Le Flex Office, la nouvelle réalité des employeurs?

Pourtant, bien avant l’arrivée du Covid-19, plusieurs compagnies s’étaient notamment tournées vers le télétravail, ou le concept de bureau nomade, pour accorder une plus grande flexibilité à leurs employés, mais aussi pour réduire de nombreux coûts.

Il existe plusieurs formes d’aménagement de l’environnement de travail possible pour une entreprise.

Même si le travail à distance est la forme la plus connue de toutes, plusieurs organisations aiment pouvoir offrir le choix à leurs employés, de pouvoir venir travailler une fois de temps en temps au bureau.

Le Flex Office : Définition

La pratique du Flex Office consiste à réaménager l’espace de travail d’une organisation. Selon ce mode de travail, aucun des employés n’a un bureau d’attribué à son nom.

Les employés travaillent dans un espace commun, où ils doivent partager leur poste avec d’autres collègues et déplacer leurs effets personnels, en fonction des disponibilités.

Peu importe si c’est un bureau fermé ou à air ouvert, le Flex Office est conçu pour permettre aux salariés de travailler dans une atmosphère qui favorise la productivité. On y retrouve des salles de réunions, de repos, des endroits pour charger le matériel informatique, etc.

Selon son état psychologique, la disponibilité des postes et les tâches à accomplir, un travailleur peut décider de l’emplacement où il veut travailler à l’intérieur des locaux.

Il existe 3 formes de Flex Office :

Le Nomadisme : Cela signifie que même si chacun des employés possède un bureau attribué à leur nom, ils peuvent travailler où ils en ont envie.
Le Desk Sharing : Il y a un nombre égal de salariés et de bureaux dans l’entreprise, mais aucun bureau n’est octroyé aux employés.
Le Hot Desking : Les employés ne possèdent aucun bureau et le nombre de postes disponibles est inférieur à celui du nombre d’employés.

En 2018, 22.5% des compagnies de la France avaient décidé d’emboîter le pas vers le Flex Office.

En raison de ses multiples avantages, on peut facilement déduire que le taux d’entreprise qui a fait le saut vers le Flex Office a dû augmenter, notamment à cause de la pandémie.

Quels sont les avantages du Flex Office ?

Le Flex Office permet :

• Aux travailleurs de changer d’environnement de travail comme ils le souhaitent, ce qui favorise leur concentration, leur créativité et leur productivité.
• De diminuer les coûts pour les employeurs, notamment en raison de la réduction du nombre de postes de travail.
• Un certain sentiment de liberté chez les employés, car ils sont autonomes et peuvent faire leur propre horaire, de diversifier leur tâche d’une journée à l’autre et de concilier la relation travail-famille.
• De rencontrer de nouveaux collègues, car ils changent régulièrement d’environnement de travail.
• De favoriser les échanges entre les employés et donc développer une intelligence collective sur certains projets.
• De réduire le temps accordé aux transports, car ils peuvent arriver au travail en dehors des heures de pointe.

Les inconvénients du Flex Office :

Bien sûr, comme toute bonne pratique, le Flex Office a aussi quelques inconvénients.

• Demande une grande organisation au niveau de la logistique des heures d’ouverture des endroits convoités et de la réservation des postes de travail
• Le fait de ne pas pouvoir décorer son bureau à son image peut affecter certains employés
• Il est plus difficile de créer des liens avec des collègues à distance, car certains vont toujours vouloir rester en télétravail

Hector au service du Flex Office

Avant la pandémie, plusieurs employeurs croyaient que travailler à la maison était synonyme de non-productivité.

«À la maison, il y a plus de distractions, nous ne sommes pas là pour voir ce qu’ils font…»

Ça demande beaucoup de confiance de la part d’un employeur pour laisser ses employés travailler de la maison.

Par contre, avec l’obligation de travailler à la maison depuis maintenant plus d’un an, plusieurs entreprises ont remarqué que les employés n’étaient pas moins efficaces au travail parce qu’ils étaient à la maison.

De plus, certains employés adorent le télétravail alors que d’autres aimeraient avoir la chance de pouvoir jumeler les deux.

C’est pourquoi plusieurs compagnies pensent sérieusement à revoir l’aménagement de leurs bureaux pour se tourner vers un mode de travail qui se rapproche de plus en plus au flex office.

Instaurer un système de réservation des postes de travail

Maintenant, l’inquiétude qui règne est à savoir comment réussir à implanter un tel environnement de travail au sein d’une entreprise déjà bien fondée ?

La principale problématique derrière le Flex Office est de veiller à la disponibilité des espaces de travail.

Une compagnie doit avoir un bon système de réservation pour s’assurer de bien coordonner les plages horaires et éviter que des employés se déplacent au bureau pour réaliser que le poste de travail qu’il avait réservé est déjà pris.

Avec un outil comme Hector, ce genre de situation n’arriverait pas.

Hector n’est pas seulement utile pour vous aider à bien gérer votre inventaire ! Grâce à son module de réservations, les entreprises sont en mesure de planifier la capacité de leurs locaux, en laissant les employés réserver leur bureau en ligne.

Également, il permet de retracer les employés qui étaient au bureau à un moment précis, très utile lorsqu’il faut établir la liste de cas contacts dans l’entreprise.

Que ce soit pour la gestion de votre matériel, des salles de réunions ou des postes de travail, Hector est votre allié pour une implantation de Flex Office réussi !

Alors, qu’attendez-vous pour moderniser votre entreprise ?

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