Réservation de salles

Logiciel de réservation de salles complet et facile

Salles d’étude, salles de réunion, locaux de musique, gymnases, laboratoires, espaces de cotravail (coworking) : Hector centralise la réservation de tous vos espaces. Affichez la disponibilité en temps réel, gérez les réservations et les accès, et tournez la page sur les doubles réservations, autant pour vos usagers que pour vos équipes.

+1000 clients nous font confiance

Pourquoi choisir Hector

Les bénéfices pour votre organisation

Trois raisons pour lesquelles les organisations adoptent Hector pour gérer leurs salles.

Réservation en
libre-service

Vos usagers réservent une salle eux-mêmes depuis l’application web ou mobile. Vous choisissez entre la validation par votre équipe ou une gestion libre automatisée, pour une expérience simple des deux côtés.

Fini les doubles
réservations

Une vue nette de toutes vos salles : ce qui est disponible, réservé ou occupé, et le taux d’utilisation de chaque espace. Synchronisez avec Microsoft Outlook ou Google Agenda pour un calendrier unique et fiable.

Toutes les infos pour
un choix éclairé

Affichez tout ce dont vos usagers ont besoin : type de salle, capacité, matériel disponible, nom ou numéro, heures d’ouverture et plans d’étage.

Comment ça fonctionne

De la mise en ligne à l'accès, en 4 étapes

Créez vos salles et vos espaces

Décrivez chaque salle : type, capacité, matériel, plan d’étage, photos, heures et plages réservables.

Publiez en libre-service et définissez vos règles

Rendez vos salles réservables en ligne. Activez la validation par votre équipe ou la réservation automatisée, avec des permissions par type d’utilisateur.

Réservez avec une disponibilité en temps réel

Le calendrier affiche en direct les salles libres et occupées, synchronisé de façon bidirectionnelle avec Outlook et Google Agenda. Aucune double réservation possible.

Gérez l’accès et le taux d’utilisation

Avec Salto KS, vos usagers déverrouillent la porte depuis leur mobile. Suivez qui a accédé à quel espace et analysez le taux d’utilisation de vos salles.

Suivez tous vos actifs, pas seulement vos salles

Hector n’est pas qu’un outil de réservation de salles : c’est aussi une solution de gestion d’inventaire complète.

Contrôlez vos portes à distance avec Salto KS

Hector s’intègre parfaitement aux verrous de porte Salto KS. Salto est une technologie de clé numérique qui permet à un usager donné de déverrouiller une porte depuis l’application mobile Hector (offerte sur Android et iOS). Vos usagers peuvent donc réserver une salle, puis déverrouiller la porte eux-mêmes, sans aucune intervention de votre part.

Vous gérez toutes les portes, tous les usagers et tous les emplacements en temps réel, où que vous soyez, et vous savez en tout temps qui a obtenu l’accès à quel emplacement. Vous pouvez bien sûr ajouter des étapes d’approbation et des permissions selon les types d’usagers.

Hector vs un tableur Excel

Gérer ses salles dans un tableur ou un agenda partagé a l’air simple, jusqu’à la première double réservation. Saisie manuelle, disponibilités jamais à jour, aucune alerte : de nos jours, un tableur pour piloter ses espaces, c’est aussi dépassé que le télécopieur.

Critère	Hector	Agenda partagé / tableur
Doubles réservations	Bloquées par la disponibilité en temps réel	Fréquentes
Disponibilité des salles	Visible en temps réel	À vérifier manuellement
Réservation par l'usager	Libre-service (web et mobile)	Par courriel ou téléphone
Sync Outlook et Google Agenda	Bidirectionnelle	Inexistante ou partielle
Accès aux portes	Déverrouillage mobile via Salto KS	Gestion de clés manuelle
Taux d'utilisation des salles	Suivi automatique	Inconnu
Traçabilité (qui, quand)	Historique complet	Approximative

Conçu pour votre activité

Un logiciel taillé pour tous les secteurs

Hector est conçu pour s’adapter à vos besoins, peu importe votre activité.

Fonctionnalités

Tout ce dont vous avez besoin

Suivi des actifs

Visualisez en un coup d'œil tous vos actifs matériels et logiciels, avec un outil flexible qui s'adapte à vos besoins.

Prêt de matériel

Automatisez les entrées et sorties de matériel et suivez vos prêts et locations en toute clarté.

Application mobile

Accédez à Hector partout : suivez vos actifs, scannez vos items et réservez du matériel en toute sécurité.

Génération de rapports

Fini les rapports manuels. Générez vos inventaires et audits de matériel en quelques clics.

Notifications et rappels

Soyez alerté automatiquement dès qu'une action, un retour en retard ou une maintenance vous attend.

Sécurité des données

Vos informations sensibles sont protégées et conservées dans un environnement hautement sécurisé.

Codes-barres & QR

Générez et scannez codes-barres et QR codes pour suivre vos actifs rapidement et sans erreur.

Inventaire RFID

Identifiez vos actifs par radiofréquence (RFID) : fini les saisies manuelles et le temps perdu en inventaire.

Voir les autres fonctionnalités

Synchronisation des utilisateurs

Importez vos employés, étudiants ou clients pour qu'ils accèdent à Hector et agissent en autonomie.

Identifiant unique (SSO)

Connectez-vous en un instant grâce à l'authentification unique, sans ressaisir vos identifiants à chaque fois.

Gestion des opérations

Pilotez vos actions quotidiennes : approvisionnements, préparation, livraison et réparation de votre matériel.

Solution Cloud

Votre inventaire hébergé dans le Cloud, synchronisé et accessible à tout moment, où que vous soyez.

Rapprochement d'inventaire

Comparez votre inventaire réel à vos données Hector, repérez les écarts et fiabilisez vos stocks rapidement.

Module Iris

Associez vos QR codes à des actions précises et déclenchez création, déplacement ou consommation en un seul scan.

Module de comptabilité

Centralisez factures et paiements dans Hector : modèles, documents et suivi clair de vos transactions.

FAQ

Vos questions, nos réponses

Qu'est-ce qu'un logiciel de réservation de salles ?

Un logiciel de réservation de salles centralise la gestion des espaces réservables d’une organisation : salles de réunion, salles d’étude, gymnases, laboratoires, espaces de cotravail. Il affiche la disponibilité en temps réel, permet la réservation en libre-service, évite les doubles réservations et peut piloter le contrôle d’accès aux portes.

Comment fonctionne la réservation de salles en libre-service ?

Vos usagers réservent eux-mêmes une salle depuis l’application web ou mobile, à partir d’un calendrier de disponibilité. Vous choisissez entre une validation par un membre du personnel ou une gestion libre automatisée, avec des permissions par type d’utilisateur.

Hector se synchronise-t-il avec Outlook et Google Agenda ?

Oui. La synchronisation est bidirectionnelle : vos salles sont importées comme espaces réservables et les réservations se reflètent dans les deux sens, ce qui élimine les doubles réservations et la double saisie.

Peut-on contrôler l'accès aux portes avec Hector ?

Oui, grâce à l’intégration Salto KS. Un usager qui réserve une salle peut déverrouiller la porte lui-même depuis l’application mobile, sans gestion de clés. Un délai de grâce paramétrable encadre l’accès, et vous savez en tout temps qui a accédé à quel espace.

Comment éviter les doubles réservations de salles ?

La disponibilité de chaque salle s’affiche en temps réel et se synchronise avec Outlook et Google Agenda. Une salle déjà réservée ne peut plus l’être sur la même plage horaire, ce qui supprime les conflits.

Hector convient-il aux universités, bibliothèques et espaces de coworking ?

Oui. Hector s’adapte aux établissements d’enseignement, aux bibliothèques et médiathèques, aux espaces de cotravail, aux entreprises, aux organismes publics et aux laboratoires. Au-delà des salles, il gère aussi le prêt de matériel, le parc informatique et les véhicules dans le même outil.

Reprenez le contrôle de vos actifs

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