Centre de services scolaires de Laval
Défi de l’optimisation de la gestion d’inventaire au CSS Laval : une transformation réussie avec Hector !
Le CSS Laval (Centre de services scolaire de Laval) a pour mission d’accompagner les établissements scolaires de la Ville de Laval, afin qu’ils puissent offrir des conditions d’enseignements optimales pour les élèves. Le CSS Laval est l’un des plus importants centres de services scolaires du Québec.
Au delà d’un logiciel, je recherchais un partenaire qui puisse bien comprendre mes besoins et m’accompagner dans la mise en place d’un système d’inventaire. J’ai trouvé ce partenariat avec Hector.
Avant Hector
Auparavant, le CSS Laval utilisait un fichier Excel pour gérer son inventaire de ressources informatiques. Avec le changement des commissions scolaires en centres de services scolaires, et les nouvelles normes imposées par le ministère de l’éducation, l’utilisation d’un fichier Excel devenait très laborieuse et désuète.
Au cœur de ces changements, Mario Boivin joue un rôle central, en tant que Coordonnateur TI. Il gère le soutien aux personnels de l’enseignement, dont des demandes de service TI de niveau 1 (ex : un enseignant rencontre un problème avec son ordinateur), et supervise les escalades vers le support de niveau 2, lorsqu’aucune solution n’a pu être trouvée au niveau 1.
Mario Boivin avait déjà mis en place un système de billetterie avec C2 Atom, et souhaitait mettre en place une solution d’inventaire qui puisse communiquer avec ses systèmes en place.
Besoins
- Suivre le matériel attribué aux élèves
- Conformité avec les exigences de sécurité
- Pouvoir générer des rapports
- Avoir une gestion d'inventaire centralisée
- Suivre l'obsolescence du parc
Le CSS Laval faisait face à un défi majeur concernant la gestion de son parc informatique. Les directions d’écoles se trouvaient dans une situation de manque de visibilité quant à l’état de leur matériel informatique. Plus précisément, elles ne disposaient d’aucun outil permettant de gérer efficacement l’obsolescence de leur équipement informatique, ni de suivre de manière adéquate les appareils attribués ou prêtés aux élèves, notamment ceux relevant de la mesure 30180.
Ce manque de visibilité et de contrôle générait des problèmes potentiels en termes de gestion des actifs informatiques au sein du CSS Laval. Les directions d’écoles étaient confrontées à des défis liés à la planification, à la maintenance, et à la gestion des ressources informatiques, entravant ainsi l’efficacité de leurs opérations.
En outre, le ministère de l’Éducation avait émis un ensemble de 15 normes de sécurité que chaque centre de service scolaire, y compris le CSS Laval, devait mettre en place. Parmi ces normes, un mandat stipulait la nécessité d’implanter un système de gestion d’inventaire plus centralisé, capable de fournir des informations essentielles, de générer des rapports, et de garantir la conformité avec les exigences de sécurité.
Face à cette problématique, le CSS Laval se trouvait à un moment charnière de son développement, cherchant à mettre en place un système de gestion d’inventaire informatique centralisé afin de répondre aux besoins des écoles, de se conformer aux normes du ministère de l’Éducation, et d’optimiser la gestion de ses ressources informatiques.
Solutions
Après une analyse approfondie, il s’est avéré qu’Hector était la solution idéale pour répondre à nos besoins en matière de gestion d’inventaire. Lors de l’appel d’offres pour une solution de gestion d’inventaire, Hector a largement satisfait à tous les critères établis.
L'intégration dans le CSS Laval s'est faite en 2 phases :
Phase 1
Matériel géré par le gestionnaire de l’établissement (ordinateurs, tablettes, Chromebook, écrans plats interactifs, portables, TNI, projecteurs)
Phase 2
Infrastructure : bornes wifi, routeurs, matériel réseau centralisé par l’ETI, module logiciel pour les licences et gestion des certificats
Transition vers Hector
Pour faciliter l’adoption du logiciel par les directions d’écoles, la plateforme a été personnalisée aux couleurs du CSS Laval. De plus, des documents personnalisés, tels que des tutoriels écrits et des vidéos (webinaire), ont été créés pour aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti d’Hector. Une réelle conduite du changement a été pensée pour s’assurer de maximiser les bénéfices d’Hector au sein du CSS Laval.
Grâce à cette approche collaborative et à l’engagement continu, l’intégration de Hector s’est avérée fluide et efficace, permettant au CSS Laval de maximiser les avantages de la solution de gestion d’inventaire.
Fonctionnalités préférées
Gestion de l'obsolescence
Grâce à Hector, la durée de vie des actifs informatiques est gérée de manière efficace. CSS Laval utilise la fonctionnalité de « Date de fin de vie », afin de pouvoir rapidement générer des rapports sur les machines devant être remplacées. Cela permet d'optimiser les investissements en anticipant le remplacement d'équipements, contribuant ainsi à la maîtrise des coûts.
Gestion des entrées / sorties de stock
La difficulté majeure en inventaire est de maintenir la base de données toujours à jour. Grâce au système de codes-barres, toutes les machines qui entrent en inventaire sont étiquetées et scannées, et de même pour la sortie d'inventaire par le recycleur. Hector est synchronisé avec les bases Intune et Jamf de CSS Laval pour centraliser l'information et garder un inventaire à jour.
Application mobile, scanner et imprimantes
L'application mobile intégrée et la compatibilité avec les scanners et les imprimantes constituent des atouts majeurs. Ces fonctionnalités facilitent la gestion des actifs en réduisant les tâches manuelles, ce qui améliore considérablement l'efficacité globale de la gestion d'inventaire.
Assignation des appareils aux enseignants
La fonction d'assignation simplifie la distribution des équipements aux enseignants. Cela garantit que chaque enseignant dispose des outils nécessaires pour leur enseignement, tout en facilitant le suivi et la maintenance, assurant ainsi la disponibilité continue.
Intégration avec C2 Atom
Communication bidirectionnelle avec C2 Atom, afin d'envoyer les opérations et alertes dans leur système de billetterie (ex : un certificat doit être renouvelé).
Pourquoi avoir choisi Hector ?
La collaboration avec Hector a été une expérience exceptionnelle, un véritable partenariat où nous avons travaillé main dans la main pour atteindre nos objectifs communs. Ensemble, nous avons formé une équipe solide pour construire et gérer notre inventaire.
- Un véritable partenariat
- Intégration avec plusieurs logiciels
- Une équipe solide
Cette collaboration avec Hector nous a permis de réaliser deux objectifs essentiels :
Offrir aux directions d’écoles une vue d’ensemble complète de leur parc informatique, ce qui leur permet de :
- Prévoir les investissements et les achats nécessaires pour les années scolaires à venir grâce aux alertes et aux rapports sur la fin de vie des équipements
- Connaître en temps réel la localisation des appareils assignés ou prêtés aux élèves, y compris ceux relevant de la mesure 30810
Automatiser l’ajout et la mise à jour de l’inventaire dans Hector grâce à des intégrations étroites avec les systèmes suivants :
- Chrome OS
- Jamf School
- InTune
- C2 Atome
Comment Hector a fait la différence ?
Hector s’est révélé être un outil convivial, répondant pleinement à nos attentes. De plus, l’intégration avec l’outil de billetterie C2 Atom a constitué un pas décisif. Nous avons pu combiner deux produits québécois pour une interaction fluide. Cette intégration a apporté une solution complète à notre gestion d’actifs, renforçant notre efficacité opérationnelle. Grâce à Hector, nous sommes désormais prêts à relever les défis avec confiance.
Hector répond complètement à nos attentes grâce à ses points forts :
- Gestion précise de l’inventaire des actifs
- Accessibilité pour chaque établissement tout en offrant une vue globale à l’équipe TI
- Rapports détaillés pour une gestion éclairée
- Interface intuitive, facilitant l’adoption et l’efficacité
Reprenez le contrôle de vos actifs
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