Simplifiez votre gestion d’inventaire pour la rentrée scolaire

Publié le 20 août 2020

Temps de lecture : 5 minutes

Nouvelle année scolaire, même problème : une gestion d’inventaire dépassée qui ne facilite vraiment pas le travail du magasinier. Suivre jusqu’à des milliers d’actifs avec un Excel, un logiciel pour bibliothèque (SIGB) ou pire à la main s’avère un vrai calvaire… qui pourrait facilement être évité.

Gestion inventaire pour la rentrée scolaire

Le suivi du matériel et la gestion des prêts ne devraient pas être de lourdes et longues tâches qui empiètent sur tous vos autres projets. Sans compter qu’utiliser de vieilles méthodes manuelles vous prédispose à la perte de temps et aux erreurs.

La rentrée scolaire est le meilleur moment pour revoir au complet votre gestion d’inventaire. Parce que vous ne voulez pas vivre une autre année complète ainsi, voici ce que vous pourriez mettre en place au grand bonheur des magasiniers, des enseignants ET des étudiants.

Dites oui à un logiciel de prêt de matériel

Gérer les sorties et entrées d’équipements sur tableurs (Excel ou papier) possède ses limites en termes d’efficacité et de rapidité. Plus vous avez de sorties et d’entrées de matériel à gérer, plus vous remarquerez des pertes, des erreurs et des inventaires qui ne font plus de sens.

Pour éviter ces erreurs, la solution qui s’offre à vous est un logiciel de gestion d’inventaire et de prêt de matériel. Ce changement peut être perçu comme facultatif et coûteux par l’administration, alors qu’il peut engendrer des avantages (monétaires et temporel) profitables.

Choisissez le bon logiciel de gestion d’inventaire

Il existe plusieurs logiciels de gestion d’inventaire sur le marché, mais plusieurs ne sont pas adaptés à la gestion des prêts de matériel d’un établissement scolaire.

Le premier point à vérifier est la simplicité du logiciel, puisque cela permettra à tous les intervenants qui l’utiliseront d’être productifs. Par la suite, vous aurez à vérifier si le logiciel possède toutes les fonctionnalités qui vous sont nécessaires.

Fonctionnalités d'un logiciel de gestion d'inventaire

Quelques fonctionnalités que vous devriez avoir :

  • Réservation en ligne par les étudiants.
  • Blocage de prêts d’un étudiant.
  • Possibilité de programmer à l’avance des réservations de matériel selon une certaine fréquence.
  • Génération de ses propres codes barres par actif.
  • Regroupement du matériel au sein d’un même kit.
  • Calendrier des réservations.
  • Rapports de prêts.

Préparez la rentrée avec Hector

Hector est une solution logiciel de gestion de location de matériel qui a été implanté dans plusieurs écoles et établissements scolaires. C’est le cas du Cégep de Jonquière qui a opté pour notre système de réservations en ligne.

« Le système ouvert d’Hector a fait toute la différence pour nous ! Désormais, les étudiants peuvent réserver leurs équipements à l’avance en ligne et ceci a énormément amélioré les choses. »

Jean-François Potvin

Technicien en travaux pratiques

Notre solution logiciel est tellement flexible que vous choisissez vous-même les actifs que vous voulez suivre. En optant pour un logiciel comme le nôtre, vous vous assurez de maintenir un suivi rigoureux de vos actifs en prêt ou attribués au personnel de votre établissement.

Hector peut également faire le suivi de dépréciation de vos actifs à votre place. Notre outil calcule la durée de vie du matériel disponible en location à l’aide de divers facteurs comme le nombre de sorties, les bris, la durée de vie estimée, etc. L’application vous notifie quand il est temps de changer l’actif en question. On est loin du tableur Excel!

Implantez votre nouveau processus avec de l’aide

Bien que le logiciel Hector est facile à implanter, notre équipe peut venir vous donner un coup de main afin que vous partiez sur de bonnes bases rapidement.

Processus pour implanter Hector
Plus vous avez d’actifs, plus il est difficile de savoir comment s’organiser. C’est pourquoi une grande école de Montréal a demandé de l’accompagnement dans son implantation d’Hector. Voici comment nous procédons.

1. Analyse des processus actuels

Nous venons dans vos locaux pour analyser la situation et discuter avec votre personnel afin de connaître leur routine. Ensuite, nous adaptons le logiciel à leur réalité. Ainsi, nous établissons les étapes principales (réservation, préparation du matériel, prêt du matériel, retour du matériel, remise en inventaire, etc.) de votre processus dans le logiciel Hector.

2. Définition de la structure à mettre en place

Nous définissons la structure à mettre en place selon votre infrastructure. Vous avez plusieurs magasins dans plusieurs villes? Ou plusieurs départements? C’est aussi à cette étape que nous organisons les items, les actifs avec des attributs et les réglages de réservations.

3. Installation de l’environnement

Après l’installation de l’application et de la base de données, nous configurons les réglages que nous avons planifiés à l’étape précédente.

4. Formations

Afin que tous soient à l’aise dans leur utilisation du logiciel Hector, nous prenons le temps de former les administrateurs, le personnel et même l’étudiant.

5. Suivi et rapport d’implantation

Ce n’est pas fini! La mise en place d’un logiciel d’inventaire et de prêt de matériel demande de l’amélioration en continu. En utilisant l’outil, le personnel peut réaliser qu’une autre fonction serait nécessaire. Une fois que nous avons quitté les lieux, nous gardons contact avec les écoles pour s’assurer que l’implantation du logiciel continue de bien se dérouler.

Prêt pour une rentrée scolaire facilitée? Vous pouvez même démarrer un essai gratuit de 15 jours afin d’en découvrir les bienfaits d’Hector. Pour discuter d’un accompagnement personnalisé, prenez rendez-vous via notre formulaire de contact!

Planifier une démonstration

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