Le télétravail est devenu un incontournable avec l’arrivée de la pandémie mondiale. Les employés tout comme les employeurs ont rapidement dû s’adapter.
Plusieurs entreprises ont été prises de court lorsque l’état d’urgence sanitaire a été déclaré. En l’espace de quelques jours, les employés se sont trouvés dans l’obligation de travailler à partir de leur domicile afin de limiter la propagation de la COVID-19. Le télétravail a amené son lot de défis aux départements des technologies de l’information afin de ne pas nuire aux activités de l’entreprise.
Malgré la reprise des activités en présentiel, plusieurs travailleurs ont manifesté leur désir de ne plus retourner au bureau. Pour certains, le télétravail apporte indéniablement son lot d’avantages :
Selon l’environnement de travail, la productivité des employés s’est vue accroître significativement. En effet, à la maison, il y a (souvent) moins de distractions que sur le lieu de travail.
La flexibilité des horaires facilite l’équilibre entre la vie personnelle et professionnelle. En télétravail, cela ne prend que quelques minutes pour commencer sa journée, et l’employé évite le stress et le temps de déplacement matin et soir jusqu’au bureau.
Les employeurs peuvent eux aussi y trouver leur compte, comme des économies sur les charges de l’entreprise (loyer, électricité…). Aussi, il n’est plus obligatoire de se restreindre à la région où l’entreprise se trouve pour recruter des employés.
Avec le télétravail, les entreprises peuvent recruter les meilleurs talents, peu importe leur situation géographique. Dans les bonnes conditions de télétravail, les employés sont plus productifs, et prennent moins de congés maladies.
Le télétravail à 100% ne convenant pas à tout le monde, certaines entreprises souhaitent revoir leur organisation. L’une des options qui s’offre à elle est le Flex office que l’on peut définir comme étant un espace de travail où personne ne dispose de bureau attitré.
Les entreprises se dotent d’un espace de travail plus petit, mais suffisamment grand pour accueillir un certain nombre d’employés en même temps dans les locaux. Le Flex office répond également au besoin de liberté en choisissant de travailler de la maison ou du bureau selon l’humeur ou les tâches à effectuer. Évidemment, il y a des salles fermées de disponibles afin de pouvoir téléphoner ou d’organiser une réunion, et des espaces conviviaux comme une salle de repos et une cafétéria.
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Grâce à notre logiciel, vous serez capable de gérer les réservations d’espace de travail en plus d’assurer le prêt de matériel à vos employés.
Pour assurer ses activités, l’entreprise doit veiller à ce que les employés aient tout le matériel dont ils ont besoin pour être productifs :
La principale problématique qui vient avec le télétravail et le Flex office est la difficulté pour les employeurs de savoir quel matériel est attribué à quel employé. Il faut être capable de retracer le matériel prêté en tout temps. Si un employé a besoin d’emprunter un équipement spécifique, il doit pouvoir en faire la réservation.
Pour que le Flex office fonctionne, il faut que les employés puissent facilement réserver un espace de travail ou une salle de réunion. Pour se faire, il faut inévitablement qu’un outil soit mis en place. L’outil doit pouvoir fournir les informations telles que l’emplacement du bureau réservé ainsi que les autres collègues ayant réservé les autres bureaux.
C’est avec ces informations que les employés vont décider s’ils vont aller au bureau ou s’ils vont rester en télétravail cette journée-là.
Pour faciliter l’instauration du télétravail au sein de votre entreprise, Hector peut vous aider à assurer le suivi et le gestion de votre matériel. Il sera plus facile pour vous de savoir quel équipement est attribué à quel employé. Vous passerez moins de temps à gérer le prêt de matériel à l’interne et vous pourrez vous concentrer sur les choses plus importantes.
Pour que le Flex office ne devienne pas un cauchemar, l’entreprise doit se doter d’un système de réservation pour coordonner les plages horaires et éviter que des employés se déplacent inutilement au bureau. Avec Hector, soyez assuré que ce genre de situation ne vous arrivera pas puisque vos employés peuvent faire la réservation de matériel et de salle via le logiciel à l’avance.
La fonctionnalité de réservation vous permet également d’établir facilement la liste des employés présents au bureau à un moment précis, si un cas de COVID-19 était déclaré dans l’entreprise.
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