Situé dans Saint-Laurent au cœur de la ville de Montréal, le Cégep de Saint-Laurent offre tout ce qu’un étudiant recherche. En plus d’avoir une multitude de programmes en formation régulière et continue, le Cégep de Saint-Laurent offre plusieurs spécialisations sur l’art et les sciences. Les étudiants seront accueillis dans un environnement qui leur permettra de se dépasser et d’innover.
Cégep de Saint Laurent
Le Cégep de Saint-Laurent (l'équivalent du lycée au Québec) a pris le virage numérique en adoptant Hector pour la gestion des prêts de matériels auprès des étudiants et des employés.
Avant Hector
« Hector aide avec la traçabilité, avec la Covid-19, c’est encore plus important, une trentaine d’employés utilisent Hector et ils sont très heureux de ce que Hector offre comme fonctionnalités. »
Défis
Synchronisation entre l'intranet les différents services du Cégep
Réservations non planifiées à l'avance et effectuées manuellement
Impossibilité de prêter du matériel aux employés
Cela faisait quelques années que le Cégep de Saint-Laurent cherchait une solution pour mieux gérer ses magasins et le matériel. Le but était d’abord de rassembler tous les actifs sous une solution Cloud, pour faciliter la gestion du département des technologies informatiques.
Comme il était impossible pour les étudiants et les employés du Cégep d’effectuer des réservations à l’avance, il était très complexe d’arriver à une gestion optimale des prêts de matériels. C’est pourquoi il devenait important de trouver une solution qui permettait d’obtenir des données en temps réel, mais aussi d’assurer la synchronisation avec les logiciels déjà utilisés par le Cégep comme Azure et Omnivox.
«Il y a deux ans et demi environ, nous voulions trouver une solution pour nous intégrer au virage numérique du Cégep, on voulait une solution infonuagique».
Solutions
Logiciel infonuagique accessible en ligne
Accès sécurisé et illimité pour employés et étudiants
Réservations en ligne du matériel et des salles d’études
Calendrier des prêts fiable et précis
Gestion des différents magasins du cégep
Paiements mensuels et selon le nombre d’actifs.
Transition vers Hector
Implanter la technologie d’Hector comprenait néanmoins son lot de risques. Faire l’implantation d’un nouveau logiciel dans une organisation n’est jamais facile, cela demande beaucoup d’investissement et de temps. Plusieurs heures supplémentaires ont été mises pour arriver à tout mettre en place, mais le résultat s’est avéré très positif.
Pourquoi avoir choisi Hector ?
Hector est un produit québécois qui offre la solution infonuagique
La tarification flexible selon le nombre d’items
Le nombre d’usagers illimité
La réactivité de l’équipe derrière Hector
L’amélioration et l’évolution continue de ses fonctionnalités
L'API qui permet de faire le pont avec les autres systèmes
De plus, le système utilisé avant par l’organisation avait connu une interruption majeure et n’était plus suffisamment sécurisé pour assurer la gestion des actifs. Ils ont dû faire le changement rapidement, et l’équipe d’Hector a su être présente pour les aider à remettre sur pieds leur service de prêts aux étudiants.
«Au moment où nous avons fait l’acquisition d’Hector, le produit ne répondait pas encore à tous nos besoins, malgré tout, il était toujours facile de communiquer avec l’équipe si nous avions un problème. Deux ans plus tard, la plateforme s’est développée et l’équipe d’Hector est toujours aussi réactive».
Meilleure visibilité de l’équipement disponible
« Les étudiants peuvent voir d’un coup d’œil, grâce au catalogue, les équipements disponibles aux dates qu’ils désirent, selon leur programme ou leur groupe d’étude. C’est ce qu’on aime avec Hector : l’information est mise à jour en temps réel.
Avec le système papier, les étudiants ne revenaient pas nécessairement annuler leurs réservations dans le cahier, ce qui laissait croire aux autres qu’ils ne pouvaient pas emprunter le matériel alors qu’il restait de la disponibilité. »
Meilleure expérience pour les utilisateurs
L’arrivée d’Hector a permis d’offrir aux étudiants et aux employés du Cégep Saint-Laurent une expérience plus agréable lorsque vient le temps d’effectuer une réservation.
«La plupart des étudiants ont constamment leur smartphone à la main, il était nécessaire de trouver une solution qui allait leur permettre de faire des réservations en ligne à même leur téléphone».
Meilleure communication entre les demandeurs
Le fait de retrouver tous ses actifs au même endroit aura permis d’éviter plusieurs malentendus entre les intermédiaires. De plus, ne plus avoir à passer par différentes applications ou par l’envoi de courriel pour faire le suivi des réservations limite grandement le nombre d’erreurs.
Comment Hector a fait la différence ?
Hector est très efficace pour assurer la gestion du matériel disponible pour le prêt. Au départ, ils ont réalisé qu’il possédait très peu d’actifs, mais que le taux de roulement était énorme, et ce seulement pour un magasin. Aujourd’hui, le cégep arrive à faire la gestion de l’ensemble des magasins du cégep grâce à l’utilisation d’Hector.
«Nous avons choisi de débuter par un petit magasin dont les actifs étaient prêtés très souvent. Nous avons adoré ce qu’Hector nous permettait de réaliser. Aujourd’hui, nous gérons 13 magasins pour un total de plus de 5000 actifs».
L’utilisation d’Hector leur permet d’assurer la gestion de matériel de 13 magasins, tel que le magasin d’arts visuels, de cinéma, de la musique, du théâtre, des loisirs, de la bibliothèque et plus encore.
Le Cégep a réalisé qu’il y avait un besoin dans le marché et que Hector avait le potentiel de combler ce besoin et d’évoluer avec eux pour plusieurs années.
Appréciation :
«Hector aide avec la traçabilité, avec la Covid-19, c’est encore plus important, une trentaine d’employés utilisent Hector et ils sont très heureux de ce que Hector offre comme fonctionnalités».
«Nous sommes leurs premiers clients en éducation et nous en sommes fiers».
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