La gestion d’une flotte automobile est l’équivalent d’une gestion d’inventaire informatique, mais pour les voitures. C’est en réalité le parc automobile d’une organisation.
Plusieurs entreprises possèdent un parc de véhicules. Que ce soit pour une entreprise qui fait de la livraison, qui gère un réseau de transport en commun, ou encore qui offre à ses employés un véhicule de fonction, il faut savoir combien de véhicules (voiture, autobus, camion…) elle possède, leur utilité, ainsi que leur localisation.
Une flotte automobile peut regrouper plusieurs types de véhicules y compris les poids lourds ou les véhicules à deux-roues.
Pour savoir où une voiture se trouve dans la journée ou pour savoir quand elle doit être remplacée, il faut une bonne gestion de la flotte automobile au sein d’une organisation.
Les avantages de la gestion d’une flotte de véhicules sont essentiellement les mêmes que les avantages de bien gérer son inventaire.
Il est important de faire le suivi des véhicules, notamment lorsqu’il faut changer des pièces ou simplement lorsqu’il s’agit de faire des entretiens, comme un changement d’huile, afin de s’assurer que le véhicule soit sécuritaire.
La gestion d’une flotte de véhicule peut par ailleurs déterminer les caractéristiques de chaque véhicule, afin d’attribuer le bon véhicule, à la bonne personne, pour le bon usage.
Bien évidemment, la gestion de flotte automobile n’est pas plus simple que la gestion d’actifs informatiques. C’est pourquoi il est important d’avoir un bon système de gestion ancré au sein de l’entreprise.
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En fonction du secteur d’activité de l’entreprise, il peut y avoir un grand nombre de véhicules à gérer. Il est important d’assurer un suivi serré dans les contrats de location de voiture afin d’être avertis à l’avance lorsqu’un contrat vient à échéance ou pour éviter de devoir payer des pénalités en termes de kilométrage.
L’utilisation d’un logiciel vous permet également de recenser l’ensemble des informations du véhicule comme le coût d’acquisition, l’amortissement, le kilométrage et les conditions du contrat de location au même endroit. Il sera plus facile de vous y retrouver lorsque vous aurez besoin d’une information précise sur un véhicule en particulier.
Les véhicules doivent être inspectés régulièrement pour s’assurer qu’aucun employé ne soit victime d’un accident en raison d’un véhicule qui n’était pas sécuritaire. Avec un logiciel de gestion de parc automobile, gardez un œil sur vos véhicules en recevant une notification lorsque votre véhicule doit aller se faire vérifier au garage.
Il est important d’être assidu dans l’entretien et la maintenance des véhicules pour éviter de payer inutilement des factures salées au garagiste en raison d’une mauvaise gestion des rendez-vous.
Vous pourrez conserver dans votre logiciel toutes vos factures et rapport d’inspection afin de bien planifier vos prochains passages au garage et votre budget.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de véhicules vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur les coûts occasionnés par votre parc automobile. Vous aurez une vue en temps réel de l’ensemble de vos véhicules et en fonction de ces données vous pourrez prévoir votre budget en conséquence.
Vous aurez également un historique de toutes les actions qui ont eu lieu ces dernières années. Cela vous permettra d’être prêt en cas d’audit de la flotte automobile.
Un autre facteur important à prendre en compte est la gestion de la consommation de carburant. Si votre entreprise paie l’essence des véhicules, vous devez conserver vos factures afin d’en assurer le suivi.
Avec un logiciel de gestion de parc automobile, vous pourrez garder vos factures de carburants afin de contrôler et analyser la consommation d’essence de vos véhicules.
Il est même possible d’accéder aux disponibilités des véhicules en temps réel. Cela vous permet de garder un œil sur votre flotte de véhicules et vos employés tout en gagnant en efficacité.
Même si la gestion d’une flotte automobile peut sembler complexe à première vue, il est très facile de mettre en place un système automatisé pour assurer la gestion des voitures.
Hector vous offre une solution facile pour assurer la gestion de votre flotte automobile. Il vous permet de faire la liste de l’ensemble des voitures présentent actuellement au sein de l’organisation et d’en ajouter si nécessaire. Il est également possible de créer des fiches descriptives pour chaque véhicule afin de mettre les renseignements importants.
Pour les maintenances préventives ou correctives des véhicules, vous pouvez prévoir un rappel automatisé, afin d’être notifié de la date d’un prochain rendez-vous.
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