Système de gestion des clés
Logiciel de gestion des clés pour la gestion immobilière
Un trousseau qui disparaît, un barillet à changer, un locataire qui attend : la mauvaise gestion des clés coûte du temps et de l’argent. Hector suit chaque clé de vos propriétés comme un actif : qui la détient, depuis quand, et si elle est revenue. Et pour les portes connectées, Hector va plus loin : il transforme une réservation en clé numérique ouverte depuis un mobile, sans remise de clé physique.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des clés ?
Un logiciel de gestion des clés centralise le suivi des clés, badges et trousseaux d’une organisation : qui les détient, où elles se trouvent, et l’historique de chaque sortie et retour. En gestion immobilière, il s’applique aux complexes résidentiels, immeubles commerciaux, copropriétés et espaces partagés, où des dizaines de trousseaux circulent entre gestionnaires, agents, prestataires et résidents.
L’objectif : éliminer les pertes, prouver qui a eu accès à quoi, et récupérer les bonnes clés au bon moment, notamment quand un employé ou un prestataire quitte ses fonctions.
Deux façons de sécuriser vos clés avec Hector
Suivez chaque clé physique comme un actif
Chaque clé, trousseau ou badge devient une fiche dans Hector, identifiée par code-barres, QR code ou puce RFID. Vous l’affectez à un utilisateur, et le système sait en permanence qui détient quoi.
- Identification : étiquetez et scannez chaque clé pour savoir quelle clé correspond à quel trousseau et à quel logement.
- Suivi sur le terrain : agents et personnel de maintenance gèrent les clés directement sur site depuis l’application mobile.
- Départ d’un collaborateur : en un clic, obtenez la liste des clés attribuées à une personne et celles à récupérer avant son départ.
- Stockage : vos clés restent dans vos armoires, casiers ou boîtiers verrouillables ; Hector en est le registre central — il trace chaque sortie, pas le matériel de rangement.
Remplacez la clé par un accès numérique
Pour vos portes équipées de serrures connectées, Hector supprime carrément la clé physique. Grâce aux intégrations Salto KS et Vauban VISOR, une réservation Hector devient une clé de porte fonctionnelle :
- l’accès est accordé automatiquement à l’utilisateur au début de sa réservation ;
- la porte se déverrouille depuis l’application mobile Hector (iOS / Android) ;
- l’accès est révoqué automatiquement à la fin de la réservation, sans intervention ni changement de barillet.
Plus de clé à remettre, plus de clé à récupérer, plus de copie sauvage : l’accès suit la réservation.
C'est presque trop facile
01
Inventoriez vos clés
Créez une fiche par clé, trousseau ou badge (logement associé, code-barres / QR / RFID, photo).
02
Affectez et définissez les droits
Attribuez les clés aux utilisateurs et fixez qui peut accéder à quoi.
03
Suivez sorties et retours par scan
Chaque mouvement se scanne depuis le mobile ; l’historique se construit tout seul.
04
Passez au numérique là où c’est possible
Connectez Salto KS ou Vauban VISOR pour transformer les réservations en accès de porte automatiques.
Pourquoi choisir Hector pour la gestion des clés
Traçabilité prouvable
Chaque action sur une clé est horodatée. En cas de perte ou d’incident, vous identifiez le dernier détenteur et reconstituez l’historique d’accès, utile pour un audit comme pour une assurance.
Tarif indépendant du nombre d’utilisateurs
La tarification d’Hector dépend du volume d’actifs, pas du nombre d’employés. Que vous gériez 1 ou 100 collaborateurs, le prix ne bouge pas, vous savez toujours à qui sont attribuées les clés, sans payer par siège.
Sécurité et droits d’accès
Définissez qui peut sortir quelles clés, configurez des notifications automatiques, et conservez vos données dans un environnement hébergé sécurisé.
Expérience mobile
Tout se gère depuis le terrain : scan, affectation, retour, déverrouillage, sans repasser par le bureau.
Hector vs un tableur Excel
Gérer ses clés avec un cahier ou un tableur peut sembler simple, jusqu’au trousseau introuvable ou au départ d’un salarié sans restitution. Saisie manuelle, aucune trace fiable, aucune alerte : pour des clés, c’est un risque de sécurité autant qu’une perte de temps. Aujourd’hui, un tableur pour piloter son stock, c’est aussi dépassé qu’un fax.
| Critère | Hector | Trousseau + tableur |
|---|---|---|
| Qui détient quelle clé | Historique complet par clé | De mémoire ou sur un cahier |
| Départ d'un employé | Liste des clés à récupérer en un clic | Inconnu, risque de copie |
| Identification | Code-barres, QR ou RFID | Étiquette papier |
| Suivi sur le terrain | Application mobile, numérisation sur place | Retour au bureau obligatoire |
| Accès aux portes | Clé numérique (Salto KS, Vauban VISOR) | Clé physique uniquement |
| Révocation d'accès | Automatique en fin de réservation | Récupérer la clé ou changer le barillet |
| Audit et traçabilité | Journal horodaté complet | Approximatif |
Un logiciel taillé pour tous les secteurs
Hector est conçu pour s’adapter à vos besoins, peu importe votre activité.
Tout ce dont vous avez besoin
Suivi des actifs
Visualisez en un coup d'œil tous vos actifs matériels et logiciels, avec un outil flexible qui s'adapte à vos besoins.
Prêt de matériel
Automatisez les entrées et sorties de matériel et suivez vos prêts et locations en toute clarté.
Application mobile
Accédez à Hector partout : suivez vos actifs, scannez vos items et réservez du matériel en toute sécurité.
Génération de rapports
Fini les rapports manuels. Générez vos inventaires et audits de matériel en quelques clics.
Notifications et rappels
Soyez alerté automatiquement dès qu'une action, un retour en retard ou une maintenance vous attend.
Sécurité des données
Vos informations sensibles sont protégées et conservées dans un environnement hautement sécurisé.
Codes-barres & QR
Générez et scannez codes-barres et QR codes pour suivre vos actifs rapidement et sans erreur.
Inventaire RFID
Identifiez vos actifs par radiofréquence (RFID) : fini les saisies manuelles et le temps perdu en inventaire.
Voir les autres fonctionnalités
Synchronisation des utilisateurs
Importez vos employés, étudiants ou clients pour qu'ils accèdent à Hector et agissent en autonomie.
Identifiant unique (SSO)
Connectez-vous en un instant grâce à l'authentification unique, sans ressaisir vos identifiants à chaque fois.
Gestion des opérations
Pilotez vos actions quotidiennes : approvisionnements, préparation, livraison et réparation de votre matériel.
Solution Cloud
Votre inventaire hébergé dans le Cloud, synchronisé et accessible à tout moment, où que vous soyez.
Rapprochement d'inventaire
Comparez votre inventaire réel à vos données Hector, repérez les écarts et fiabilisez vos stocks rapidement.
Module Iris
Associez vos QR codes à des actions précises et déclenchez création, déplacement ou consommation en un seul scan.
Module de comptabilité
Centralisez factures et paiements dans Hector : modèles, documents et suivi clair de vos transactions.
Bons de transfert
Déplacez vos équipements entre magasins et sites, avec une traçabilité complète de chaque transfert.
Bons de commande
Commandez auprès de vos fournisseurs, réceptionnez le matériel et saisissez les numéros de série dès réception.
Bons de réquisition
Vos utilisateurs demandent du matériel depuis un catalogue et vous suivez chaque demande jusqu’à sa livraison.
Bons de travail
Planifiez et suivez les interventions sur vos équipements, de la demande à la clôture.
Maintenance
Planifiez la maintenance préventive par sous-catégorie ou par actif, avec une alerte avant chaque échéance.
Personnalisation
Adaptez champs, grilles, modèles d’e-mails et impressions pour qu’Hector épouse vos processus.
Intelligence artificielle
Générez des images de sous-catégories, classez les modèles importés et remplacez les références fabricant par des noms lisibles.
Taux de location
Appliquez automatiquement vos tarifs à l’heure, à la journée ou au mois sur chaque prêt, jusqu’à la facture.
Vos questions, nos réponses
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des clés ?
C’est un outil qui centralise le suivi des clés, badges et trousseaux : qui les détient, où ils sont, et l’historique de chaque sortie et retour. En gestion immobilière, il évite les pertes et prouve qui a eu accès à quoi.
Comment savoir qui détient quelle clé ?
Chaque clé est une fiche identifiée par code-barres, QR ou RFID, affectée à un utilisateur. Hector affiche en temps réel le détenteur de chaque clé et tout l’historique des affectations.
Peut-on récupérer les clés quand un employé quitte l'entreprise ?
Oui. En un clic, Hector liste toutes les clés attribuées à une personne, donc vous savez exactement lesquelles récupérer avant son départ.
Hector remplace-t-il les clés physiques par un accès numérique ?
Pour les portes équipées de serrures connectées, oui : via les intégrations Salto KS et Vauban VISOR, une réservation Hector devient une clé de porte numérique, accordée au début et révoquée automatiquement à la fin, déverrouillable depuis le mobile.
Le prix dépend-il du nombre d'utilisateurs ?
Non. La tarification d’Hector dépend du volume d’actifs, pas du nombre d’employés. Vous pouvez ajouter autant d’utilisateurs que nécessaire sans changer de tarif.
Peut-on gérer les clés depuis un mobile, sur le terrain ?
Oui. Agents et personnel de maintenance scannent, affectent, rendent et déverrouillent les accès directement sur site depuis l’application mobile Hector.
Hector contrôle-t-il les armoires à clés électroniques ?
Hector est le registre logiciel de vos clés : il trace chaque sortie et retour, quel que soit votre mode de rangement (armoire, casier, boîtier). Pour le contrôle d’accès aux portes, il s’intègre à Salto KS et Vauban VISOR.
Reprenez le contrôle de vos actifs
Testez Hector gratuitement, sans engagement.