Suivi du matériel et Gestion des prêts pour l’éducation

Publié le 28 novembre 2019

Gestion des prêts au comptoir pour l'éducation

La gestion des ressources matérielles au sein des institutions scolaires ne devrait pas être une lourde tâche qui empiète sur les projets en cours et qui nécessite du temps. Pourtant, c’est une réalité que l’on retrouve dans les Cégep, les écoles spécialisées et les universités quand il est question de gestion des prêts et de suivi d’inventaire pour le matériel audiovisuel par exemple. Ne pas effectuer de virage technologique et conserver de vieilles méthodes manuelles est une approche sujette à la perte de temps et aux erreurs. C’est pour cela que de nombreuses institutions ont fait le choix de se tourner vers les logiciels de gestion d’inventaire scolaire en stockant leurs données dans le Cloud.

Voici quelques raisons démontrant les bienfaits d’effectuer cette transition.

I. Utilisation simple et accessible depuis n’importe où par les membres du personnel

Un logiciel dont les données sont stockées dans le Cloud est très rapide d’implantation et ne nécessite aucune installation. Les utilisateurs possédant un compte y ont accès simultanément et ce, depuis n’importe quelle plateforme (ordinateur, tablette, smartphone).

Lors d’un déplacement de matériel d’un endroit à l’autre, les informations contenues dans la liste d’inventaire peuvent être modifiées en temps réel en accédant à la fiche de l’actif en quelques secondes seulement grâce à une connexion internet.
Très pratique lors d’une vérification rapide du statut d’un équipement lorsqu’on est en mouvement !

II. Gestion de l’inventaire par magasin

La plupart des écoles doivent répertorier et gérer une panoplie d’équipements qui se retrouvent dans différents départements (audiovisuel, informatique, photographie, éducation physique, etc.), et il est important de posséder un logiciel qui permet de définir plusieurs emplacements en créant des magasins attitrés.
Il sera alors très facile de transférer du matériel d’un endroit à l’autre et avoir une visibilité claire et précise de l’ensemble des actifs par magasins.

De plus, ceci assurera un suivi rigoureux des prêts de matériel de l’institution, en ayant la possibilité de définir des paramètres spécifiques à chaque magasin, tel que les horaires d’ouverture ou encore les membres responsables des prêts du magasin recevant les courriels.

III. Organiser l’inventaire par catégorie d’équipements

Inventaire par catégorie
Avec un logiciel de gestion des actifs comme Hector, il est possible de regrouper chaque actif en catégories d’équipement, permettant ainsi d’avoir une vue globale sur l’inventaire et définir des paramètres propres à chacun avant de les disperser à travers les magasins.

Les indications que l’on peut retrouver lors de la création des items peuvent toucher aussi bien à l’équipement en question (image, documents, fréquence d’entretien, durée de vie), tout comme être associées au système de prêts et réservation (horaire de prêt par item, durée de réservation maximale par item), ce qui peut être très utile pour limiter automatiquement les prêts des étudiants.

Également, pour un meilleur suivi, le système permet de générer ses propres codes barres par actifs afin de retrouver simplement et efficacement chaque matériel de l’inventaire grâce au scan.

IV. Affectation du matériel

En plus de l’inventaire prêté aux étudiants, il ne faut pas oublier tous les autres équipements présents dans les écoles qui sont utilisés quotidiennement par les enseignants et les membres du personnel ou encore affectés à des salles.

Il est donc important de posséder un logiciel qui effectue la distinction entre les prêts et l’affectation de matériel, pouvant avoir une durée de possession plus longue, afin d’avoir une visibilité fiable et précise de l’ensemble des actifs.

En quelques clics ou scan, il est possible avec Hector d’attribuer du matériel à des individus, des salles ou tout autre endroit ou événement, permettant ainsi de toujours garder un oeil sur l’inventaire, où qu’il soit !

V. Système de prêts et réservation


Un logiciel de suivi des actifs pour l’éducation ne serait rien sans une plateforme pour gérer les prêts et réservations de matériel des étudiants.

En utilisant une solution basée dans le Cloud, la gestion d’équipements s’effectue très facilement en équipe de travail, autorisant chaque membre du personnel à avoir accès à leur propre magasin de prêts.

De plus, les étudiants peuvent avoir un compte leur donnant la possibilité de réserver en ligne par eux-même des items ou encore des salles ! Ce module de prêt destinés aux utilisateurs devient un réel élément libérateur et permet de désengorger les files d’attente interminables aux comptoirs des magasins de prêt, ce qui est bénéfique aussi bien pour les étudiants que le personnel responsable.

VI. Les fonctionnalités appréciées de l’éducation

  • Bloquer les prêts d’un étudiant

Possibilité de bloquer un étudiant qui est souvent en retard, ou rend le matériel défectueux, pendant une certaine période.

  • Récurrence des prêts pour le personnel

Possibilité de programmer à l’avance des réservations de matériel selon une certaine fréquence.

  • Kit d’équipement

Pouvoir regrouper du matériel au sein d’un même kit et le rendre disponible en réservation.

Permet d’avoir une vue globale de tous les prêts en cours et à venir (par jour, semaine, mois, ou par actif).

  • Générer des rapports de prêts

Rapport permettant d’évaluer l’utilisation du matériel de prêt globalement afin d’effectuer des rotations et rendre disponible certains équipements par rapport à d’autres.

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