvent débordé c’est pourquoi il doit se doter d’outils. 

Excel comme outil de gestion 

L’utilisation de tableaux Excel semble être un choix logique pour traiter la gestion des fournitures puisque c’est un outil accessible, facile d’utilisation et non dispendieux. Il permet de créer des tableaux, de produire des calendriers, des tableaux de bord, des échéanciers, etc. 

Cependant, avec la complexité et la diversité des tâches à réaliser, les fichiers Excel ne suffisent plus. La saisie de données manuelles prend un temps fou et peut mener à des erreurs. C’est pourquoi il peut être pertinent d’utiliser des solutions innovantes et plus performantes.

Améliorez le suivi d'inventaire et de fournitures

Logiciel d’inventaire pour gérer les fournitures de bureau 

L’utilisation d’outils professionnels peut vous faire sauver beaucoup de temps. Ils peuvent vous permettre de suivre et de centraliser votre travail. Avec Excel, les deux tâches les plus à risque de mener à des erreurs ou des oublis sont l’entretien et le suivi du matériel de bureau, ainsi que la gestion et la réservation des salles. 

Entretiens et suivi du matériel 

En tant qu’office manager vous devez vous assurer que le personnel ne manque jamais de rien : papier, crayon, brocheuse… Tout doit y être! Vous devez donc garder un œil sur le matériel pour passer les commandes et les recevoir à temps. 

Avec un logiciel de gestion d’inventaire comme Hector, passez moins de temps à vérifier votre inventaire puisque notre système vous envoie des notifications lorsque l’inventaire est bas. De plus, notre outil vous précise les quantités à commander, basé sur vos paramètres. 

De plus, vous pouvez être averti lorsque le matériel comme les imprimantes et les photocopieuses doivent subir une maintenance ou lorsque l’encre doit être changée. 

Réservation des salles et organisation du bureau 

Vous devez également vous occuper des réservations des salles de réunion et avec le Flex Office qui est de plus en plus présent dans les entreprises, votre tâche s’alourdit. Vous devez vous assurer que les employés qui se déplacent au bureau auront un espace de travail réservé.

L’utilisation d’un logiciel qui permet aux employés de réserver un espace de travail facilement vous fera épargner un temps fou. Vous n’aurez plus besoin de gérer vous-même les réservations et éviterez par le fait même les erreurs. 

Comment Hector peut vous aider

Hector peut être votre bras droit. Laissez-le s’occuper de la gestion de votre matériel au bureau pour vous. Vous pourrez garder un oeil en tout temps de l’état de la situation et vous pourrez utiliser le temps restant pour gérer les demandes urgentes. 

Essayez Hector dès maintenant!