Centre de services scolaire de Laval

Défi de l'optimisation de la gestion d'inventaire au CSS Laval : une transformation réussie avec Hector !

Avant Hector

Le CSS Laval (Centre de services scolaire de Laval) a pour mission d’accompagner les établissements scolaires de la Ville de Laval, afin qu’ils puissent offrir des conditions d’enseignements optimales pour les élèves. Le CSS Laval est l’un des plus important centre de services scolaires du Québec.

Auparavant, le CSS Laval utilisait un fichier Excel pour gérer son inventaire de ressources informatiques. Avec le changement des commissions scolaires en centres de services scolaires, et les nouvelles normes imposées par le ministère de l’éducation, l’utilisation d’un fichier Excel devenait très laborieuse et désuète.

Au cœur de ces changements, Mario Boivin joue un rôle central, en tant que Coordonnateur TI. Il gère le soutiens aux personnels de l’enseignement, dont des demandes de service TI de niveau 1 (ex : un enseignant rencontre un problème avec son ordinateur), et supervise les escalades vers le support de niveau 2, lorsqu’aucune solution n’a pu être trouvée au niveau 1.

Mario Boivin avait déjà mis en place un système de billetterie avec C2 Atom, et souhaitait mettre en place une solution d’inventaire qui puisse communiquer avec ses systèmes en place.

« Au delà d'un logiciel, je recherchais un partenaire qui puisse bien comprendre mes besoins et m'accompagner dans la mise en place d'un système d'inventaire. J'ai trouvé ce partenariat avec Hector. »

Mario Boivin

Coordonnateur TI

Problématiques vécues

Suivre le matériel attribué aux élèves

Avoir une gestion d'inventaire centralisée

Un homme toujours avec son inventaire en mobilité

Conformité avec les exigences de sécurité

Suivre l'obsolescence du parc

Pouvoir générer des rapports

Le CSS Laval faisait face à un défi majeur concernant la gestion de son parc informatique. Les directions d’écoles se trouvaient dans une situation de manque de visibilité quant à l’état de leur matériel informatique. Plus précisément, elles ne disposaient d’aucun outil permettant de gérer efficacement l’obsolescence de leur équipement informatique, ni de suivre de manière adéquate les appareils attribués ou prêtés aux élèves, notamment ceux relevant de la mesure 30180.

Ce manque de visibilité et de contrôle générait des problèmes potentiels en termes de gestion des actifs informatiques au sein du CSS Laval. Les directions d’écoles étaient confrontées à des défis liés à la planification, à la maintenance, et à la gestion des ressources informatiques, entravant ainsi l’efficacité de leurs opérations.

En outre, le ministère de l’Éducation avait émis un ensemble de 15 normes de sécurité que chaque centre de service scolaire, y compris le CSS Laval, devait mettre en place. Parmi ces normes, un mandat stipulait la nécessité d’implanter un système de gestion d’inventaire plus centralisé, capable de fournir des informations essentielles, de générer des rapports, et de garantir la conformité avec les exigences de sécurité.

Face à cette problématique, le CSS Laval se trouvait à un moment charnière de son développement, cherchant à mettre en place un système de gestion d’inventaire informatique centralisé afin de répondre aux besoins des écoles, de se conformer aux normes du ministère de l’Éducation, et d’optimiser la gestion de ses ressources informatiques.

Solutions

Après une analyse approfondie, il s’est avéré qu’Hector était la solution idéale pour répondre à nos besoins en matière de gestion d’inventaire. Lors de l’appel d’offres pour une solution de gestion d’inventaire, Hector a largement satisfait à tous les critères établis.

L’intégration dans le CSS Laval s’est faite en 2 phases :
Phase 1 : Matériel géré par le gestionnaire de l’établissement (ordinateur, tablettes, Chromebook, EPI (Ecran Plat Interactif, portables, TNI, projecteurs…)

Phase 2 : Tout ce qui est infrastructure, borne wifi, routeur, tout le matériel de réseau, matériel centralisé par l’ETI. Dans la phase 2, le CSS Laval a également déployé le module logiciel, pour toutes les licences gérées au sein des écoles, ainsi que la gestion des certificats (avec les date de fin de vie des certificats).

Avec Hector comme solution de gestion d’inventaire, nous sommes confiants que nous serons en mesure de gérer efficacement notre parc d’actifs, des équipements essentiels aux composants d’infrastructure, et ainsi répondre aux exigences du ministère de l’Éducation et de notre organisation de manière optimale.

Transition vers Hector

«Une fois la base importée dans Hector, nous avons basculé instantanément de notre fichier Excel vers Hector. Il n’y a pas eu de transition avec une période à maintenir 2 systèmes.»

«L’expérience d’intégration de Hector au sein du CSS Laval a été exceptionnelle, avec un traitement VIP dédié à la réussite du projet.»

Pour faciliter l’adoption du logiciel par les directions d’écoles, la plateforme a été personnalisée aux couleurs du CSS Laval. De plus, des documents personnalisés, tels que des tutoriels écrits et des vidéos (webinaire), ont été créés pour aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti d’Hector. Une réelle conduite du changement a été pensée pour s’assurer de maximiser les bénéfices d’Hector au sein du CSS Laval.

Grâce à cette approche collaborative et à l’engagement continu, l’intégration de Hector s’est avérée fluide et efficace, permettant au CSS Laval de maximiser les avantages de la solution de gestion d’inventaire.

Les Fonctionnalités Préférées

Gestion de l'obsolescence

Gestion des entrées / sorties de stock

Assignation des appareils aux enseignants

Un logiciel d'inventaire toujours en amélioration

Application mobile, scanner et imprimantes

Intégration avec C2 Atom

Gestion de l’obsolescence : Grâce à Hector, la durée de vie des actifs informatiques est gérée de manière efficace. CSS Laval utilise la fonctionnalité de « Date de fin de vie », afin de pouvoir rapidement générer des rapport sur les machines devant être remplacé. Cela permet d’optimiser les investissements en anticipant le remplacement d’équipements, contribuant ainsi à la maîtrise des coûts.

Gestion des entrées et sorties de stocks : La difficulté majeur en inventaire est de maintenir la base de données toujours à jour. Grâce au système de codes-barre, toutes les machines qui rentrent en inventaire sont étiquetées et scannées, et de même pour la sortie d’inventaire par le recycleur. Hector est synchronisée avec les bases Intune et Jamf de CSS Laval pour centraliser l’information et garder un inventaire à jour.

Assignation des appareils aux enseignants : La fonction d’assignation simplifie la distribution des équipements aux enseignants. Cela garantit que chaque enseignant dispose des outils nécessaires pour leur enseignement, tout en facilitant le suivi et la maintenance, assurant ainsi la disponibilité continue.

Application mobile, scanner et imprimantes : L’application mobile intégrée et la compatibilité avec les scanners et les imprimantes constituent des atouts majeurs. Ces fonctionnalités facilitent la gestion des actifs en réduisant les tâches manuelles, ce qui améliore considérablement l’efficacité globale de la gestion d’inventaire.

Intégration avec C2 Atom : Communication bi directionnelle avec C2 Atom, afin d’envoyer les opérations / alertes dans leur système de billeterie (Ex : Un certificat doit être renouvelé).

Pourquoi avoir choisi Hector?

Un véritable partenariat

Intégrations avec plusieurs logiciels

Une équipe solide

La collaboration avec Hector a été une expérience exceptionnelle, un véritable partenariat où nous avons travaillé main dans la main pour atteindre nos objectifs communs. Ensemble, nous avons formé une équipe solide pour construire et gérer notre inventaire.

Cette collaboration avec Hector nous a permis de réaliser deux objectifs essentiels :

1. Offrir aux directions d’écoles une vue d’ensemble complète de leur parc informatique, ce qui leur permet de :

-Prévoir les investissements et les achats nécessaires pour les années scolaires à venir grâce aux alertes et aux rapports sur la fin de vie des équipements.

-Connaître en temps réel la localisation des appareils assignés ou prêtés aux élèves, y compris ceux relevant de la mesure 30810.

2. Automatiser au maximum l’ajout et la mise à jour de l’inventaire dans Hector grâce à des intégrations étroites avec les systèmes suivants :

– Chrome OS

– Jamf School

– InTune

– C2 Atom

Nous sommes très satisfaits de Hector

« Hector répond complètement à nos attentes. »

Comment Hector a fait la différence ?

Hector s’est révélé être un outil convivial, répondant pleinement à nos attentes. De plus, l’intégration avec l’outil de billetterie C2Atom a constitué un pas décisif. Nous avons pu combiner deux produits québécois pour une interaction fluide. Cette intégration a apporté une solution complète à notre gestion d’actifs, renforçant notre efficacité opérationnelle. Grâce à Hector, nous sommes désormais prêts à relever les défis avec confiance.

Appréciation :

« Dans l’ensemble, Hector a su répondre de manière exceptionnelle à nos besoins en matière de gestion d’inventaire informatique. »

Hector répond complètement à nos attentes grâce à ses points forts :

Gestion précise de l’inventaire des actifs.
Accessibilité pour chaque établissement tout en offrant une vue globale à notre équipe TI.
Rapports détaillés pour une gestion éclairée.
Interface intuitive, facilitant l’adoption et l’efficacité.

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