Réservation de salles
Logiciel de réservation de salles complet et facile
Salles d’étude, salles de réunion, salles de musique, gymnases, laboratoires, espaces de coworking : Hector centralise la réservation de tous vos espaces. Affichez la disponibilité en temps réel, gérez les réservations et les accès, et dites adieu aux doubles réservations pour vos usagers comme pour vos équipes.
Les bénéfices pour votre organisation
Trois raisons pour lesquelles les organisations adoptent Hector pour gérer leurs salles.
Réservation en
libre-service
Vos usagers réservent une salle eux-mêmes depuis l’application web ou mobile. Vous choisissez une validation par votre équipe ou une gestion libre automatisée une expérience simple, des deux côtés.
Fini les doubles
réservations
Une vue claire de toutes vos salles : ce qui est disponible, réservé ou occupé, et le taux d’utilisation de chaque espace. Synchronisez avec Microsoft Outlook ou Google Agenda pour un planning unique et fiable.
Toutes les infos pour
un choix éclairé
Affichez tout ce dont vos usagers ont besoin : type de salle, capacité, matériel disponible, nom ou numéro, horaires d’ouverture et plans d’étage.
De la mise en ligne à l'accès, en 4 étapes
01
Créez vos salles et vos espaces
Décrivez chaque salle : type, capacité, matériel, plan d’étage, photos, horaires et créneaux réservables.
02
Publiez en libre-service et définissez vos règles
Rendez vos salles réservables en ligne. Activez la validation par votre équipe ou la réservation automatisée, avec des permissions par type d’utilisateur.
03
Réservez avec une disponibilité en temps réel
Le calendrier affiche les salles libres et occupées en direct, synchronisé en bidirectionnel avec Outlook et Google Agenda aucune double réservation possible.
04
Gérez l’accès et le taux d’utilisation
Avec Salto KS, vos usagers déverrouillent la porte depuis leur mobile. Suivez qui a accédé à quel espace et analysez le taux d’utilisation de vos salles.
Suivez tous vos actifs, pas seulement vos salles
Hector n’est pas qu’un outil de réservation de salles : c’est aussi une solution de gestion d’inventaire complète.
- Salles, bureaux et espaces de réunion
- Prêt de livres, magazines et médiathèque
- Prêt d'instruments de musique
- Parc informatique et logiciels
- Flotte de véhicules
- Mobilier et matériel
- Matériel médical ou de laboratoire
- … et tout ce que vous souhaitez réserver !
Contrôlez vos portes à distance avec Salto KS
Hector s’intègre parfaitement avec les verrous de portes Salto KS. Salto est une technologie de clés numérique permettant à un utilisateur donné de déverrouiller une porte grâce à l’application mobile Hector (disponible sur android et IOS). Vos utilisateurs pourront donc louer une salle, puis déverrouiller la porte eux-même, sans aucune intervention de votre part.
Vous pourrez gérer toutes les portes, utilisateurs et emplacements en temps réel, où que vous soyez et savoir à tout moment qui a obtenu accès à quel emplacement. Bien entendu, vous pouvez ajouter des étapes d’approbation et des permissions aux différents types d’utilisateurs.
Hector vs un tableur Excel
Gérer ses salles dans un tableur ou un agenda partagé peut sembler simple, jusqu’à la première double réservation. Saisie manuelle, disponibilités jamais à jour, aucune alerte : aujourd’hui, un tableur pour piloter ses espaces, c’est aussi dépassé qu’un fax.
| Critère | Hector | Agenda partagé / tableur |
|---|---|---|
| Doubles réservations | Bloquées par la disponibilité en temps réel | Fréquentes |
| Disponibilité des salles | Visible en temps réel | À vérifier manuellement |
| Réservation par l'usager | Libre-service (web et mobile) | Par courriel ou téléphone |
| Sync Outlook et Google Agenda | Bidirectionnelle | Inexistante ou partielle |
| Accès aux portes | Déverrouillage mobile via Salto KS | Gestion de clés manuelle |
| Taux d'utilisation des salles | Suivi automatique | Inconnu |
| Traçabilité (qui, quand) | Historique complet | Approximative |
Un logiciel taillé pour tous les secteurs
Hector est conçu pour s’adapter à vos besoins, peu importe votre activité.
Tout ce dont vous avez besoin
Suivi des actifs
Visualisez en un coup d'œil tous vos actifs matériels et logiciels, avec un outil flexible qui s'adapte à vos besoins.
Prêt de matériel
Automatisez les entrées et sorties de matériel et suivez vos prêts et locations en toute clarté.
Application mobile
Accédez à Hector partout : suivez vos actifs, scannez vos items et réservez du matériel en toute sécurité.
Génération de rapports
Fini les rapports manuels. Générez vos inventaires et audits de matériel en quelques clics.
Notifications et rappels
Soyez alerté automatiquement dès qu'une action, un retour en retard ou une maintenance vous attend.
Sécurité des données
Vos informations sensibles sont protégées et conservées dans un environnement hautement sécurisé.
Codes-barres & QR
Générez et scannez codes-barres et QR codes pour suivre vos actifs rapidement et sans erreur.
Inventaire RFID
Identifiez vos actifs par radiofréquence (RFID) : fini les saisies manuelles et le temps perdu en inventaire.
Voir les autres fonctionnalités
Synchronisation des utilisateurs
Importez vos employés, étudiants ou clients pour qu'ils accèdent à Hector et agissent en autonomie.
Identifiant unique (SSO)
Connectez-vous en un instant grâce à l'authentification unique, sans ressaisir vos identifiants à chaque fois.
Gestion des opérations
Pilotez vos actions quotidiennes : approvisionnements, préparation, livraison et réparation de votre matériel.
Solution Cloud
Votre inventaire hébergé dans le Cloud, synchronisé et accessible à tout moment, où que vous soyez.
Rapprochement d'inventaire
Comparez votre inventaire réel à vos données Hector, repérez les écarts et fiabilisez vos stocks rapidement.
Module Iris
Associez vos QR codes à des actions précises et déclenchez création, déplacement ou consommation en un seul scan.
Module de comptabilité
Centralisez factures et paiements dans Hector : modèles, documents et suivi clair de vos transactions.
Vos questions, nos réponses
Qu'est-ce qu'un logiciel de réservation de salles ?
Un logiciel de réservation de salles centralise la gestion des espaces réservables d’une organisation : salles de réunion, salles d’étude, gymnases, laboratoires, espaces de coworking. Il affiche la disponibilité en temps réel, permet la réservation en libre-service, évite les doubles réservations et peut piloter le contrôle d’accès aux portes.
Comment fonctionne la réservation de salles en libre-service ?
Vos usagers réservent eux-mêmes une salle depuis l’application web ou mobile, à partir d’un calendrier de disponibilité. Vous choisissez une validation par un membre du personnel ou une gestion libre automatisée, avec des permissions par type d’utilisateur.
Hector se synchronise-t-il avec Outlook et Google Agenda ?
Oui. La synchronisation est bidirectionnelle : vos salles sont importées comme espaces réservables et les réservations se reflètent dans les deux sens, ce qui élimine les doubles réservations et la double saisie.
Peut-on contrôler l'accès aux portes avec Hector ?
Oui, via l’intégration Salto KS. Un usager qui réserve une salle peut déverrouiller la porte lui-même depuis l’application mobile, sans gestion de clés. Un délai de grâce paramétrable encadre l’accès, et vous savez à tout moment qui a accédé à quel espace.
Comment éviter les doubles réservations de salles ?
La disponibilité de chaque salle s’affiche en temps réel et se synchronise avec Outlook et Google Agenda. Une salle déjà réservée ne peut plus l’être sur le même créneau, ce qui supprime les conflits.
Hector convient-il aux universités, bibliothèques et espaces de coworking ?
Oui. Hector s’adapte aux établissements d’enseignement, bibliothèques et médiathèques, espaces de coworking, entreprises, collectivités et laboratoires. Au-delà des salles, il gère aussi le prêt de matériel, le parc informatique et les véhicules dans le même outil.
Reprenez le contrôle de vos actifs
Testez Hector gratuitement, sans engagement.