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Étude de cas

OPAC de l'Oise

Comment le plus gros bailleur social de Picardie a mis fin aux demandes papier pour la gestion de son parc informatique.

Opac de l'oise
32 000

logements gérés

5

départements desservis

2021

année de mise en place d'Hector

L’OPAC de l’Oise (Office public d’aménagement et de construction) est le plus gros bailleur social de Picardie. L’organisation gère en moyenne 32 000 logements répartis dans 5 départements, qu’elle loue et revend. Son objectif principal : fournir à des personnes en difficulté financière un logement viable à prix modéré.

Citation

« Nous nous sommes tournés vers Hector pour enfin avoir un inventaire à jour. La gestion avec des codes QR était un des aspects les plus importants pour nous. L’affectation rapide du matériel via l’application mobile a été un facteur décisif ! »

Damien Hisberger
Technicien systèmes d’information

Avant Hector

❌ Aucun logiciel dédié : suivi du parc informatique sur un classeur Excel

❌ Suivi du matériel chronophage, avec un volume de lignes difficile à exploiter

❌ Demandes de remplacement et de réparation gérées uniquement sur papier, par une seule personne

❌ Impossible de détecter les pertes ou les vols de matériel

L’OPAC utilise Hector depuis 2021. Avant cela, aucune solution n’était en place pour gérer l’inventaire du parc informatique. Le suivi se faisait majoritairement sur un classeur Excel, dont la complexité rendait la mise à jour très chronophage.

 

Toutes les demandes de remplacement ou de réparation de matériel se faisaient sur papier et étaient centralisées auprès d’une seule personne. Avec le temps, l’accumulation de ces demandes est devenue difficile à gérer, et l’inventaire s’est retrouvé faussé, rendant impossible la détection d’éventuelles pertes ou vols.

Objectifs

  • Supprimer les demandes papier
  • Pouvoir gérer l'inventaire en mobilité
  • Avoir un inventaire à jour en temps réel
  • Associer un code QR à chaque équipement

Fonctionnalités clés

Identification par code QR

Chaque équipement est associé à un code QR pour un suivi immédiat.

Attribution instantanée

Affectation du matériel directement depuis l'application mobile.

Solution cloud

Inventaire accessible n'importe où, sans installation.

Intégration Azure

Synchronisation automatique du matériel avec l'environnement Azure.

Suivi des licences logicielles

Gestion centralisée des licences installées sur le parc.

Rappels de renouvellement

Alerte automatique avant l'expiration d'une licence.

Transition graduelle vers Hector

« Dès que nous avons choisi d'implanter Hector au sein de l'OPAC, l'équipe d'Hector nous a tout de suite donné accès au logiciel afin que l'on commence notre inventaire. Nous avons pris une banque d'heures de formation, car c'était important pour nous d'être accompagnés dans les premières étapes et pour le suivi. Lorsque nous avons des questions ou un besoin de formation, nous avons toujours un rendez-vous en moins d'une semaine. Au niveau technique, comme c'est une solution simple à appréhender, nous n'avons pas eu de souci particulier pour la déployer. »

L’OPAC de l’Oise a profité de cette période de transition pour remplacer progressivement son matériel, en l’ajoutant au fur et à mesure dans Hector.

« La transition vers Hector a facilité la mise à jour de notre inventaire ! »

Pourquoi avoir choisi Hector ?

« Le choix pour Hector s'est fait grâce à la génération de codes QR combinée à l'application mobile. Nous n'avons pas trouvé de solution aussi efficace sur le marché. L'équipe d'Hector a aussi été très à l'écoute pour améliorer la plateforme, notamment pour la réception partielle des commandes de matériel. »

Deux autres facteurs ont pesé dans la balance : la réactivité de l’équipe Hector, et la constante évolution du système.

Meilleure visibilité de l'équipement disponible

« Hector permet d'avoir un visuel d'inventaire beaucoup plus clair que sur un tableau Excel. »

Meilleur équilibre des charges

« L'inventaire est accessible à tous nos administrateurs, ce qui permet d'équilibrer les charges. Durant une journée chargée, nous pouvons répartir les tâches et travailler en simultané sur l'inventaire et les attributions de matériel. »
« Le service informatique est heureux d'avoir un vrai logiciel de gestion d'inventaire. Du côté des utilisateurs, l'adoption par l'équipe a été facile. »

Ce que l'OPAC apprécie

Selon Damien Hisberger, la rapidité et l’évolution constante du logiciel font partie des bénéfices les plus visibles au quotidien :

« Un gros point fort, c'est que le logiciel d'Hector est en constante évolution. C'est un produit qui vit, qui n'est pas stagnant, et nous apprécions de découvrir les nouvelles fonctionnalités. Hector nous a facilité la vie. C'est un logiciel qui a des qualités, avec des équipes très réactives : on sent qu'elles se dévouent pour la solution, et dès qu'on a un problème, elles répondent directement. »

Comment Hector a fait la différence

Accompagnement à l'implantation

« Le service avec l'équipe d'Hector pour l'implantation s'est bien déroulé, c'était très rapide, ce qui a permis de mettre en place tous nos actifs. L'équipe a su nous venir en aide rapidement lorsqu'il y avait des problèmes avec notre synchronisation LDAP, à cause de notre environnement hybride, et elle s'est vraiment penchée sur le sujet pour trouver une solution. L'équipe d'Hector était là pour répondre à nos attentes. »

Rappels de renouvellement de licences

« Comme Hector permet d'envoyer des notifications dans la partie logicielle, quand un logiciel arrive à expiration, ça nous envoie un email qui nous prévient, par exemple, que dans un mois le logiciel va expirer et qu'il faut penser à le renouveler. Cela nous évite de nous retrouver dans l'embarras après l'expiration d'une licence, comme pour un antivirus par exemple. Nous gérons aussi le renouvellement de la licence d'Hector directement dans Hector ! »

Performance des serveurs européens

« Depuis l'ouverture des serveurs à Paris pour les clients européens, nous avons constaté une meilleure rapidité du logiciel. Un jour, nous avons remarqué un délai anormalement long : nous avons contacté l'équipe d'Hector, qui a constaté le problème et l'a résolu dès le lendemain. Aujourd'hui, c'est presque instantané, nos opérations vont très vite ! »

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