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OPAC de l'Oise

L’OPAC de L’Oise s’est tourné vers Hector pour en finir avec les demandes papier pour la gestion de leur parc informatique.

Avant Hector

L’OPAC de L’Oise (Office public d’aménagement et de construction) est le plus gros bailleur social de Picardie, l’organisation possède une moyenne de 32 000 logements répartis dans 5 départements, qu’ils louent et revendent. Leur objectif principal est de fournir à des personnes en difficulté financière un logement viable à des prix modérés. 

 

L’OPAC utilise Hector depuis 2021, mais avant Hector aucune solution n’était mise en place pour gérer l’inventaire.  C’était majoritairement fait avec un classeur Excel. L’utilisation était très complexe au vu de la quantité de lignes, et le suivi du matériel était très chronophage. Toutes les demandes des employés pour les remplacements / réparations de matériel se faisaient sur papier, et étaient principalement gérées par une seule personne. Au fil du temps, l’accumulation des demandes papier devenait presque impossible à gérer, et l’inventaire s’est retrouvé complètement faussé... Avec cette gestion, impossible de savoir s’il y a eu des pertes ou du vol dans le passé. 

« Nous nous sommes tournés vers Hector pour enfin avoir un inventaire à jour. La gestion avec des codes QR était un des aspects les plus importants pour nous. L'affectation rapide du matériel via l'application mobile a été un facteur décisif. »

Damien Hisberger

Technicien systèmes d'information

Défis

Supprimer les demandes papier

Avoir un inventaire à jour en temps réel

Pouvoir gérer l’inventaire en mobilité

Associer un code QR au matériel

«Nous nous sommes tournés vers Hector pour enfin avoir un inventaire à jour. La gestion avec des codes QR était un des aspects les plus importants pour nous. L’affectation rapide du matériel via l’application mobile a été un facteur décisif».

Solutions

Identification du matériel avec un code QR

Attribution instantanée via l’application mobile

Solution Cloud accessible n’importe où

Intégration avec Azure pour synchroniser le matériel

Suivi des licences logicielles

Rappel des renouvellements des licences

Transition vers Hector

«Dès que nous avons choisi d’implanter Hector au sein de l’OPAC, l’équipe d’Hector nous a tout de suite donné accès au logiciel afin que l’on commence notre inventaire. Nous avons pris une banque d’heures de formation, car c’était important pour nous d’être accompagné dans les premières étapes et pour le suivi. Lorsque nous avons des questions ou un besoin de formation, nous avons toujours un rendez-vous en moins d’une semaine. Au niveau technique, comme c’est une solution simple à appréhender, on n’a pas eu de soucis particuliers pour l’implanter».

L’OPAC de l’Oise a profité d’une transition au sein de leur entreprise, avec un remplacement progressif du matériel pour l’ajouter au fur et à mesure dans Hector.

«La transition vers Hector a facilité la mise à jour de notre inventaire!».

Pourquoi avoir choisi Hector?

Code QR

Réactivité de l’équipe

Constante évolution du système

«Le choix pour Hector s’est fait grâce à la génération de code QR combiné avec l’application mobile. Nous n’avons pas trouvée de solutions aussi efficaces sur le marché. L’équipe d’Hector a aussi été très à l’écoute pour améliorer la plateforme, notamment pour la réception partielle des commandes de matériel».

Meilleure visibilité de l’équipement disponible

«Hector permet d’avoir un visuel d’inventaire beaucoup plus clair que si c’était sur un tableau d’Excel».

Meilleur équilibre des charges

«L’inventaire est accessible à nous administrateur, ce qui permet d’équilibrer les charges. Durant une journée chargée, nous pouvons nous répartir les tâches et travailler en simultané à gérer l’inventaire et les attributions de matériel».

«Le service informatique est heureux d’avoir un vrai logiciel de gestion d’inventaire. Au niveau des utilisateurs cela a été facile à faire adopter par l’équipe».

Comment Hector a fait la différence ?

«Le service avec l’équipe d’Hector pour l’implantation s’est bien déroulé, c’était très rapide ce qui a permis de mettre en place tous nos actifs. L’équipe a su nous venir en aide rapidement lorsqu’il y avait des problèmes avec notre synchronisation LDAP à cause de notre environnement hybride et elle s’est vraiment penchée sur le sujet pour trouver une solution. L’équipe d’Hector était là pour répondre à nos attentes.»

«Comme Hector permet d’envoyer des notifications dans la partie logiciel, quand un logiciel arrive à expiration, ça nous envoie un email d’attention qui notifie que par exemple que dans 1 mois le logiciel va expirer et qu’il faut penser à se réabonner. Ce qui nous permet de ne pas nous retrouver dans l’embarras après que la licence ait expiré, comme pour un antivirus par exemple…Nous gérons aussi le renouvellement de la licence d’Hector dans Hector!!»

«Au niveau de l’exécution de l’instance, depuis l’ouverture des serveurs à Paris pour les clients européens, nous avons apprécié une meilleure rapidité du logiciel. Il y a une journée où on a constaté qu’il y avait un délai très long, j’ai envoyé un email à l’équipe d’Hector pour leur faire part de nos soucis du délai et l’équipe a constaté le problème et ensuite le jour d’après ça a été résolu très rapidement. Maintenant c’est presque de l’instantané, nos opérations vont très vite!»

Appréciation :

Résultat visible au niveau de la rapidité

«Un gros point fort est que le logiciel d’Hector est en constante évolution, c’est un produit qui évolue et qui est non stagnant. C’est un logiciel qui vit, et nous apprécions de découvrir les nouvelles fonctionnalités».

«Hector nous a facilité la vie».

«C’est un logiciel qui a des qualités avec des employés qui sont très réactifs, on sent qu’ils se dévouent pour la solution, dès qu’on a un problème ils répondent directement».

 

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